Mesures prises ou proposées (assorties d'un calendrier) en réponse aux recommandations contenues dans le rapport du Comité des Commissaires aux Comptes à l'Assemblée générale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires gérées par le Haut Commis

EC/SC.2/64

I. INTRODUCTION

1. Conformément au paragraphe 10 de la résolution 47/211 de l'Assemblée générale, adoptée de 23 décembre 1992, le HCR présente dans ce document son rapport sur les mesures prises ou à prendre en réponse aux recommandations du Comité des Commissaires aux comptes telles que contenues dans le document A/AC.96/812 du 21 juillet 1993. Conformément au paragraphe 15 de cette même résolution de l'Assemblée générale, les commentaires du Comité des Commissaires aux comptes sur les mesures prises eu égard aux recommandations de ce rapport pour la période qui s'est achevée le 31 décembre 1991 sont consignés dans l'Annexe au document A/AC.96/812.

II. RECOMMANDATION 9 a)

2. Le Comité fait deux observations concernant cette recommandation (A/AC.96/812, par. 9 a) i) et ii)) :

i) l'administration devrait revoir ses procédures de façon à exercer un contrôle interne plus efficace sur les opérations de trésorerie;

ii) la section de la Division de vérification interne des comptes chargée du HCR devrait s'attacher en priorité à renforcer le contrôle interne des opérations de trésorerie dans les bureaux extérieurs. »

Mesures prises par l'administration

3. Ces recommandations s'inspirent des observations faites dans les chapitres du rapport de vérification des comptes traitant de la gestion des ressources de trésorerie; trois paragraphes particuliers, soit 70, 75 et 79, sont mentionnés dans la recommandation récapitulative 9 a).

4. La recommandation détaillée contenue au paragraphe 70 (A/AC.96/812) indique que les plafonds mensuels des comptes d'avance en dollars à solde nul doivent être déterminés de façon plus réaliste et plus rationnelle en les révisant périodiquement.

5. Concernant cette recommandation, il convient de noter que les plafonds des comptes d'avance en dollars à solde nul ont été examinés et ajustés en tant que de besoin. En raison des besoins évolutifs, ces plafonds doivent être constamment réexaminés; ils font l'objet d'une attention constante.

6. La recommandation détaillée au paragraphe 75 précise que « le HCR devrait renforcer le contrôle exercé sur l'ouverture de comptes bancaires par les partenaires d'exécution afin d'empêcher que les fonds ne soient utilisés à des fins autres que celles spécifiées. Par ailleurs, le fonds de caisse devrait être déterminé en fonction des besoins opérationnels et non des retards qui peuvent intervenir dans l'administration des besoins extérieurs ».

7. Concernant la création de comptes bancaires séparés pour les projets du HCR, cette exigence est une clause standard des accords de projet du HCR. Les discussions que le HCR a eues à ce sujet avec les partenaires d'exécution ont été très encourageantes. Toutefois, dans les cas où les partenaires d'exécution (particulièrement les organes gouvernementaux) refusent d'en discuter, le HCR se trouve devant un dilemme, celui de n'avoir pas d'autre partenaire d'exécution vers qui se retourner pour la prise en charge des réfugiés. Le HCR continuera de présenter les observations des vérificateurs des comptes aux partenaires d'exécution concernés.

8. Concernant la recommandation sur la petite caisse, il convient de remarquer que les plafonds ne sont pas établis sur la base de retards prévus dans l'administration des bureaux extérieurs mais essentiellement sur la base des besoins; toutefois, le HCR estime que le délai requis pour le transport des fonds d'une délégation à un bureau extérieur (ce que les vérificateurs des comptes qualifient de retard administratif) peut également être pris en considération.

9. Concernant la recommandation détaillée figurant au paragraphe 79, deux observations sont faites :

« i) l'administration devrait réévaluer ses procédures pour améliorer l'efficacité des contrôles internes; et

ii) la Section de la Division de vérification interne des comptes chargée du HCR devrait élaborer une stratégie de vérification des comptes. Chaque année, la section devrait concentrer ses efforts sur un domaine spécifique afin d'assurer une meilleure couverture des bureaux extérieurs et d'obtenir des résultats tangibles. Pour l'année qui vient, les vérificateurs devraient s'attacher à renforcer le contrôle interne des opérations de trésorerie dans les bureaux extérieurs ».

10. La première des recommandations susmentionnées découle de la pratique au Siège qui consiste à confier à un seul fonctionnaire la collecte des fonds, le dépôt des fonds recueillis à la banque et la préparation des états mensuels de rapprochement bancaires. De même, dans un certain nombre de bureaux extérieurs, un seul fonctionnaire est responsable de la garde des fonds, de la tenue des comptes et de l'établissement des états de rapprochement bancaires.

11. Au Siège, la recommandation a été strictement suivie, à tel titre qu'un nouveau poste a été créé pour s'acquitter des tâches spécifiques indiquées par les vérificateurs des comptes. Dans les bureaux extérieurs, le HCR continue d'agir comme l'indique le rapport des vérificateurs des comptes.

12. Concernant la deuxième des recommandations indiquées au paragraphe 10 ci-dessus, le HCR travaille en étroite collaboration avec le Secrétaire général adjoint aux inspections et aux enquêtes récemment nommé pour établir des stratégies de vérification des comptes et pour renforcer la capacité de la Section de la Division de vérification interne des comptes chargée du HCR. Le HCR espère ainsi renforcer le contrôle financier interne des bureaux extérieurs et du Siège.

III. RECOMMANDATION 9 b)

13. « La délégation du Costa Rica devrait immédiatement réexaminer son système de contrôle interne des opérations de trésorerie et, à cette occasion, examiner à fond les paiements effectués sans justificatifs suffisants et les chèques qui ont été honorés par les banques alors qu'ils ne portaient pas les signatures autorisées. » [A/AC.96/812, par. 9 b)]

Mesures prises par l'administration

14. La délégation du Costa Rica a répondu à toutes les questions soulevées par les vérificateurs extérieurs des comptes et a commencé à mettre en oeuvre les recommandations avant même le départ des vérificateurs des comptes du Costa Rica. Sur les questions particulières soulevées, il peut être réaffirmé que : i) il y a eu un examen complet des chèques établis sans les justificatifs nécessaires et payés par la banque sans les signatures conjointes requises et il a été établi qu'il n'y avait eu aucune malversation ou perte de fonds, (ii) avant d'être placés dans un coffre, tous les chèques vierges reçus de la banque sont vérifiés par le fonctionnaire chargé de l'administration afin de s'assurer que le nombre exact de chèques commandé a été reçu, iii) la banque a reçu un aide-mémoire précisant ses responsabilités concernant la façon d'honorer les chèques et a reçu des instructions pour retourner les chèques payés chaque mois, iv) et un dossier spécial contenant les accords de base, les modalités d'opération et les copies des spécimens des signatures a été ouvert.

IV. RECOMMANDATION 9 c)

15. « Le HCR devrait continuer à tout mettre en oeuvre pour parvenir, dans des cas appropriés, à la conclusion d'accords tripartites et d'accords subsidiaires connexes. Entre-temps, il faudrait modifier les accords déjà signés avec les partenaires et agents d'exécution pour y inclure les dispositions voulues sur la responsabilité de la gestion des fonds et l'étendue des vérifications exigées. » [A/AC.96/812, par. 9 c)]

Mesures prises par l'administration

16. Le HCR trouve préoccupant qu'un certain nombre de gouvernements ne souhaitent pas conclure d'accords tripartites. Concernant le cas spécifique mentionné par les vérificateurs des comptes en Thaïlande, plusieurs entretiens avec le Ministre de l'intérieur n'ont pas pu aboutir. Toutefois, le HCR poursuit ses efforts dans ce sens. Tous les accords subsidiaires du HCR contiennent des dispositions en matière de vérification des comptes, non seulement par des vérificateurs intérieurs et extérieurs des comptes des Nations Unies mais aussi par les établissements de vérification des comptes du pays hôte. Toutefois, ces dispositions ne sont pas toujours suivies et il est parfois impossible pour le HCR d'imposer des sanctions aux partenaires d'exécution, particulièrement si ce sont des organes gouvernementaux.

17. Cette recommandation est actuellement mise en oeuvre par le HCR dans le cadre des négociations qu'il organise avec le pays hôte et les partenaires d'exécution pour les persuader de se conformer aux procédures établies par le HCR.

V. RECOMMANDATION 9 d)

18. « Il faudrait examiner les lacunes administratives et les carences de la coordination à l'origine de retards dans l'exécution des projets et prendre des mesures correctives qui s'imposent. » [A/AC.96/812, par. 9 d)]

Mesures prises par l'administration

19. Cette recommandation porte sur la réception tardive des lettres d'instruction (LOI).

20. Des améliorations considérables ont été apportées à la préparation des LOI de 1993 moyennant l'adoption de rapports de situation concernant la préparation des LOI dans les différentes sections du HCR. Autre initiative prise concernant les LOI pour 1994, l'adoption d'une LOI préliminaire télécopiée par le Siège en attendant la réception de la LOI authentique; la télécopie récapitule toutes les autorisations essentielles à la conduite du projet.

VI. RECOMMANDATION 9 e)

21. « Le HCR devrait réviser son système d'allocation des fonds de façon à assurer une répartition efficace et plus rationnelle des ressources entre les projets. L'administration devrait continuer à examiner afin de les annuler, les engagements non réglés figurant depuis longtemps dans les comptes, notamment ceux constatés en contrepartie de contributions en nature, dont le montant total s'élevait à 33,8 millions de dollars au 31 décembre 1992. » [A/AC.96/812, par. 9 e)]

Mesures prises par l'administration

22. Plusieurs fois par an, un examen complet des projets de l'année antérieure est entrepris afin d'annuler les soldes résiduels qui ne sont plus nécessaires.

23. La mise en oeuvre de ces recommandations s'inscrit dans un processus annuel bien défini.

VII. RECOMMANDATION 9 f)

24. « Les bureaux extérieurs du HCR devraient prendre des dispositions de nature à inciter les partenaires opérationnels et les agents d'exécution à utiliser les ressources de manière plus économique et plus efficace, notamment en instituant un système de suivi rigoureux et en inspectant plus fréquemment les camps de réfugiés et les zones d'opérations. » [A/AC.96/812, par. 9 f)]

Mesures prises par l'administration

25. Le HCR a entrepris un examen approfondi des processus relatifs à la sélection et à la gestion des partenaires d'exécution ainsi qu'un examen complet des systèmes et procédures financiers afin de rationaliser et renforcer la gestion et le contrôle des finances et d'assurer une exécution des programmes plus efficiente et efficace.

26. La mise en oeuvre de cette recommandation a commencé à la mi-1993 et devrait être achevée à la mi-1994.

VIII. RECOMMANDATION 9 g)

27. « Le HCR devrait poursuivre l'élaboration de son plan et de sa stratégie d'informatisation du système de gestion financière et de gestion du personnel en recherchant une meilleure intégration. Il conviendrait de travailler en collaboration étroite avec le Comité chargé du système intégré de gestion des Nations Unies (IMIS) afin de tirer parti de l'expérience acquise par l'organisation et de déterminer quel système déjà mis au point par elle pourrait être adapté aux besoins du HCR. » [A/AC.96/812, par. 9 g)]

Mesures prises par l'administration

28. Le HCR a été en contact étroit avec l'équipe de New York chargée du système intégré de gestion (IMIS) tout au long de l'année passée et met actuellement à l'essai ce système dans le cadre d'une opération pilote. Eu égard au système financier, une étude complète est entreprise afin de permettre d'évaluer si l'IMIS répondra aux besoins futurs des systèmes d'information du HCR; cette étude devrait être achevée à la fin du premier trimestre de 1994.

IX. RECOMMANDATION 9 h)

29. « Le Comité émet trois recommandations concernant la préparation et la présentation des rapports de suivi des projets :

i) Le groupe de travail récemment constitué devrait continuer à analyser et à traiter les rapports concernant les projets achevés;

ii) Des rapports trimestriels sur l'état d'avancement des rapports prescrits devraient être établis et largement distribués;

iii) Il faudrait faire respecter les obligations prévues par les accords, y compris les accords subsidiaires en matière de présentation de rapports. » [A/AC.96/812, par. h) i)-iii)]

Mesures prises par l'administration

30. Le Groupe de travail constitué au début de cette année pour liquider l'arriéré de rapports de suivi des projets a presque terminé ses travaux. Le HCR examine également les procédures existantes pour la clôture des projets afin de les rationaliser. Cette opération permettra de clore les projets en temps voulu et de façon efficace; cette étude devrait être achevée à la mi-1994.

31. Concernant les deuxième et troisième parties de la recommandation (par. 28 ci-dessus), il convient de remarquer que l'état des rapports présentés et des projets devant être clos a été informatisé pour pouvoir être consulté à tout moment par les usagers. Cela permettra un suivi plus opportun à l'avenir concernant la présentation de rapports de projets ainsi que la satisfaction d'exigences en matière d'établissement de rapports. En outre, les études dont il est fait état dans les commentaires relatifs à la recommandation 9 f) devraient améliorer la capacité du HCR de satisfaire les exigences d'établissement de rapports telles qu'elles sont consignées dans les accords et accords subsidiaires conclus avec les partenaires d'exécution.

X. RECOMMANDATION 9 i)

32. Il faudrait analyser les conditions dans lesquels s'effectue le recrutement du personnel temporaire et des consultants, afin de déterminer s'il convient d'autoriser des exceptions aux instructions administratives existantes ou de publier de nouvelles instructions s'appliquant spécifiquement au HCR » [A/AC.96/812, par. 9 k)].

Mesures prises par l'administration

33. Le HCR a commencé cette étude en 1993. Cette dernière devrait être achevée en 1994.

XI. RECOMMANDATION 9 j)

34. « Il faudrait demander aux bureaux extérieurs de remplir comme prescrits les documents concernant les livraisons de marchandises ayant fait l'objet d'un transport international » [A/AC.96/812, par. 9 j)].

Mesures prises par l'administration

35. Le système d'achat a été modifié pour émettre des rappels concernant les bons de réception. Une instruction a été communiquée aux bureaux extérieurs concernant l'envoi en temps voulu de bons de réception.

36. Le premier stade de la mise en oeuvre est achevé. Le HCR devra néanmoins donner suite à cette question pour en garantir le strict respect par tous les bureaux extérieurs.

XII. RECOMMANDATION 9 k)

37. « Les demandes d'achat devraient être soigneusement remplies pour que les marchandises soient livrées dans de brefs délais et conformément aux spécifications données, le but étant de répondre aux besoins des réfugiés » [A/AC.96/812, par. 9 k)].

Mesures prises par l'administration

38. Des instructions écrites concernant l'éventail des questions liées aux autorisations d'achat est en cours de préparation.

39. La mise en oeuvre de cette recommandation sera achevée à la fin de 1993.

XIII. RECOMMANDATION 9 l)

40. « Le HCR devrait prendre les mesures requises pour que les bureaux extérieurs soient mieux à même de respecter les dispositions régissant les achats » [A/AC.96/812, par. 9 l)].

Mesures prises par l'administration

41. Le HCR a pris des mesures pour renforcer les processus d'achat, y compris l'informatisation de la gestion des achats dans les bureaux régionaux.

42. La mise en oeuvre de cette recommandation est en cours et se poursuivra en 1994.

XIV. RECOMMANDATION 9 m)

43. « L'administration devrait continuer à recenser des fournisseurs de remplacement pour des articles couramment utilisés dans les opérations de secours aux réfugiés » [A/AC.96/812, par. 9 m)].

Mesures prises par l'administration

44. Les efforts déployés en 1992 pour trouver d'autres fournisseurs se sont poursuivis en 1993 avec de bons résultats. Dans le cas spécifique mentionné au paragraphe 3 du document A/AC.96/812, concernant la fourniture de bâches en plastique renforcé, plusieurs fournisseurs possibles ont été identifiés. Toutefois, bien qu'ils proposent des prix inférieurs, ils demandent un délai de livraison plus long et sont basés dans des pays loin des lieux d'exécution des programmes actuels. Bien que le HCR passe des commandes aux fournisseurs offrant des tarifs plus compétitifs pour constituer des stocks stratégiques, il est probable que dans son souci de réagir rapidement aux situations d'urgence, le HCR doive continuer de dépendre de son fournisseur traditionnel.

45. L'effort déployé pour identifier des fournisseurs compétitifs pouvant également honorer rapidement des commandes urgentes est un constant défi pour le HCR. Concernant le produit particulier mentionné par le rapport de vérification des comptes - bâches en plastique renforcé - le HCR a déjà identifié quatre nouveaux fournisseurs.

XV. RECOMMANDATION 9 n)

46. « Le Comité rappelle que les rapports sur les contributions en nature doivent être présentés en temps voulu. Dorénavant, ces contributions devront être comptabilisées conformément aux normes comptables communes en cours d'élaboration pour le système des Nations Unies » [A/AC.96/812, par. 9 n)].

Mesures prises par l'administration

47. Un effort spécial a été fait par le HCR pour améliorer la présentation des rapports, et le nombre des demandes en suspens a considérablement diminué. Les procédures existantes du HCR pour l'enregistrement des contributions sont conformes aux normes de comptabilité des Nations Unies.

48. La mise en oeuvre de cette recommandation est en cours et se poursuivra en 1994.

XVI. RECOMMANDATION 9 o)

49. « Il faudrait tenir une comptabilité matières et appliquer les procédures régissant le contrôle et la cessation des biens durables, notamment l'établissement de documents pertinents afin que les responsabilités soient dûment établies » [A/AC.96/812, par. 9 o)].

Mesures prises par l'administration

50. Un groupe de travail révise actuellement les principes directeurs pour la gestion des biens durables afin de les appliquer dans tous les bureaux extérieurs.

51. La mise en oeuvre devrait être achevée au cours du premier semestre de 1994.

XVII. RECOMMANDATION 9 p)

52. Il faudrait mener, au nom du HCR, des négociations avec le Gouvernement du pays hôte sur le statut des agents locaux au Viet Nam [A/AC.96/812, par. 9) p)].

Mesures prises par l'administration

53. Le PNUD, au nom de toutes les institutions des Nations Unies, est responsable des négociations avec les autorités vietnamiennes à ce sujet. Au cours de sa visite au Viet Nam en avril 1993, le Secrétaire général de l'Organisation des Nations Unies a fait savoir aux autorités son intention de résoudre cette question.

54. Des négociations sont en cours. Des indications récentes du PNUD laissent à penser qu'elles devraient prochainement aboutir.