Document d'information : biens

EC/46/SC/CRP.5

DOCUMENT D'INFORMATION : BIENS

I. INTRODUCTION

1. Le rapport du Comité des commissaires aux comptes sur les comptes des fonds de contributions volontaires administrés par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour 1994 (A/AC.96/853) a été présenté au Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire par le biais du Sous-Comité chargé des questions administratives et financières (SCAF) en octobre 1995. Le rapport contenait des références à la mise en oeuvre du nouveau système de gestion des biens et de contrôle des biens en général. La réponse du HCR à ce rapport (A/AC.96/853/Add.2) a été présentée au Comité exécutif en même temps et contenait une brève actualisation de la mise en oeuvre du système de gestion des biens.

2. Ce document a été préparé pour fournir une information supplémentaire sur la mise en oeuvre du nouveau système de gestion des biens, pour clarifier ces paramètres et faciliter un nouvel examen par le Comité permanent des observations des vérificateurs des comptes eu égard au contrôle des biens.

II. GENERALITES

3. L'initiative visant à mettre sur pied un nouveau système de gestion des biens a été prise en 1994 lorsque l'on a compris que le HCR n'enregistrait que les biens achetés au titre de fonds administratifs, ce qui ne représente que 20 % (50 millions de dollars E.U.) du nombre total de biens achetés (estimés à 350 millions de dollars E.U.). Il a été décidé d'établir un système en vertu duquel les bureaux extérieurs pourraient gérer et contrôler leurs propres biens et ceux qui sont placés sous la responsabilité des partenaires d'exécution. Cela était conforme à la politique de décentralisation et de délégation de pouvoirs et de responsabilités sur le terrain affichée par le HCR.

4. En 1994, le projet de gestion des biens a été mis sur pied et un ensemble de logiciels de série a été acheté. Après l'avoir adapté aux besoins du HCR, plus de 170 agents ont été formés à l'utilisation de ce système grâce à dix ateliers régionaux entre novembre 1994 et mai 1995. La mise en oeuvre du système a commencé immédiatement après la tenue des ateliers.

III. LE SYSTEME DE BASE

5. Le nouveau système de gestion des biens permet l'enregistrement des biens administratifs et de projet dès leur achat ainsi que leur examen chaque année. Un lecteur de code-barres actualise automatiquement les données informatisées. Les contrôles administratifs et opérationnels inhérents au nouveau système sont mis à la disposition de tous les bureaux extérieurs et des partenaires d'exécution et permettront aux dirigeants locaux de prendre la responsabilité de ce secteur. Une consolidation de l'ensemble des données est effectuée au Siège et sera prochainement disponible sur le réseau local, assortie de possibilités de balayage accordés aux fonctionnaires compétents.

IV. PROGRES AU NIVEAU DE LA MISE EN OEUVRE

6. A ce jour, 38 pays ont mis en oeuvre le système de façon suffisante pour soumettre des données au Siège aux fins de consolidation. Les biens ainsi enregistrés représentent une valeur de 100 millions de dollars E.U.

7. Il y a eu quelques problèmes dans la mise en oeuvre du système dont la plupart ont trait au roulement du personnel qualifié et à la quantité importante de biens à enregistrer. Ces problèmes sont actuellement à l'examen. Il convient de remarquer qu'une fois la phase d'exécution achevée, le système tout entier fonctionnera plus facilement dans la mesure où les nouveaux biens seront enregistrés au Siège et recevront un code-barres.

V. LE LOGICIEL

8. Le nouveau système de gestion des biens comprend de nombreuses caractéristiques flexibles pour enregistrer, suivre et effectuer un contrôle physique de l'ensemble des biens du HCR. Il y a eu un certain nombre d'améliorations apportées au système depuis que les spécifications originales ont été établies pour le programme, il permet désormais des rapports statistiques à l'appui des décisions de gestion à tous les niveaux, peut justifier les réponses faites aux donateurs et fournir les pièces nécessaires aux demandes des vérificateurs des comptes.

9. Les fonctionnaires du Siège sont d'avis que ce système est de loin supérieur à l'ancien; les commentaires des bureaux extérieurs sont également encourageants. Le logiciel et les bases de données peuvent être utilisés en totalité ou en partie selon les besoins du personnel. Il y a plusieurs exemples de la façon dont le nouveau système aide le HCR en autorisant un contrôle plus efficace et en évitant la perte ou l'utilisation impropre des biens du HCR ainsi que pour prendre des mesures promptes et efficaces si nécessaire. Au Zimbabwe, par exemple, le redéploiement de plus de 100 véhicules évalués à environ 3,2 millions de dollars E.U. a été justifié par les données du système permettant de garantir l'âge et la qualité des biens avant qu'une décision ne soit prise. L'évaluation des véhicules et des biens au Tadjikistan a permis l'amélioration de la spécification des véhicules et l'achat de pièces détachées, outre des décisions plus judicieuses concernant la liquidation ou le redéploiement de véhicules.

VI. COMITE DE RECENSEMENT DES BIENS

10. Afin de faciliter la gestion, le contrôle, le redéploiement et la liquidation des biens, conformément à la politique de décentralisation et de délégation de pouvoirs, le HCR a établi plusieurs comités locaux de recensement des biens. A ce jour, 27 pays disposent de comités de recensement des biens opérationnels, d'autres devant être établis au cours de l'année à venir.

Annexe I PROJET DE CONCLUSION

Le Comité permanent,

Rappelant avec préoccupation les observations du Comité des Commissaires aux comptes sur les déficiences au niveau de la gestion des biens consomptibles et non consomptibles,

D1 Souligne le besoin urgent pour le HCR de s'assurer que tous les biens sont enregistrés et contrôlés de façon efficace;

D2 Se félicite de l'adoption d'un nouveau système de gestion des biens au HCR afin de gérer et de contrôler les biens directement administrés par le Haut Commissariat ou placés sous la responsabilité de ses partenaires d'exécution et exhorte le HCR à procéder à la mise en oeuvre intégrale du système dès que possible;

D3 Demande instamment que des mesures intérimaires efficaces, y compris les instructions appropriées au personnel sur le terrain et aux partenaires d'exécution, soient prises pour veiller à ce que tous les achats de biens soient correctement consignés dans le système existant;

D4 Demande à être tenu informé des mesures prises à cet égard à la quarante-septième session du Comité exécutif.