Cada oficina del ACNUR debe aplicar procedimientos de gesti\u00f3n de expedientes<\/strong> en consonancia con la Pol\u00edtica de Gesti\u00f3n de registros y expedientes<\/em><\/a> del ACNUR y los principios de protecci\u00f3n de datos y privacidad establecidos por la Pol\u00edtica general de protecci\u00f3n de datos personales y privacidad<\/em><\/a>.<\/a> La Lista de control de vulnerabilidad al fraude<\/em> <\/a>tambi\u00e9n recoge normas clave sobre procedimientos y controles de gesti\u00f3n de expedientes.<\/p>\n\n\n\n ProGres<\/em><\/strong> es la herramienta principal para gestionar los casos de reasentamiento,<\/strong> incluidos los registros de las evaluaciones realizadas, las recomendaciones planteadas, las entrevistas llevadas a cabo, las decisiones, las revisiones, las retiradas y las salidas. La mejor pr\u00e1ctica consiste en registrar toda la informaci\u00f3n del caso exclusivamente en los campos correspondientes de proGres<\/em>. En los procedimientos operativos est\u00e1ndar deber\u00e1 explicarse la gesti\u00f3n controlada de usuarios para proGres<\/em> y otras herramientas de PRIMES, as\u00ed como las responsabilidades y rendiciones de cuentas asociadas a cada uno de los distintos niveles de acceso. <\/strong>El Responsable del Procesamiento de Datos Personales (conocido en ingl\u00e9s como Personal Data Controller) de la oficina de pa\u00eds es responsable de establecer niveles de acceso a los expedientes electr\u00f3nicos para que el personal \u00fanicamente tenga acceso a lo que necesite para el desempe\u00f1o de sus funciones, incluidos los encargados de casos, los int\u00e9rpretes y otros trabajadores. Para obtener informaci\u00f3n detallada sobre el control de acceso, ver la Gu\u00eda sobre la protecci\u00f3n de datos personales de las personas de inter\u00e9s<\/em><\/a>, <\/em>la <\/a>Instrucci\u00f3n administrativa sobre la gesti\u00f3n de los controles de acceso a los sistemas<\/em><\/a>, aplicaciones y servicios de TIC<\/em><\/a>, y la gu\u00eda sobre Almacenamiento electr\u00f3nico y la transferencia de datos personales de personas de inter\u00e9s fuera de PRIMES<\/em><\/a> <\/em>(interno).<\/p>\n\n\n\n Los expedientes de reasentamiento activos deben estar restringidos por contrase\u00f1a y almacenados en sitios de SharePoint Team<\/a>s o en eSAFE. Cuando ya no se encuentren activos, los expedientes digitales (incluyendo copias de documentos personales, productos de trabajo del ACNUR y otros documentos que constituyan el expediente del caso) deben guardarse en eSAFE como registros permanentes. La informaci\u00f3n relacionada con los expedientes de casos individuales (ya sean activos o inactivos) no debe almacenarse en unidades de red personales.<\/p>\n\n\n\n Cuando se compartan <\/strong>documentos que contengan datos personales, como RRFs, transcripciones, notas, documentos, evaluaciones y otra informaci\u00f3n confidencial, ya sea internamente entre colegas o externamente a pa\u00edses de reasentamiento o socios, la mejor pr\u00e1ctica es utilizar la plataforma Secure File Sharing<\/a> (SFS, por sus siglas en ingl\u00e9s), disponible aqu\u00ed<\/a>. SFS es una herramienta en l\u00ednea basada en Microsoft SharePoint que permite compartir datos confidenciales de forma segura y cifrada, tanto interna como externamente. Para el intercambio en el contexto de la colaboraci\u00f3n en casos de reasentamiento, se pueden utilizar los sitios de SharePoint Team<\/a>s.<\/p>\n\n\n\n Si se realiza una comunicaci\u00f3n por correo electr\u00f3nico<\/strong> sobre casos individuales, interna o externamente, deben utilizarse los n\u00fameros individuales\/de caso de proGres<\/em> en lugar de los nombres de las personas. Una buena pr\u00e1ctica es utilizar enlaces a entidades en proGres<\/em>, como individuos, grupos de registro, remisiones, casos de determinaci\u00f3n de la condici\u00f3n de refugiado y casos de reasentamiento, siempre que los destinatarios tengan los perfiles de usuario proGres<\/em> adecuados. En cualquier caso, los nombres y otros datos personales nunca deben aparecer en el asunto de ning\u00fan correo electr\u00f3nico.Los m\u00e9todos de transferencia y seguimiento de archivos en la oficina deben establecerse en los procedimientos operativos est\u00e1ndar. Para m\u00e1s informaci\u00f3n, ver la secci\u00f3n Herramientas, soluciones y servicios de ciberseguridad<\/a> en la p\u00e1gina de intranet del ACNUR.<\/p>\n\n\n\n En la entidad de Caso de Reasentamiento de proGres <\/em>v4 se define una secuencia de trabajo est\u00e1ndar previa y posterior a la presentaci\u00f3n<\/a>, as\u00ed como los pasos obligatorios del proceso. Existen otras entidades para las Entrevistas de Reasentamiento, las Revisiones y el Historial de Auditor\u00eda que apoyan las buenas pr\u00e1cticas de gesti\u00f3n de casos y promueven la integridad. En el m\u00f3dulo de Reasentamiento de proGres<\/em>, los perfiles de usuario deber\u00edan limitarse normalmente al personal del ACNUR. Los procedimientos operativos est\u00e1ndar, las gu\u00edas de usuario y otros documentos de orientaci\u00f3n sobre el m\u00f3dulo de Reasentamiento pueden consultarse en PRIMES Support<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Todo el proceso de tramitaci\u00f3n de los Casos de Reasentamiento debe registrarse, supervisarse y controlarse en <\/strong>proGres<\/em><\/strong>.<\/strong> El\/la oficial responsable del reasentamiento debe asegurarse de que las auditor\u00edas de reasentamiento se llevan a cabo utilizando el Portal de Auditor\u00eda de PRIMES<\/strong><\/a> <\/strong> espec\u00edfico y\/o el Historial de Auditor\u00eda de <\/strong>proGres<\/em><\/strong> para consultas concretas. Se desaconseja rotundamente utilizar bases de datos paralelas y hojas de Excel fuera de l\u00ednea, ya que aumentan el riesgo de que la informaci\u00f3n sobre los casos sea incoherente, incompleta e inexacta. No reflejar adecuadamente la situaci\u00f3n de los casos en proGres<\/em> provoca que los informes sobre reasentamiento sean inexactos y que no se identifiquen adecuadamente los casos en las distintas fases de tramitaci\u00f3n para su seguimiento. Como sistema en l\u00ednea, proGres<\/em> permite mejorar la coordinaci\u00f3n en el seno de las oficinas de pa\u00eds, el bur\u00f3 regional y la Sede, as\u00ed como entre ellas. El personal del ACNUR que trabaja en distintas oficinas con acceso autorizado al m\u00f3dulo de Reasentamiento y a otros datos de una unidad de negocio proGres<\/em>, puede introducir, compartir y revisar la informaci\u00f3n directamente en proGres<\/em>.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n La informaci\u00f3n que figura en los expedientes f\u00edsicos individuales debe ser coherente<\/strong> con la informaci\u00f3n de los expedientes digitales y el registro proGres <\/em>correspondiente. Toda la informaci\u00f3n recogida en los expedientes f\u00edsicos debe almacenarse digitalmente y registrarse en proGres.<\/em> El ACNUR no debe almacenar documentos originales de personas desplazadas o ap\u00e1tridas.Los expedientes f\u00edsicos requieren un sistema de archivo centralizado con File Tracking System (FTS, por sus siglas en ingl\u00e9s)<\/strong> utilizado por todas las unidades funcionales. <\/p>\n\n\n\n Las solicitudes, liberaciones, transferencias y devoluciones de expedientes se registran en una Hoja de Acciones del Expediente y los registros de movimiento de expedientes se almacenan electr\u00f3nicamente. Si se conservan expedientes f\u00edsicos y\/o copias impresas de documentos a nivel operativo, deben tratarse de forma segura con arreglo a la pol\u00edtica y las directrices pertinentes del ACNUR. Se puede consultar informaci\u00f3n detallada sobre la gesti\u00f3n f\u00edsica de archivos de informaci\u00f3n sobre reasentamiento, incluidos los contenidos, el almacenamiento y el control de acceso, en la Gu\u00eda sobre la protecci\u00f3n de datos personales de las personas de inter\u00e9s<\/em><\/a>, <\/em>la Unidad 2.2 de las <\/em>Normas procedimentales para determinar la condici\u00f3n de refugiado (Procedimientos para el manejo de los Expedientes y el mantenimiento de registros)<\/em><\/a> y la Gu\u00eda sobre registro y gesti\u00f3n de identidad<\/em><\/a> del ACNUR. Ver <\/em>tambi\u00e9n la secci\u00f3n 2.3 Protecci\u00f3n de datos en el reasentamiento<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n segura (preferiblemente en e-SAFE) con acceso restringido \u00fanicamente al personal autorizado. Los dispositivos de grabaci\u00f3n deben guardarse en un lugar seguro, y todas las copias electr\u00f3nicas de v\u00eddeos\/cintas deben estar claramente asociadas a un archivo individual y eliminarse de forma segura, de conformidad con los principios de protecci\u00f3n de datos y privacidad.<\/p>\n\n\n\n Se recomienda a las oficinas de pa\u00eds que est\u00e9n considerando la posibilidad de introducir c\u00e1maras en las salas de entrevistas y\/o la grabaci\u00f3n en v\u00eddeo de las entrevistas que consulten al Oficial del Procesamiento de Datos Personales (conocido en ingl\u00e9s como Personal Data Controller) de la oficina de pa\u00eds, al Servicio de Seguridad sobre el Terreno (FSS, por sus siglas en ingl\u00e9s) y a la Divisi\u00f3n de Sistemas de Informaci\u00f3n y Telecomunicaciones (DIST, por sus siglas en ingl\u00e9s) en la Sede, con el fin de tomar la mejor decisi\u00f3n bas\u00e1ndose en los criterios de seguridad de datos, almacenamiento de datos, protecci\u00f3n de datos y gesti\u00f3n de casos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Gesti\u00f3n de expedientes y registros digitales Cada oficina del ACNUR debe aplicar procedimientos de gesti\u00f3n de expedientes en consonancia con la Pol\u00edtica de Gesti\u00f3n de registros y expedientes del ACNUR y los principios de protecci\u00f3n de datos y privacidad establecidos por la Pol\u00edtica general de protecci\u00f3n de datos personales y privacidad. 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El M\u00f3dulo sobre Reasentamiento de proGres<\/em><\/h2>\n\n\n\n
ProGres<\/em> es la principal fuente de datos personales sobre personas refugiadas y solicitantes de asilo y una herramienta fundamental para la gesti\u00f3n individual de los Casos de Reasentamiento. Ello incluye el seguimiento de los casos en espera<\/em> y\/o pendientes<\/em> de tramitaci\u00f3n y la garant\u00eda de una supervisi\u00f3n y un intercambio de informaci\u00f3n adecuados sobre la situaci\u00f3n de dichos casos (junto con el bur\u00f3 regional). Adem\u00e1s, los datos de proGres<\/em> sirven para fundamentar los informes, an\u00e1lisis y supervisi\u00f3n a escala regional y mundial.<\/p>\n\n\n\nGesti\u00f3n de expedientes y registros f\u00edsicos<\/h2>\n\n\n\n
Almacenamiento de grabaciones de audio y v\u00eddeo<\/strong><\/h2>\n\n\n\n