Mise à jour du Projet Delphi

EC/47/SC/CRP.23

Description : 7ème réunion

MISE A JOUR DU PROJET DELPHI

I. INTRODUCTION

1. A sa sixième réunion, les 30 et 31 janvier 1997, le Comité permanent a différé l'examen de la mise à jour sur le projet Delphi (EC/47/SC/CRP.13) en raison des contraintes de temps. Ce document de séance, qu'il convient d'examiner avec le document de janvier, fournit une nouvelle mise à jour des progrès accomplis en la matière. En outre, l'annexe I de ce document contient le Plan d'application du projet Delphi, désormais achevé.

II. PROGRES

2. Comme l'indique le document de janvier, les activités au titre du projet Delphi, de janvier à mars 1997, ont essentiellement porté sur les initiatives prioritaires décrites ci-après et faisant partie du Plan d'application de Delphi.

A. Système de gestion des opérations (SGO)

3. L'une des toutes premières priorités est d'élaborer le SGO, dans le cadre duquel le Haut Commissariat exercera un large éventail de fonctions budgétaires, financières, administratives et de gestion. Une équipe de projet a été mise sur pied en janvier 1996 et a lancé la première phase de la conception d'un nouveau SGO. L'équipe était composé d'administrateurs ayant des compétences spécifiques en matière de protection, de programmation et d'opérations sous la direction d'un représentant du HCR sur le terrain ayant une longue expérience du HCR. Un premier rapport a été présenté au Comité supérieur de gestion (CSG) au début de mars 1997.

4. Le SGO s'efforce d'intégrer dans l'ensemble des opérations du HCR les principes clés émanant du projet Delphi. Il focalise les opérations sur : les objectifs en matière de politique générale et de solutions durables; l'intégration de la protection et de l'assistance, de la planification et de l'exécution; la rationalisation de l'allocation des ressources et de l'établissement des rapports; une délégation plus poussée des pouvoirs sur le terrain dans le cadre de l'obligation redditionnelle.

5. Parmi les principaux changements apportés aux méthodes de travail actuelles, il convient de citer :

i) davantage d'accent sur les besoins du responsable de l'exécution en fournissant un accès aux outils d'information et de gestion pertinents;

ii) comme l'indique le Plan d'action du projet Delphi (par. 19 à 27 du document EC/46/SC/CRP.48), les opérations du HCR s'orienteraient davantage vers la protection et les solutions durables, s'inscriraient dans le cadre d'une approche « situationnelle » nécessitant des objectifs mesurables, une auto-évaluation et un suivi régulier, la flexibilité dans la gestion des ressources et la prise de décisions aussi près que possible du point d'exécution; et

iii) l'élaboration d'une base de données intégrée « en ligne » pouvant être utilisée par les responsables à tous les niveaux afin de faciliter la prise de décisions. L'évolution récente au plan de la technologie de l'information permettra désormais au Siège et aux bureaux extérieurs de mettre une information de gestion choisie sur la base de données, selon un système d'entrée simple et de façon à pouvoir être retirée par d'autres utilisateurs en fonction de leurs besoins d'information et d'établissement de rapports. Au lieu des rapports périodiques sur papier actuellement utilisés, l'information contenue dans la banque de données serait globale et orientée vers la gestion et inclurait certains éléments des opérations de planification annuelle, des actualisations mensuelles sur les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs fixés, des données financières entre le Siège et le terrain, des statistiques et des informations sur les opérations.

6. Un examen de la première ébauche du SGO sera effectué par la Direction à la mi-avril 1997. Ensuite, une équipe du SGO reconstituée entamera la phase II de ces travaux visant à fournir tous les détails et spécifications sur lesquels l'élaboration des systèmes se fondera. Il conviendra de préciser davantage l'ébauche et de la mettre à l'essai dans un certain nombre de bureaux extérieurs choisis.

B. Agents centralisateurs de Delphi

7. Des agents centralisateurs ont été désignés dans toutes les opérations et divisions. Ces derniers ont aidé les directeurs à planifier les initiatives de changement Delphi, à faciliter le dialogue sur les mesures connexes prises entre les unités et à agir en qualité de liens avec les bureaux extérieurs. Au cours des mois à venir, la responsabilité première des agents centralisateurs sera d'aider leurs directeurs respectifs à mettre en oeuvre et à suivre les mesures esquissées dans le Plan d'application du projet Delphi. Les agents centralisateurs dans les bureaux extérieurs s'efforceront d'assurer une bonne communication sur les questions relatives au projet Delphi avec l'ensemble du personnel sur le terrain et, sous la supervision des chefs de bureau, de faciliter l'adoption des changements de Delphi qui auront une incidence sur leur bureau.

C. Communications intérieures

8. Comme le mentionne le paragraphe 23 du document de janvier, un Comité d'examen des communications a été établi par le Haut Commissaire au début de février et s'est réuni à plusieurs reprises pour assigner des responsabilités en matière de mise en oeuvre des recommandations du Groupe de travail sur les communications intérieures. Ces dernières font l'objet de deux grandes catégories d'objectifs : une amélioration de la fréquence et de la gestion des communications intérieures; l'usage effectif des communications en tant qu'outils de gestion. Le premier objectif sera essentiellement atteint en améliorant les méthodes utilisées pour la circulation des communications écrites. L'objectif sera de veiller à ce qu'une information suffisante atteigne le personnel concerné, tout en s'efforçant de veiller à ce qu'il ne reçoive pas d'informations inutiles. Grâce à une utilisation plus efficace du courrier électronique, à l'adoption du service Intranet et à un large accès au système informatique pour l'ensemble du personnel du Siège et du terrain, le volume de l'information sur papier devrait être considérablement réduit. Le deuxième objectif sera atteint par un échange d'informations plus fréquent sur les changements apportés au sein de l'Organisation et moyennant la création de différentes instances où des questions clés seront débattues entre le personnel et la Direction.

9. Dans ce contexte, les bulletins d'information « Delphi News » sont désormais publiés chaque mois. En outre, une information intérimaire est fournie régulièrement sous forme de courrier électronique. Cela a permis une circulation régulière de l'information à l'ensemble du personnel. Des efforts plus intenses sont également déployés pour mettre à disposition l'ensemble des communications du projet Delphi en anglais et en français.

10. Des séances sur Delphi (auxquelles il est fait référence au paragraphe 26 du document de janvier) ont été organisées à l'intention du personnel du Siège, pour informer le personnel et obtenir une information en retour. A l'avenir, ces séances s'efforceront d'informer le personnel sur le Plan d'application et renforceront leur participation au processus de changement. En outre, une page de discussion électronique sur Delphi a été créée en août 1997. Cela permet au personnel de communiquer leurs idées et de discuter des questions relatives à Delphi.

D. Système de gestion des carrières (SGC)

11. La formation à la mise en oeuvre du SGC a commencé en septembre 1996 par un atelier à l'intention du Comité supérieur de gestion, sous la direction du Haut Commissaire. Un réseau de responsables de la mise en oeuvre, essentiellement choisis en suivant la voie hiérarchique, a été établi pour réaliser une formation en cascade à tous les niveaux, moyennant l'appui de la Division de la gestion des ressources humaines (DGRH). A ce jour, l'ensemble des fonctionnaires de niveau P.5 et au-dessus, et la plupart du personnel aux autres niveaux ont reçu une formation au SGC. Les impératifs opérationnels ainsi qu'un retard dans la traduction des documents en français ont quelque peu retardé la formation mais ces difficultés devraient être prochainement surmontées. La formation s'est concentrée sur le développement d'aptitudes chez les superviseurs et les fonctionnaires pour débattre et convenir d'objectifs en matière de comportement professionnel en termes mesurables et concrets ainsi que des compétences requises pour atteindre ces objectifs. En règle générale, la formation a été bien reçue. Le processus de formation a également identifié les questions, les préoccupations et les domaines nécessitant une amélioration ou une simplification et toutes ces questions ont été examinées aux fins du suivi nécessaire.

12. La mise en oeuvre du SGC requiert également des consultations entre la Direction et les représentants du personnel et une recommandation du Comité consultatif paritaire personnel/administration a également été présentée au Haut Commissaire. Bien qu'ils soutiennent les objectifs et l'intention du SGC, les représentant du personnel ont soulevé un certain nombre de questions surtout concernant les procédures de recours, l'utilisation des données et la complexité du système. Ces questions n'ont pas encore été traitées de façon adéquate par la Direction. Le SGC représente un changement majeur au plan du contenu et de la périodicité de l'appréciation du comportement professionnel et touchera de nombreux aspects de la carrière d'un fonctionnaire au HCR; promotions, affectations, formation, perspectives de carrière, etc. L'appui du personnel est impérieux. En conséquence, il est jugé important de prendre tout le temps qu'il faut pour répondre aux préoccupations déjà soulevées. La DGRH en fait une priorité et mettra un terme au processus de consultation aussi rapidement que possible.

E. Plan d'application du projet Delphi

13. Comme l'indique le paragraphe 33 du document de janvier, la transformation du Plan d'action du projet Delphi en Plan d'application global et détaillé a été le principal souci de la Direction au cours du premier trimestre de 1997. Le Plan d'application se fonde sur le Plan d'action du projet Delphi et ses éléments suivent pour l'essentiel les sections qui y sont contenues. C'est ce qui ressort de la page de couverture du Plan qui constitue une sorte de table des matières sous forme graphique.

14. Chacun des douze éléments fait l'objet de renvois au Plan d'action et indique la responsabilité globale de toutes les mesures requises. L'information est ensuite fournie pour chacune des activités et tâches comme suit :

i) description récapitulative des mesures à prendre;

ii) le résultat escompté;

iii) l'unité responsable de la mise en oeuvre;

iv) le délai;

v) les répercussions sur les ressources; et

vi) les liens avec d'autres activités/tâches.

15. Les actions et tâches envisagées en vertu du Plan d'application ont été identifiées par les unités responsables de la mise en oeuvre des initiatives de changement. Le Plan a été examiné par le Comité supérieur de gestion au cours d'une réunion d'un jour, le 5 février 1997, et a ultérieurement été précisé lors de consultations avec les différentes unités organiques. Certaines des principales activités énumérées dans le plan couvrent :

i) le concept du nouveau SGO tel qu'il est décrit ci-dessus;

ii) l'établissement d'une banque de données en matière de protection dans le cadre d'une base de données intégrée pour l'ensemble des cadres;

iii) la création d'une chaîne des approvisionnements depuis l'achat jusqu'à la gestion des actifs,

iv) l'élaboration d'un nouveau système intégré budgétaire et financier;

v) la délégation sur le terrain de fonctions additionnelles en matière de ressources humaines;

vi) l'élaboration d'une stratégie de systèmes d'information et de communication à moyen ou long terme;

vii) réorientation et expansion des activités de formation pour tenir compte des besoins et priorités identifiés dans le cadre du processus Delphi; et

viii) renforcement des mécanismes de contrôle interne.

16. La mise en oeuvre d'un certain nombre de mesures décrites dans le Plan a commencé en 1996 et certaines initiatives sont achevées. Les mandats de quatre des cinq comités de gestion les plus importants sont au point et approuvés par le Haut Commissaire. Ces comités, qui ont déjà commencé à se réunir, se composent du CSG, du Comité de la politique générale, du Comité d'examen des opérations et du Comité de contrôle. Le mandat du Comité consultatif paritaire personnel/administration est actuellement à l'étude. Comme il est mentionné ci-dessus, un gros travail est en cours sur l'élaboration d'un nouveau SGO.

17. Le plan d'application représente un catalogue de toutes les activités de changement faisant actuellement l'objet d'un accord aux fins de mise en oeuvre et permettra au Haut Commissaire et à la Direction de suivre les progrès au fur et à mesure de l'application du projet Delphi. Il sera modifié et actualisé selon les besoins. La responsabilité de la coordination globale des actions énumérées incombe à l'Unité d'appui à la gestion du changement et de coordination qui établira une liaison avec les différentes unités pour veiller à ce que les plans d'application détaillés soient préparés. Le Comité permanent sera informé de tout changement majeur apporté au Plan d'application et des progrès accomplis.

III. EXAMEN DES RESSOURCES AU SIEGE

18. Comme l'a indiqué le document de janvier, un examen global des besoins de ressources au Siège, tant au plan des fonds nécessaires que des postes, a eu lieu à la fin de février 1997. Cet examen a dû porter sur la diminution actuellement prévue du volume d'activités en 1997, y compris les conséquences sur les frais fixes ainsi que les changements au plan des besoins de ressources du fait de la rationalisation des procédures administratives et des autres améliorations apportées.

19. Les détails budgétaires complets seront fournis dans les rapports annuels présentés au Comité exécutif. L'information sur les changements prévus dans le cadre du projet Delphi au niveau des postes au Siège est toutefois donnée ci-dessous pour offrir au Comité permanent une toute première occasion d'examiner les implications du projet Delphi sur la dotation en personnel. Les implications financières de ces changements sont indiquées dans le chapitre V de ce document. Lorsqu'il a été mis la dernière main au plan d'action du projet Delphi, à la fin août 1996, on comptait 861 postes au Siège. Ce chiffre a servi de point de départ à l'examen récent qui a tenu compte des changements de poste déjà mis en oeuvre en août et décembre 1996 puis s'est concentré sur les besoins actuellement envisagés pour 1997 et 1998. L'étude a identifié une réduction nette de postes comme suit :

Services Administrateurs Réduction Total généraux nette
Nombre de postes au 478 383 861 Siège au 31 août 1996
Réduction nette de postes (7) 1 (6) 855 prévue entre août et décembre 1997
Réduction nette de postes prévue entre (45) (21) (66) 789 janvier et décembre 1997
Réduction nette de postes prévue entre (35) (21) (56) 733 janvier et décembre 1998
Réduction nette totale (87) (41) (128)
Nombre de postes au Siège 391 342 733 actuellement projeté pour le 1er janvier 1999

20. La réduction nette de 128 postes arrêtée à ce jour et qui sera mise en oeuvre sur une période de 28 mois est l'aboutissement de 140 suppressions de postes, 24 créations de postes et 12 redéploiements sur le terrain. Un autre examen global des besoins de postes au Siège aura lieu d'ici à la fin de l'année et les différentes initiatives Delphi seront alors évaluées.

21. L'impact financier des coupures de postes se fera sentir au fur et à mesure des réductions. Les économies qui seront dégagées des réductions de postes identifiées à ce jour peuvent être chiffrées à environ 13 millions par an pour le poste des salaires et des dépenses communes de personnel.

IV. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES - STRATEGIE DE TRANSITION

22. Le Haut Commissaire a pris l'engagement de procéder à la réduction du personnel de façon juste et transparente, de prendre des décisions relatives à la cessation de service sur la base d'examens comparatifs régis par des critères essentiels tels que la nature du contrat, le comportement professionnel et l'ancienneté. A cet égard, une stratégie de transition en matière de ressources humaines a désormais été approuvée par le Haut Commissaire suite à des discussions approfondies entre les représentants du personnel et la Division. La stratégie définit le processus à suivre pour l'identification des fonctionnaires qui doivent être retenus dans le service ainsi que les mesures visant à minimiser le nombre de cessations involontaires de service, y compris :

i) un gel du recrutement extérieur;

ii) la possibilité d'un congé spécial sans traitement;

iii) le partage des postes;

iv) la cessation volontaire de service; et

v) la possibilité pour les agents des Services généraux ayant les qualifications requises de passer dans la catégorie des administrateurs.

23. L'objectif de la cessation volontaire de service est d'inciter les fonctionnaires qui y ont droit et qui souhaitent quitter l'Organisation à le faire, ce qui augmenterait le nombre de postes vacants et réduirait le nombre éventuel de licenciements. Dans l'intérêt de l'Organisation, les cessations volontaires de service s'adresseront essentiellement au personnel le plus touché par les réductions de postes. La date limite du 9 mai 1997 a été fixée pour exprimer le voeu d'une cessation volontaire de service en 1997, ce qui permettra au HCR d'évaluer de façon plus précise les implications financières et de procéder aux ajustements budgétaires requis. Le Comité permanent sera informé de ces implications plus en détail lors de la prochaine réunion.

V. IMPLICATION FINANCIERES

24. La Direction du HCR prend l'engagement de continuer à mettre en oeuvre les changements prévus par Delphi et dans toute la mesure du possible avec son propre personnel et dans le cadre des crédits budgétaires actuels. Comme il est indiqué dans le Plan d'application du projet Delphi, bon nombre des initiatives énumérées peuvent être menées à bien avec les ressources existantes, comme le prévoit le budget initial pour 1997. Dans la mesure où la mise en oeuvre du projet Delphi a commencé, les budgets ont été révisés et resteront à l'étude. Bien que des évaluations et des actualisations plus détaillées pour un certain nombre de tâches et de projets soient nécessaires, il est désormais possible d'estimer le coût pour 1997 des activités essentielles suivantes : (Plan d'application de Delphi, Annexe I).

Millions de dollars des Etats-Unis (révisé pour 1997)
Division de l'appui opérationnel 1,5
5.5 Créer une chaîne des approvisionnements
Division des finances et des systèmes d'information 3,6
2.3 Concevoir de nouveaux processus de programmation, de budgétisation et de finances
2.6 Achever le premier projet du SGO
6.6 Rationaliser le processus d'enregistrement des revenus dans le cadre du SGO
8.1 Normaliser les logiciels dans tous les bureaux du HCR
8.4 Adopter un système de communication radio digital pour le terrain
8.5 Adopter les interfaces windows sur les systèmes de gros ordinateurs existants
8.9 Assurer l'accès au système actualisé en ligne de l'information sur le personnel (SALIP) sur le terrain
8.10 Assurer l'accès au système d'information financière et de gestion et l'actualisation sur le terrain
11.5 Identifier un nouveau logiciel pour la gestion des dossiers DGRH 2,4
7.2 Fournir au terrain la capacité d'assumer les fonctions de gestion
7.6 Application du système de gestion des carrières
7.7 Mise en oeuvre d'une stratégie de transition
Formation 5,2
9.3 Mise en oeuvre de programmes/processus
Contrôle interne 0,6
6.10 Réviser la fonction d'audit interne
10.3 Achever la restructuration du Service d'inspection et d'évaluation (SIE)

Total 13,3

25. Le budget initial pour 1997 prévoyait un montant global de 9,3 millions de dollars E.-U. pour les activités susmentionnées. Compte tenu des économies qui devraient être dégagées au Siège du fait des gains de change entre le franc suisse et le dollar, il est proposé d'absorber le coût additionnel de 4 millions dans le budget actuel pour 1997. Tous les ajustements au crédit budgétaire initial pour 1997 seront présentés à la quarante-huitième session du Comité exécutif.

VI. PROCHAINES ETAPES

26. La mise en oeuvre du projet Delphi sera appuyée et facilitée de la façon suivante :

i) Il sera essentiel que l'ensemble du personnel ne se contente pas de comprendre les activités et les tâches qui l'attendent mais qu'il s'implique le plus possible dans la mise en oeuvre de ce projet. A cette fin, et compte tenu de l'importance de poursuivre sur l'élan et de respecter les délais fixés, une série de réunions est prévue en avril 1997 avec la Direction et le personnel au Siège pour veiller à ce que tout le monde comprenne bien le dispositif d'application actuel. De nouveaux efforts seront déployés pour accroître au maximum la participation du terrain;

ii) les prochaines consultations seront centrées sur la meilleure façon de suivre les progrès et sur les moyens de définir et de structurer davantage la coordination des différents changements prévus, tant dans le contexte du système de gestion des opérations que dans d'autres domaines. L'Unité d'appui au changement et de coordination joue un rôle consultatif et de supervision pour tous ceux qui conduisent ces changements;

iii) Les résultats du projet Delphi et ses avantages induits seront systématiquement compilés et enregistrés. Cette information sera régulièrement communiquée au personnel du HCR et aux Etats membres par le biais du Comité permanent;

iv) Moyennant un suivi étroit du personnel conduisant les initiatives de changement et avec l'aide de l'Unité AGC&CU, les efforts porteront essentiellement sur l'identification et la résolution précoce des problèmes critiques au fur et à mesure qu'il apparaîtront au cours de la mise en oeuvre;

v) L'accent continuera d'être mis sur tous les aspects du processus Delphi portant sur la gestion des ressources humaines;

vi) La Direction, sous l'égide du Haut Commissaire, dressera un bilan et passera en revue le niveau et le contenu de la mise en oeuvre lors d'un atelier de deux jours prévu pour la deuxième quinzaine de juin 1997.

27. Le Comité permanent sera saisi d'une nouvelle actualisation du projet Delphi lors de sa prochaine réunion en juin 1997.

(Note de l'éditeur : annexes statistiques ne figurent pas dans cette version en ligne.)

Annexe II Projet de décision : Plan d'application du projet Delphi

Le Comité permanent

D1 Se félicite de la publication du Plan d'application du projet Delphi et constate que les coûts additionnels envisagés pour 1997 peuvent être absorbés dans le cadre des crédits budgétaires actuels;

D2 Demande au Haut Commissaire de fournir la ventilation budgétaire détaillée habituelle dans les documents qui seront présentés à la quarante-huitième session du Comité exécutif;

D3 Demande à être tenu informé lors de ses prochaines réunions des progrès accomplis dans la mise en oeuvre du projet Delphi.