{"id":5441,"date":"2022-06-14T05:46:49","date_gmt":"2022-06-14T05:46:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/?page_id=5441"},"modified":"2023-09-14T09:54:40","modified_gmt":"2023-09-14T09:54:40","slug":"2-5-gestion-des-dossiers-et-archivage","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/2-managing-resettlement-activities\/2-5-gestion-des-dossiers-et-archivage\/","title":{"rendered":"2.5 Gestion des dossiers et archivage"},"content":{"rendered":"\n

Gestion des fichiers et dossiers num\u00e9riques<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Chaque bureau du HCR est tenu de mettre en \u0153uvre des proc\u00e9dures de gestion des dossiers<\/strong> conformes \u00e0 la Politique en mati\u00e8re de gestion des dossiers et des archives<\/em><\/a> <\/em>du HCR et aux principes de protection des donn\u00e9es et de la vie priv\u00e9e \u00e9nonc\u00e9s dans la Politique g\u00e9n\u00e9rale en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel et de la vie priv\u00e9e<\/em><\/a>.<\/a> La Liste de contr\u00f4le de la vuln\u00e9rabilit\u00e9 \u00e0 la fraude<\/em><\/a> contient \u00e9galement des normes essentielles sur les proc\u00e9dures et les contr\u00f4les de gestion des dossiers.<\/p>\n\n\n\n

ProGres est le principal outil de gestion des dossiers de r\u00e9installation<\/strong>, y compris les enregistrements des \u00e9valuations r\u00e9alis\u00e9es, des recommandations formul\u00e9es, des entretiens men\u00e9s, des d\u00e9cisions, des r\u00e9visions, des retraits et des d\u00e9parts. La meilleure pratique consiste \u00e0 enregistrer toutes les informations relatives \u00e0 un cas exclusivement dans les champs correspondants de proGres. La gestion contr\u00f4l\u00e9e des utilisateurs de proGres et d\u2019autres outils PRIMES, ainsi que les responsabilit\u00e9s associ\u00e9es \u00e0 chacun des diff\u00e9rents niveaux d\u2019acc\u00e8s, doivent \u00eatre expliqu\u00e9es dans les SOPs. <\/strong>Le contr\u00f4leur des donn\u00e9es personnelles du bureau pays est responsable de la mise en place d\u2019un acc\u00e8s diff\u00e9renci\u00e9 aux fichiers \u00e9lectroniques afin que les coll\u00e8gues n\u2019aient acc\u00e8s qu\u2019\u00e0 ce dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, y compris les agents charg\u00e9s des dossiers, les interpr\u00e8tes et les autres coll\u00e8gues. Des conseils d\u00e9taill\u00e9s sur le contr\u00f4le d\u2019acc\u00e8s sont disponibles dans les Lignes directrices sur la protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel des personnes relevant de la comp\u00e9tence du HCR<\/em><\/a>, <\/em>l\u2019Instruction administrative<\/em><\/a> <\/a>relative \u00e0 la gestion des contr\u00f4les d\u2019acc\u00e8s aux syst\u00e8mes<\/em><\/a>, applications et services<\/em><\/a>TIC<\/em><\/a>, et les orientations sur le Stockage \u00e9lectronique et transfert de donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel de personnes relevant de la comp\u00e9tence du HCR en dehors des entreprises priv\u00e9es<\/em><\/a> <\/em>(interne).<\/p>\n\n\n\n

Partage et stockage de fichiers num\u00e9riques<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Les dossiers actifs de r\u00e9installation doivent \u00eatre prot\u00e9g\u00e9s par un mot de passe et stock\u00e9s sur une plateforme en ligne du HCR, par exemple les sites SharePoint TEAM<\/a> ou eSAFE. Lorsqu\u2019ils ne sont plus utilis\u00e9s, les dossiers num\u00e9riques (y compris les copies de documents personnels, les produits du travail du HCR et les autres documents qui constituent le dossier) doivent \u00eatre sauvegard\u00e9s dans eSAFE en tant qu\u2019archives permanentes. Les informations relatives aux dossiers individuels (qu\u2019ils soient actifs ou inactifs) ne doivent pas \u00eatre stock\u00e9es sur des lecteurs de r\u00e9seau personnels.<\/p>\n\n\n\n

Lors  du  partage<\/strong> des documents contenant des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel, y compris des Formulaires d\u2019enregistrement en vue de la r\u00e9installation (RRFs), des transcriptions, des notes, des documents, des \u00e9valuations et d\u2019autres informations confidentielles, que ce soit en interne entre coll\u00e8gues ou en externe avec des pays de r\u00e9installation ou des partenaires, la meilleure pratique consiste \u00e0 utiliser la plateforme de partage de fichiers s\u00e9curis\u00e9s<\/a>, disponible ici<\/a>. SFS est un outil en ligne bas\u00e9 sur Microsoft SharePoint qui permet un partage s\u00fbr, s\u00e9curis\u00e9 et crypt\u00e9 de donn\u00e9es sensibles en interne et en externe. Pour le partage dans le cadre de la collaboration sur les dossiers de r\u00e9installation, des sites SharePoint Team<\/a> peuvent \u00eatre utilis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

En cas de communication par courrier \u00e9lectronique<\/strong> sur des cas individuels, en interne ou en externe, il convient d\u2019utiliser les num\u00e9ros de dossier\/individus proGres plut\u00f4t que les noms individuels. Une bonne pratique consiste \u00e0 utiliser des liens vers des entit\u00e9s dans proGres, telles que des individus, des groupes d\u2019enregistrement, des renvois, des cas de DSR et des cas de r\u00e9installation, lorsque les destinataires ont des profils d\u2019utilisateur proGres appropri\u00e9s. En tout \u00e9tat de cause, les noms et autres donn\u00e9es personnelles ne doivent jamais figurer dans l\u2019objet d\u2019un courrier \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n

Les m\u00e9thodes de transfert et de suivi des dossiers au bureau doivent \u00eatre d\u00e9finies dans les SOPs. Voir Outils, solutions et services de cybers\u00e9curit\u00e9<\/a> sur la page intranet du HCR pour plus d\u2019informations.<\/p>\n\n\n\n

Le module de r\u00e9installation de proGres<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

L\u2019entit\u00e9 \u00ab Cas de r\u00e9installation \u00bb de proGes v4 d\u00e9finit un flux de travail<\/a> normalis\u00e9 avant et apr\u00e8s la demande<\/a> de r\u00e9installation , ainsi que les \u00e9tapes obligatoires du processus. D\u2019autres entit\u00e9s pour les entretiens de r\u00e9installation, les r\u00e9visions et l\u2019historique des audits soutiennent les bonnes pratiques de gestion des dossiers et promeuvent l\u2019int\u00e9grit\u00e9. Les profils d\u2019utilisateurs pour le module de r\u00e9installation dans proGres devraient normalement \u00eatre limit\u00e9s aux coll\u00e8gues du HCR. Les SOPs de base, les guides de l\u2019utilisateur et autres documents d\u2019orientation sur le module de r\u00e9installation sont disponibles sur le site PRIMES Support<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

\n

Tous les dossiers de r\u00e9installation doivent \u00eatre enregistr\u00e9s, contr\u00f4l\u00e9s et suivis dans proGres.<\/strong>

ProGres est la principale source de donn\u00e9es personnelles sur les r\u00e9fugi\u00e9s et les demandeurs d\u2019asile et un outil essentiel pour la gestion des cas individuels de r\u00e9installation. Il s\u2019agit notamment de suivre les dossiers en suspens<\/em> et\/ou en attente<\/em> de traitement et d\u2019assurer un contr\u00f4le et un partage d\u2019informations ad\u00e9quats sur l\u2019\u00e9tat de ces dossiers (en collaboration avec le bureau r\u00e9gional). En outre, les donn\u00e9es de proGres alimentent les rapports, les analyses et la surveillance aux niveaux r\u00e9gional et mondial.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

Le responsable de la r\u00e9installation doit s\u2019assurer que les audits de r\u00e9installation sont men\u00e9s en utilisant le portail d\u2019audit PRIMES<\/strong><\/a> <\/strong>et\/ou l\u2019entit\u00e9 Audit History (Historique de l\u2019Audit) dans proGres<\/strong> pour des requ\u00eates sp\u00e9cifiques. Les bases de donn\u00e9es parall\u00e8les et les feuilles Excel hors ligne sont fortement d\u00e9conseill\u00e9es car elles augmentent le risque d\u2019incoh\u00e9rence, d\u2019incompl\u00e9tude et d\u2019inexactitude des informations sur les cas. La mauvaise prise en compte de l\u2019\u00e9tat d\u2019avancement des dossiers dans proGres se traduit par des rapports inexacts sur la r\u00e9installation et par une identification inad\u00e9quate des dossiers \u00e0 diff\u00e9rents stades de traitement en vue d\u2019un suivi. <\/p>\n\n\n\n

Le syst\u00e8me en ligne, proGres, permet d\u2019am\u00e9liorer la coordination au sein et entre les bureaux pays, le bureau r\u00e9gional et le si\u00e8ge. Les coll\u00e8gues du HCR dans diff\u00e9rents bureaux ayant un acc\u00e8s appropri\u00e9 au module de r\u00e9installation et \u00e0 d\u2019autres donn\u00e9es dans une unit\u00e9  de travail de proGres, peuvent saisir, partager et r\u00e9viser les informations directement dans proGres. <\/p>\n\n\n\n

Gestion des dossiers et registres physiques<\/h2>\n\n\n\n

Les informations contenues dans les dossiers physiques individuels doivent \u00eatre coh\u00e9rentes <\/strong>avec les informations contenues dans les fichiers num\u00e9riques et l\u2019enregistrement proGres correspondant. Toutes les informations conserv\u00e9es dans des dossiers physiques doivent \u00eatre stock\u00e9es num\u00e9riquement et enregistr\u00e9es dans proGres. Les documents originaux des personnes d\u00e9plac\u00e9es ou apatrides ne doivent pas \u00eatre conserv\u00e9s par le HCR.<\/p>\n\n\n\n

Les dossiers physiques n\u00e9cessitent un syst\u00e8me d\u2019archivage centralis\u00e9 avec un syst\u00e8me de suivi des dossiers<\/strong> utilis\u00e9 par toutes les unit\u00e9s fonctionnelles. Les demandes, d\u00e9livrances, transferts et retours de dossiers sont enregistr\u00e9s sur une fiche d\u2019action de dossier et les registres de mouvements de dossiers sont stock\u00e9s \u00e9lectroniquement. Si des dossiers physiques et\/ou des copies papier de documents sont conserv\u00e9s au niveau op\u00e9rationnel, ils doivent \u00eatre trait\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 conform\u00e9ment \u00e0 la politique et aux orientations du HCR en la mati\u00e8re. Des conseils d\u00e9taill\u00e9s sur la gestion physique des dossiers d\u2019information sur la r\u00e9installation, y compris le contenu, le stockage et le contr\u00f4le d\u2019acc\u00e8s, sont disponibles dans le Guide sur la protection des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel des personnes relevant de la comp\u00e9tence du HCR<\/em><\/a>, <\/em>dans le module 2.2 des Normes relatives aux proc\u00e9dures de DSR (gestion des dossiers et proc\u00e9dures d\u2019archivage)<\/em><\/a> et dans le Guide sur l\u2019enregistrement et la gestion de l\u2019identit\u00e9<\/em><\/a> du HCR. Voir <\/em>\u00e9galement 2.3 Protection des donn\u00e9es dans le cadre de la r\u00e9installation<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Stockage des enregistrements audio et vid\u00e9o<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Les enregistrements audio des entretiens de r\u00e9installation doivent \u00eatre conserv\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 (de pr\u00e9f\u00e9rence dans e-SAFE) et leur acc\u00e8s doit \u00eatre limit\u00e9 aux seuls coll\u00e8gues autoris\u00e9s. Les dispositifs d\u2019enregistrement doivent \u00eatre conserv\u00e9s dans un endroit s\u00fbr et toutes les copies \u00e9lectroniques des vid\u00e9os\/cassettes doivent \u00eatre clairement li\u00e9es \u00e0 un dossier individuel et \u00e9limin\u00e9es en toute s\u00e9curit\u00e9, conform\u00e9ment aux principes de protection des donn\u00e9es et de la vie priv\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Il est recommand\u00e9 aux bureaux pays qui envisagent d\u2019installer des cam\u00e9ras dans les salles d\u2019entretien et\/ou d\u2019enregistrer les entretiens sur support vid\u00e9o de consulter le Responsable du traitement des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel du bureau national, le Service de S\u00e9curit\u00e9 sur le terrain et la DIST au si\u00e8ge, afin de prendre la meilleure d\u00e9cision en fonction des consid\u00e9rations relatives \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9, au stockage et \u00e0 la protection des donn\u00e9es ainsi qu\u2019\u00e0 la gestion des dossiers.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Gestion des fichiers et dossiers num\u00e9riques Chaque bureau du HCR est tenu de mettre en \u0153uvre des proc\u00e9dures de gestion des dossiers conformes \u00e0 la Politique en mati\u00e8re de gestion des dossiers et des archives du HCR et aux principes de protection des donn\u00e9es et de la vie priv\u00e9e \u00e9nonc\u00e9s dans la Politique g\u00e9n\u00e9rale en […]<\/p>\n","protected":false},"author":983,"featured_media":0,"parent":5287,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"page-template-chapter.php","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"class_list":["post-5441","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5441","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/983"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5441"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5441\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5633,"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5441\/revisions\/5633"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5287"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.unhcr.org\/resettlement-handbook\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5441"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}