Documentation du Comité Exécutif

EC/46/SC/CRP.22

DOCUMENTATION DU COMITE EXECUTIF

I. GENERALITES

1. Le thème de la documentation du Comité exécutif a été l'une des questions examinées par le Groupe de travail sur les méthodes de travail du Comité exécutif qui s'est réuni au début de 1995. Il a présenté son rapport à la dernière session du Comité exécutif (EC/SC.2/76). Le souci de concision, de clarté, d'efficacité dans le processus décisionnel, de rentabilité et de respect des délais prévus a motivé les décisions adoptées.

2. Une série parallèle de consultations informelles sur les questions budgétaires (EC/SC.2/75) a également présenté des recommandations sur la documentation. Ces consultations informelles se sont également concentrées sur la question de la bonne gestion. Traduisant la préoccupation du Comité exécutif d'assurer une meilleure gestion des programmes et des fonds, les deux conclusions suivantes ont été adoptées :

Outre l'examen d'ensemble des Programmes généraux et spéciaux au moment du Comité exécutif, les réunions intersessions examineront les actualisations des besoins et des fonds de programme; lors des réunion intersessions, tous les programmes par pays seront également examinés (généraux et spéciaux) dans une région ou des régions particulières (par exemple Asie/SWANAME, Europe/Amériques; Afrique) ainsi que tout programme spécial couvrant un certain nombre de pays dans la région (A/AC.96/860, par. 22 l));

L'examen régulier et systématique des programmes du HCR au niveau national par le Comité exécutif lors de sa réunion intersessions se fondera sur la documentation adoptée (voir ci-dessous), et inclura des exposés des hauts responsables du bureau concerné (A/AC.96/860, par. 22 m)).

3. La « documentation adoptée » à laquelle il est fait allusion dans cette dernière conclusion se réfère, en la commentant, à la documentation importante (souvent appelée « chapitres par pays ») préparée à l'intention de la session annuelle du Comité exécutif. En 1995, 62 chapitres par pays ont été préparés. La plupart de ces chapitres concernait un pays, par exemple l'Afghanistan. Douze des 62 chapitres, toutefois, ont regroupé un certain nombre de pays sous un chapitre, par exemple l'Europe occidentale. Les 62 chapitres présentés au Comité exécutif ont représenté 550 pages. Bien que ces chapitres aient figuré dans les ordres du jour annotés de la réunion du SCAF et de la session plénière du Comité exécutif en octobre 1995, comme les années précédentes, ils n'ont pas été examinés par le Comité exécutif et, de fait, n'ont pas soulevé de questions de la part des délégations.

II. NOUVELLE PRESENTATION ET PROPOSITION

4. Dans la préparation de l'examen en avril 1996 par le Comité permanent des programmes par pays/régionaux du HCR couverts par les bureaux régionaux pour l'Europe et l'Asie du Sud-Ouest, l'Afrique du Nord et le Moyen-Orient (SWANAME), le Secrétariat a estimé nécessaire de revoir la question de la documentation.

5. Ces nouveaux examens régionaux ont pour but de donner au Comité permanent la possibilité d'examiner de façon plus approfondie qu'auparavant les programmes par pays et région sur chaque continent. Plutôt que de se référer aux « chapitres par pays » périmés, il a été décidé de présenter de nouveaux « chapitres par pays » plus concis intégrant des renseignements propres aux pays dans les régions préoccupant le Comité permanent. C'est ainsi qu'un seul document par région sera présenté, le document EC/46/SC/CRP.24 pour l'Europe et EC/46/SC/CRP.25 pour l'Asie du Sud-Ouest, l'Afrique du Nord et le Moyen-Orient (SWANAME). Chaque document comprend une information budgétaire actualisée et des tableaux d'effectifs.

6. Même si le Secrétariat avait les ressources nécessaires à la production de ce type de documents régionaux pour le Comité permanent, en plus des « chapitres par pays » généralement présentés à la session plénière du Comité exécutif, cela représenterait une augmentation importante de la documentation alors que le Comité exécutif et le Secrétariat s'efforcent de la réduire. Le Secrétariat estime que la nouvelle documentation, moyennant certains ajustements dans la présentation actuelle (décrite ci-dessous), devrait suffire.

7. Le Secrétariat aimerait donc recevoir les opinions des membres du Comité permanent sur les propositions suivantes :

• les nouveaux « chapitres par pays » préparés pour chaque examen régional du Comité permanent en avril, juin et septembre remplaceront les chapitres par pays préparés à l'intention de la session annuelle du Comité exécutif;

• pour la session annuelle du Comité exécutif et le Comité permanent qui la précède immédiatement, le Secrétariat continuera de préparer la « Présentation générale des activités » qui couvrira encore sous forme récapitulative les activités dans les différentes régions (ainsi qu'au Siège et au titre des « autres programmes »); (voir annexe 1 pour un extrait de la Présentation générale traitant de l'Asie du Sud-Ouest, l'Afrique du Nord et le Moyen-Orient). Ce document intitulé « Présentation générale » comportera une annexe supplémentaire présentant les tableaux par pays qui sont aujourd'hui inclus dans chacun des chapitres par pays présentés au Comité exécutif (voir à l'annexe 2 un modèle de tableau par pays);

• le document annuel sur le rapatriement librement consenti dont est saisi le Comité permanent à sa réunion d'avril 1996 (EC/46/SC/CRP.23) sera supprimé; pour 1997, des renseignements sur les différents mouvements de rapatriement librement consenti seront intégrés dans les nouveaux « chapitres par pays » préparés à l'intention des examens régionaux entrepris par le Comité permanent.

III. CONCLUSION

8. Le Secrétariat estime que le nouveau type de « chapitres par pays » proposé (qui intégrerait également dès 1997 des renseignements sur les mouvements de rapatriement librement consenti) devrait permettre au Comité exécutif d'exercer un contrôle plus efficace sur les problèmes du HCR moyennant l'examen régulier par son Comité permanent des programmes par pays et région. La documentation présentée à la session annuelle du Comité exécutif (et au Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires) tout en étant plus concise, mais en restant complète, devrait permettre au Comité exécutif d'examiner l'ensemble des activités du HCR (budgets-programmes par pays/région, autres programmes et Siège) ainsi que les décisions connexes, y compris l'approbation des Programmes généraux.

Projet de décision sur la documentation du Comité exécutif

Le Comité permanent,

Rappelant ses décisions antérieures sur les méthodes de travail du Comité exécutif (A/AC.96/860, par. 32) et sur la structure budgétaire et la bonne gestion (A/AC.96/860, par. 22) pour ce qui a trait à la documentation,

D1 Se fondant sur l'expérience de son examen systématique des programmes du HCR au niveau national et sur la nécessité de garantir l'efficacité de la documentation y afférente, décide de modifier l'éventail des documents préparés à l'intention du Comité exécutif;

D2 Décide en outre, conformément aux propositions formulées dans le document EC/46/SC/CRP.26, par. 7, que :

i) les « chapitres par pays » préparés pour chaque examen régional par le Comité permanent remplaceront ceux qui étaient traditionnellement préparés pour la session annuelle du Comité exécutif;

ii) la « Présentation générale des activités du HCR », préparée par le Secrétariat à l'intention de la session annuelle du Comité exécutif et du Comité permanent la précédant immédiatement continuera de couvrir sous forme récapitulative les différentes régions (ainsi que le Siège et la catégorie « autres programmes »); ce document comportera une annexe supplémentaire fournissant les tableaux par pays traditionnellement inclus dans chacun des « chapitres par pays » présenté au Comité exécutif;

iii) le document annuel sur le rapatriement librement consenti sera supprimé; les renseignements sur les différents mouvements de rapatriement librement consenti seront insérés dès 1997 dans les nouveaux « chapitres par pays » préparés à l'intention des examens régionaux conduits par le Comité permanent;

D3 Décide également de passer en revue ces nouvelles dispositions à la première session du Comité permanent en 1997.