Mise à jour sur les achats internationaux

EC/47/SC/CRP.33

Description : 8ème réunion

MISE A JOUR SUR LES ACHATS INTERNATIONAUX

I. INTRODUCTION

1. L'objectif des activités d'achat du HCR est l'acquisition en temps voulu de biens et services requis par l'Organisation. Outre sa fonction de protection, le HCR assiste les réfugiés en coordonnant la fourniture d'abris, de denrées alimentaires, d'eau, d'appui logistique, d'assainissement et de soins médicaux, ainsi qu'en équipant son propre personnel et ses bureaux à Genève et sur le terrain. Une part importante de ces apports matériels sont achetés soit localement par les bureaux du HCR sur le terrain, soit sur le marché international par le biais de la Section de l'approvisionnement et du transport du HCR au Siège. Ce document décrira, tout d'abord, le cadre dans lequel il opère et les tendances enregistrées en matière d'achats centralisés, bien qu'il soit reconnu que la fonction d'approvisionnement commence et s'achève avec les bénéficiaires, c'est-à-dire avec les réfugiés.

2. La Section de l'approvisionnement et du transport de la Division de l'appui opérationnel prend en charge l'essentiel des achats internationaux effectués par le HCR. Le processus d'achat commence par la réception des plans d'achat en provenance des bureaux extérieurs. Il se poursuit par l'appel d'offres et l'attribution de contrats régis par des considérations d'équité, de transparence et de rentabilité maximale. Il se termine par la confirmation selon laquelle les denrées ont été reçues par les destinataires ultimes aux points de livraison prévus. La nature de plus en plus décentralisée des opérations du HCR a imposé l'établissement de nouvelles priorités. Ces dernières années, en conséquence, la SAT a dû assumer davantage de responsabilités en matière d'achat, de logistique et d'appui aux personnels du HCR et des partenaires d'exécution basés sur le terrain.

3. Depuis 1991, date à laquelle les dépenses en matière d'achats ont atteint 191 millions de dollars E.-U., les achats internationaux n'ont cessé de décroître. En 1996, la valeur des denrées achetées s'est établie à 75,4 millions de dollars E.-U. L'annexe I donne la valeur des achats annuels effectués par le Siège du HCR depuis 1990. L'annexe II indique une comparaison de la ventilation des commandes et des fournisseurs par vendeur/pays/région pour 1995 et 1996. Alors que l'essentiel de cette diminution peut être attribué à la réduction des opérations du HCR, l'augmentation des achats régionaux, particulièrement en 1996, a également contribué de façon importante à cette tendance.

II. PRINCIPES EN MATIERE D'ACHATS

4. Qu'il soit effectué au plan local ou international, tout achat est soumis aux règles financières et aux procédures d'achats établies par le HCR conformément au règlement financier et aux règles des Nations Unies pour les appels d'offres ainsi qu'au Règlement de gestion des fonds constitués au moyen de contributions volontaires administrés par le Haut Commissaire. Ce système garantit l'obligation de rendre des comptes ainsi que le contrôle des transactions financières moyennant des vérifications effectuées par les organes internes et externes. L'autorité déléguée au personnel chargé des achats est clairement définie pour lui permettre d'agir rapidement afin d'obtenir ce qui est nécessaire au bon moment et d'obtenir les meilleures conditions possibles, de façon juste et transparente.

5. Chaque automne, les bureaux extérieurs sont invités à soumettre, dans le cadre de l'exercice budgétaire annuel, un plan d'achat pour l'année civile suivante. Alors que la portée des plans annuels d'achat est strictement limitée à l'environnement financier et opérationnel du HCR, ils fournissent néanmoins à la SAT un outil de planification stratégique valable. L'apport reçu d'environ 70 pays à la fin de 1996 a fourni des indicateurs fiables des domaines où la SAT a besoin d'élaborer des réponses appropriées, par exemple des accords-cadres au cours de l'année à venir. Le processus formel d'achat ne commence, toutefois, qu'à la réception de l'autorisation en bonne et due forme de procéder à l'achat par la SAT, confirmant la nécessité des denrées ou des services requis et la disponibilité des fonds sous le chapitre de dépenses approprié. Le processus d'examen budgétaire ainsi que l'évolution des programmes au niveau régional et local peuvent avoir une incidence importante sur les achats prévus au début du cycle de programme. De même, l'émergence brutale d'une crise peut créer des besoins non prévus initialement.

6. Les achats de biens ou services évalués à 20 000 dollars E.-U. ou davantage au Siège et 5 000 dollars E.-U. sur le terrain font l'objet d'appel d'offres. Pour des montants inférieurs, le personnel chargé des achats doit comparer au moins trois offres présentées par écrit. Le HCR utilise couramment les trois méthodes d'appel d'offres décrites ci-dessous :

a) Concurrence internationale ouverte : elle est lancée par des annonces demandant aux fournisseurs intéressés d'exprimer leur intérêt pour la soumission de denrées spécifiées. Les avis y relatifs sont publiés dans le Development Business des Nations Unies et Procurement Update du PNUD (IAPSO). Les missions permanentes auprès des Nations Unies à Genève sont également tenues informées pour leur permettre de communiquer ces avis à leurs fournisseurs nationaux. Les fournisseurs déjà enregistrés auprès du HCR pour la denrée requise reçoivent une notification de la part de la SAT. Les documents reçus pour soumission sont envoyés à tous les fournisseurs en ayant exprimé le désir. Les documents fournissent les spécifications complètes comprenant, le cas échéant, le test de laboratoire requis pour l'aval des produits. Seuls les fournisseurs répondant aux critères du HCR sont invités à participer à l'appel d'offres ultérieur. Cette méthode prend beaucoup de temps. Le HCR n'y a donc recours que pour l'établissement d'accords-cadres à long terme décrits aux paragraphes 17 à 22 ci-dessous.

b) Appel d'offres international limité : c'est la méthode la plus courante utilisée par le HCR. Cette méthode est la mieux à même de respecter les délais imposés par le caractère d'urgence de la plupart des achats du HCR. Seuls les fournisseurs enregistrés par le HCR figurent sur une liste restreinte fondée sur les critères énumérés ci-dessus d'après un fichier proposé par une base de données informatiques. La SAT a établi des critères d'utilisation du fichier demandeur pour assurer l'équité, la transparence et la répartition géographique équitable de la sélection des vendeurs. Les fournisseurs répondant aux critères suivants figurent dans chaque liste de soumissionnaires :

• le fournisseur ayant donné satisfaction lors de commandes antérieures (le cas échéant);

• les fournisseurs les plus compétitifs ayant soumissionné lors du précédent appel d'offres (le cas échéant);

• les fournisseurs nouvellement enregistrés;

• les fournisseurs de pays en développement;

• les fournisseurs de pays donateurs; et

• les fournisseurs de la zone d'opérations.

c) La concurrence locale : elle est semblable à la méthode b) ci-dessus, à l'exception que l'appel d'offres se limite aux fournisseurs situés dans le pays de la région où les biens et services sont requis. Cette technique est couramment employée par les administrateurs chargés des achats régionaux ou les délégations.

7. Les points essentiels de chaque offre, y compris le prix, la livraison et la qualité, sont comparés. Les contrats sont accordés sur la base de l'offre la moins chère répondant au mieux aux critères objectifs de prix, de livraison et de spécifications. Si l'on ne transige pas sur l'engagement de qualité, le poids relatif accordé au prix et à la livraison au moment du choix de l'offre variera selon l'urgence du besoin. En cas de situation d'urgence, la rapidité de la livraison est essentielle. Les réglementations du Comité des contrats prévoient également que le Comité peut, au cas par cas, accorder un traitement préférentiel aux fournitures venant de pays en développement et des marchés sous-utilisés des principaux donateurs au HCR lorsque l'on estime que les réfugiés ou d'autres activités du HCR en bénéficieront.

8. Si le contrat proposé est évalué à 100 000 dollars ou davantage, le choix doit être approuvé par le Comité des contrats du HCR. Le Comité veillera à ce que les procédures d'achats soient strictement suivies et à ce que l'achat serve les intérêts de l'organisation. Cet organe est présidé par le Contrôleur. La Division de l'audit et des conseils de gestion des Nations Unies y est également représentée en qualité d'observateur.

III. SYSTEME D'ACHAT ET ENREGISTREMENT DES VENDEURS

9. Les processus de demandes de fournitures et d'achat au Siège du HCR sont largement informatisés. Depuis décembre 1995, les unités du Siège sont à même de prendre les demandes en ligne. Le système de demandes d'achats (PURREQ), appellation donnée au module de demandes en ligne, donne à l'utilisateur l'accès à la base de données sur les articles de la SAT et est lié aux documents financiers de chaque projet. Afin d'aider le demandeur à choisir le produit correct, le système indique les spécifications d'un article acheté auparavant. Le système PURREQ permet à tous les utilisateurs de mieux contrôler l'ensemble des aspects du processus de demande. Le système indique le dernier prix payé, ce qui permet de renforcer le contrôle budgétaire. Un achat ne peut être effectué que sur la base d'un budget approuvé au titre d'une opération donnée. Les fonds correspondant à l'autorisation d'engagement sont mis de côté pour être rapidement débloqués dès la réception des factures. Le système PURREQ permet également aux utilisateurs de suivre une demande tout au long du processus d'achat.

10. Les offres de devis et les commandes sont communiquées à l'aide du module d'achat (PURUND). Le module PURUND s'articule autour des bases de données concernant les fournisseurs et les articles. La base de données sur les fournisseurs contient une information de base telle que les coordonnées bancaires et autres ainsi que le catalogue d'articles des vendeurs. La base de données sur les fournisseurs est liée à une base de données sur les articles contenant les spécifications précises de l'ensemble des marchandises déjà achetées par le HCR. L'entrée d'un code de produits donne accès à l'ensemble des fournisseurs proposant l'article; l'entrée d'un code de fournisseur donne accès à l'ensemble des produits qu'un fournisseur peut proposer. Le système d'achat est passé en revue et actualisé régulièrement pour tenir compte de l'expérience et des besoins du Haut Commissariat. Tout récemment, une nouvelle version de la demande de devis et de l'ordre d'achat a été mise en oeuvre afin de rationaliser un certain nombre de fonctions inhérentes à la préparation des documents et d'actualiser les clauses standard pour tenir compte des pratiques de travail actuelles.

11. Le registre des fournisseurs est constamment mis à jour. Les manufacturiers, courtiers ou commerçants traitant des denrées intéressant le HCR son invités à se présenter. Les fournisseurs répondant aux exigences du HCR sont enregistrés pour une période initiale de trois ans. La SAT renouvelle automatiquement pour trois ans supplémentaires l'enregistrement d'une société obtenant un contrat au cours de cette période. Ceux qui n'obtiennent pas de contrat au cours de cette période sont en général rayés de la base de données. L'enregistrement par le HCR signifie simplement que la société figure sur la liste des fournisseurs potentiels; il n'en découle aucune autre obligation pour le HCR.

12. Les fournisseurs potentiels sont invités à s'enregistrer par différents moyens. De nombreuses sociétés prennent directement contact avec le HCR pour demander leur enregistrement. Le HCR entretient également des contacts avec les missions et les ambassades de nombreux Etats Membres facilitant la prise de contact avec leurs fournisseurs nationaux. Fréquemment, le personnel de la SAT assiste à des séminaires organisés à l'intention des milieux d'affaires par ces mêmes organes ou par l'IAPSO, donnant au fournisseur la possibilité de comprendre les exigences du HCR et de rencontrer directement le personnel responsable des achats. L'organe gouvernemental organisera des rencontres d'affaires, généralement censées prendre en charge le coût de la participation du HCR.

13. La base de données sur les fournisseurs, à l'issue d'une opération visant à actualiser le fichier achevé en avril, comprend 1 281 fournisseurs de 70 pays et territoires. Environ 77 % des fournisseurs actifs du HCR viennent du monde développé. Si les statistiques indiquent une représentation modeste des vendeurs des pays en développement, il convient de noter que ce groupe comprend les seuls fournisseurs de bon nombre d'articles essentiels tels que tentes, bâches plastiques et ustensiles de cuisine. Il arrive souvent que ces marchandises soient fournies dans le cadre d'accords à long terme conclus à l'issue d'un appel à la concurrence internationale ouverte. L'identification de fournisseurs de pays en développement reste une priorité pour la SAT. En conséquence, ce service prévoit plusieurs missions de recherche dans les pays en développement au cours de 1997.

IV. ACHATS LORS DE SITUATIONS D'URGENCE

14. Bien que le HCR opère sur la base d'un budget annuel, il arrive fréquemment que les programmes ne soient pas intégralement financés au début de l'année. Les fonds sont normalement mis à disposition peu avant la date à laquelle les apports matériels sont requis sur le terrain. La SAT ne profite donc pas des avantages que présentent les long délais d'achat, souhaitables dans des conditions optimales. Les situations d'urgence qui, par définition, ne peuvent être planifiées à l'avance et demandent en conséquence une réponse immédiate aggravent ce problème. L'un des objectifs importants de la SAT est donc de garantir, indépendamment des conditions actuelles du marché, que le HCR ait la capacité de répondre de façon appropriée et en temps voulu à la plupart des exigences matérielles. A cet effet, le HCR s'est doté de deux outils de travail - les stocks d'urgence et les accords-cadres.

1. Stocks d'urgence

15. Le HCR gère actuellement un stock d'urgence sous contrôle centralisé à Amsterdam afin de répondre aux exigences initiales d'une opération d'urgence. Le stock contient des couvertures, des bâches et des rouleaux de plastique, des tentes, des ustensiles de cuisine, des générateurs, des jerricanes et des véhicules quatre roues motrices. Deux camps entièrement fonctionnels visant à abriter le personnel et ses bureaux dans les lieux d'affectation difficiles sont également disponibles à Amsterdam. Ces camps peuvent loger jusqu'à 25 fonctionnaires et offrir des bureaux à 50 agents. Alors que le stock d'Amsterdam a essentiellement pour but de répondre aux besoins d'urgence, il se peut que l'on y prélève également, lorsque le niveau des stocks le permet, les marchandises destinées à une livraison immédiate pour respecter les délais décrits aux paragraphes précédents. A Genève, le HCR gère des stocks d'équipement informatique et de télécommunications ainsi que des nécessaires pour ouvrir des bureaux en cas de situations d'urgence.

16. Au fil des ans, ces dispositions ont réduit le délai de réponse aux situations d'urgence qui est passé de plusieurs semaines à quelques jours; littéralement, le temps qu'il faut pour organiser un vol affrété. Auparavant, le HCR disposait d'entrepôts en Turquie et à Doubaï, mais ils ont été fermés à mesure que les besoins dans ces régions ont décliné. Des négociations sont en cours avec la Division de l'approvisionnement de l'UNICEF concernant la possibilité de déplacer le stock à Copenhague. Ces négociations se déroulent dans le contexte du renforcement de la coopération interinstitutions. Un effort conjoint dans ce domaine favorisera la spécialisation complémentaire dans les secours offerts par les deux institutions et réduira les coûts de fonctionnement globaux en tirant parti de la surcapacité des entrepôts de l'UNICEF approvisionnés par les gouvernements.

2. Accords-cadres

17. Les accords-cadres sont des contrats à long terme conclus avec des fournisseurs spécifiques permettant à la SAT de passer des commandes d'articles fréquemment requis, à des conditions et des prix négociés à l'avance. Ces dispositions assurent au HCR un accès rapide aux stocks d'articles de secours. Si les quantités estimatives, sur la base des tendances enregistrées et des plans d'achats, sont indiquées dans les documents d'appel d'offres, ces dispositions sont prises sans qu'aucun engagement ne lie le HCR. En 1996, la SAT a conclu le premier de ces accords-cadres sur la base d'une concurrence internationale ouverte. Cette année là, des accords ont été conclus avec des producteurs pour la fourniture de l'ensemble des couvertures, bâches en plastique, ustensiles de cuisine, générateurs et matériel d'enregistrement de réfugiés requis. Les accords ont été renouvelés avec les mêmes fournisseurs pour 1997. Ces dispositions ont été couronnées de succès et ont permis de maintenir les prix et la qualité aux mêmes niveaux. A long terme, la SAT a l'intention d'autoriser les bureaux extérieurs à commander directement aux fournisseurs les articles au titre desquels des accords-cadres ont été conclus.

18. Par ailleurs et surtout, les accords-cadres ont considérablement réduit le temps et les ressources humaines auparavant consacrés aux achats ponctuels. Il s'agit là d'un facteur important qui a permis à la SAT de prendre de nouvelles mesures pour renforcer l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement (décrite ci-dessous aux paragraphes 23 à 28) et de répondre à la directive du Haut Commissaire visant à réduire le personnel au Siège.

19. En 1997, la SAT continuera de rationaliser l'achat de denrées chères et volumineuses. Le premier accord-cadre conclu cette année sera l'accord global de fret pour le transport de ces achats depuis l'usine ou le stock du HCR jusqu'à la destination finale. Les coûts de transport représentent depuis toujours 8 à 9 % de la valeur totale des achats du HCR. Cet accord devrait réduire les frais de transport du HCR, bien qu'il soit difficile à ce stade d'émettre un jugement exact. L'objectif primordial de l'accord de fret sera de permettre au HCR d'exercer un contrôle plus strict de ses achats au cours du transport. Suivre les marchandises en cours d'expédition, assurer la livraison en temps voulu des documents corrects aux destinataires et, surtout, obtenir la confirmation de la livraison à la destination finale sont extrêmement problématiques dans le cadre de l'arrangement actuel au titre duquel le fournisseur est généralement responsable du transport.

20. L'accord de fret devrait également avoir l'avantage additionnel d'accroître le nombre de fournisseurs soumettant des devis. La SAT estime que les conditions prévalant dans bon nombre de destinations vers lesquelles le HCR expédie des marchandises limitent sérieusement le nombre d'offres reçues. De nombreux fournisseurs ne veulent pas assumer les risques que ces expéditions présentent. La SAT escompte que l'accord de fret sera opérationnel dès cet été.

21. La SAT a déjà ouvert à la concurrence internationale un appel d'offres visant à renouveler les accords-cadres existants. D'autres accords pour des tentes, des médicaments essentiels, des jerricanes, des pneus et éventuellement des pièces détachées de véhicules seront conclus d'ici à la fin de l'année. Compte tenu du vif intérêt exprimé ces dernières années par un certain nombre d'Etats membres concernant la promotion de leurs fournisseurs nationaux auprès du HCR, il est important de souligner une répercussion du recours croissant du HCR à ces accords-cadres. On escompte qu'en 1998, les achats effectués en vertu d'accords-cadres représenteront de 60 à 70 % de la valeur totale des achats effectués par la SAT. Cette estimation inclut les véhicules légers achetés quasi exclusivement au titre d'un accord-cadre conclu par le PNUD/IAPSO pour l'ensemble du système des Nations Unies. Il est donc extrêmement important que les fournisseurs potentiels expriment dans les meilleurs délais leur intérêt à cet égard.

22. La SAT a également pris d'autres dispositions en matière d'achats telles que les accords tendant à fixer les prix des ordinateurs et du matériel périphérique, de l'équipement de télécommunications, des machines à photocopier, des films polaroïds et des appareils photos, des gilets pare-balles et des casques, ainsi que les drapeaux des Nations Unies et les valises diplomatiques. Ces accords ont été conclus sur la base d'une concurrence internationale limitée, dans la mesure où les fournisseurs de ces articles sont connus de la SAT pour une durée allant de six mois à deux ans, selon le cycle du marché de la marchandise.

V. NOUVEAUX ROLES POUR LA SECTION DE L'APPROVISIONNEMENT ET DU TRANSPORT ET POUR LA CHAINE D'APPROVISIONNEMENT IDEALE

1. Réorganisation de la Section de l'approvisionnement et du transport

23. Suite aux discussions internes, tant au sein de la Section de l'approvisionnement et du transport (SAT) qu'au sein de la Direction, la SAT a été réorganisée en février 1996 sur la base d'une nouvelle voie hiérarchique. Le rôle traditionnel de la SAT s'est limité aux achats internationaux. Dans le monde de plus en plus complexe et décentralisé dans lequel le HCR évolue, il est évident que si la SAT entend jouer à plein son rôle de chef de file pour ce qui est de la chaîne d'approvisionnement, il convient de promouvoir et d'adopter une définition plus large de ses responsabilités. Bien que cette initiative ait pris corps avant le Projet Delphi, les objectifs se rejoignent. La nouvelle structure reflète l'accent plus important mis sur l'efficacité des achats et de la logistique sur le terrain (y compris pour les partenaires d'exécution).

24. Les fonctions d'achat et de transport ont été rationalisées et fusionnées au sein de deux équipes, ce qui permet une réduction du personnel se consacrant directement aux achats. De nouvelles unités ont été créées pour renforcer la fonction de logistique sur le terrain et élaborer des systèmes et des procédures, ainsi que pour élargir les activités de formation de la SAT à l'intention du personnel basé sur le terrain. L'année dernière, la SAT a organisé une formation en matière d'achats à Moscou, un atelier sur la logistique à Mombassa et un stage de trois jours à l'intention de son propre personnel en collaboration avec un institut d'achat national. Des cours de formation supplémentaires sont prévus pour le deuxième semestre de 1997, y compris deux à l'intention du personnel des partenaires d'exécution ayant des responsabilités en matière d'approvisionnement.

25. La réorganisation a permis à la SAT d'adopter une approche plus volontariste concernant les questions relatives à la chaîne d'approvisionnement au Siège et sur le terrain. Il convient de citer, à cet égard, l'établissement de procédures pour l'achat de services à des sociétés et pour l'obtention de dérogations en matière d'appels d'offres. Au plan opérationnel, la SAT travaille en étroite collaboration avec la Division de la gestion des ressources humaines pour identifier un personnel compétent en matière de logistique sur le terrain et a accompli une percée dans les discussions avec les bureaux du HCR sur le terrain concernant les stratégies d'achat, ce qui a permis de réaliser des économies importantes pour l'organisation.

2. Chaîne d'approvisionnement idéale

26. En 1995, le HCR a adopté le projet de système de gestion de l'information sur l'approvisionnement afin de définir les exigences d'information en ligne facilitant la recherche de contributions en nature et les achats du HCR par le biais d'une chaîne d'approvisionnement. L'analyse approfondie de la chaîne d'approvisionnement du HCR découlant de ce projet a révélé que l'organisation élémentaire de la fonction d'approvisionnement ne répondait pas de façon adéquate aux réalités opérationnelles actuelles du HCR. A la fin de 1995, un effort plus ambitieux et plus global pour améliorer la livraison d'articles de survie aux réfugiés appelé « chaîne d'approvisionnement idéale » a été entrepris. Ce projet a pour but d'intégrer l'achat, le transport, le stockage et la gestion de marchandises dans une seule fonction unifiée garantissant que la livraison des secours s'intègre dans un système fortement structuré.

27. La gestion de la nouvelle chaîne d'approvisionnement s'écartera de façon importante du système traditionnel d'achat et de logistique du HCR. Elle considère la chaîne d'approvisionnement comme une seule et unique entité, au lieu de diluer cette responsabilité entre différentes unités organiques de l'Organisation. La fourniture de biens et services aux bénéficiaires en temps voulu est une fonction critique et importante au plan financier lors de situations d'urgence et dans d'autres opérations. Le mot clé de la nouvelle approche sera l'intégration et non pas simplement l'interface. Les responsables de la chaîne d'approvisionnement devront rendre compte de l'opération à tous les stades de la chaîne, depuis les fournisseurs et les donateurs jusqu'à l'utilisateur, indépendamment du niveau où les commandes ont été passées.

28. La chaîne d'approvisionnement doit avoir une fonction de coordination et d'exécution au sein des programmes du HCR. La formulation et l'orientation de la politique de la chaîne d'approvisionnement incomberont au centre de la chaîne d'approvisionnement au Siège qui remplacera la SAT. La cheville ouvrière de la nouvelle structure sera un système de communication directe (éventuellement en ligne) entre le personnel de la chaîne à tous les niveaux pour veiller à ce que les marchandises soient acheminées de façon coordonnée, organisée et bien planifiée. La responsabilité globale de l'exécution de l'ensemble des activités au titre de la chaîne d'approvisionnement dans une opération en faveur des réfugiés/rapatriés incombera aux titulaires de la fonction nouvellement créée de responsable de la chaîne d'approvisionnement. Le responsable de la chaîne d'approvisionnement, rendant directement compte aux responsables des opérations, sera assisté, si besoin est, par une équipe de spécialistes en matière d'achat et de logistique et par un personnel d'appui aux différents niveaux opérationnels.

VI. « ACHATS VERTS »

29. En avril 1997, le HCR a établi des principes directeurs en matière d'achats pour tenir compte de l'environnement. Les Principes directeurs soulignent les qualités souhaitables des achats du HCR au plan de l'environnement. Ces Principes directeurs s'articulent autour du principe clé suivant : L'objet de la politique du HCR respectueuse de l'environnement est de s'efforcer d'acheter des produits et des services ayant l'incidence la moins néfaste possible sur l'environnement. Les considérations en matière d'environnement font partie des critères d'évaluation et de sélection pouvant couvrir, selon les biens et services à acheter, leur production, transport, emballage, usage et élimination. Dans une première étape, des principes directeurs et des spécifications ont été fixés pour quatre groupes de marchandises : les produits chimiques présentant des risques; les substances menaçant la couche d'ozone; le papier de bureau; et les ordinateurs. Des critères écologiques pour d'autres marchandises seront établis dans toute la mesure du possible, en coopération avec d'autres institutions des Nations Unies. Ces principes directeurs ne s'appliqueront pas seulement aux achats, que ce soit de la part du HCR ou des partenaires d'exécution, mais également aux dons en nature.

30. La SAT demandera aux fournisseurs de fournir, avec leur offre, une information pertinente sur l'incidence de leurs produits sur l'environnement. Les considérations écologiques ne seront pas nécessairement le facteur déterminant au moment de l'adjudication. Par exemple, lors d'une situation d'urgence, la livraison peut prendre le pas sur tous les autres facteurs. Le HCR reconnaît également que les marchés dans différentes régions ne donnent pas toujours accès à des produits respectueux de l'environnement à des prix acceptables et assortis de délais de livraison raisonnables. Il conviendra donc de veiller à ce que l'application de cette politique n'entraîne pas une discrimination systématique à l'égard de marchés opérant dans le cadre de réglementations beaucoup moins strictes en matière d'environnement. Toutes les offres seront étudiées et, à prestations plus ou moins égales, les facteurs relatifs à l'environnement seront déterminants dans l'attribution de contrats.

VII. COOPERATION INTERINSTITUTIONS

31. Le HCR continue de jouer un rôle actif en matière de coopération interinstitutions au plan des achats. La principale activité inscrite à l'ordre du jour de cette année est l'élaboration de mécanismes communs d'enregistrement et d'évaluation de vendeurs. Des approches radicalement nouvelles sur ces questions seront étudiées lors de la réunion du groupe de travail interinstitutions à Gothenbourg à la fin mai 1997. La réunion devra adopter un formulaire commun d'enregistrement de vendeurs pour les biens et services devant être utilisés par toutes les entités d'achat des Nations Unies ainsi qu'une proposition visant à créer un seul accès à l'enregistrement pour les fournisseurs. Les fournisseurs souhaitant s'enregistrer n'auront plus besoin de présenter leur demande à chaque institution avec laquelle ils désirent traiter. Une seule entrée sur la base de donnée informatisée des Nations Unies sur les fournisseurs tenue par le PNUD/IAPSO donnera accès à l'ensemble des institutions participantes. Les modalités de fonctionnement de ce système sont encore à l'étude, mais il est prévu de diffuser l'information sur les fournisseurs à l'ensemble des institutions participantes, dans toute la mesure du possible, sur le réseau Internet. Le financement de la base de données sera probablement assuré par les droits d'enregistrement demandés aux fournisseurs, réévalués à intervalles réguliers.

32. La réunion de Gothenbourg étudiera d'autres propositions dont celle qui vise à établir des critères communs d'évaluation des vendeurs. Cette information sera entrée dans la base de données sur les fournisseurs et mise à la disposition de l'ensemble des agences. Une procédure visant à appeler l'attention sur les vendeurs à risque sera également proposée. On aura, par exemple, recours à cette procédure lorsqu'une institution apprendra qu'un vendeur est sous administration judiciaire ou a officiellement demandé un arbitrage ou une procédure judiciaire. On étudiera également la possibilité d'élaborer plus avant le concept d'agence chef de file dans le contexte des achats. A l'heure actuelle, on se limite à l'élaboration de spécifications communes pour les principaux articles de secours et les fournitures médicales. Chaque institution sera invitée à préciser les spécifications des marchandises dont elle a la plus grande expérience et à les entrer dans une base de données commune à la disposition de l'ensemble du système des Nations Unies.

VIII. CONCLUSION

33. Le HCR s'est embarqué sur une voie qui changera radicalement la nature de ses opérations d'achats. Une chaîne d'approvisionnement rationnelle répondant intégralement à l'ensemble des exigences opérationnelles sera le fer de lance de cette nouvelle approche. La principale tâche de la Section de l'approvisionnement et du transport au cours des années à venir consistera à définir et mettre en oeuvre les procédures et processus nécessaires pour fournir le complément nécessaire aux structures nouvelles issues du Projet Delphi. La planification est déjà bien avancée et la mise en oeuvre de la nouvelle chaîne d'approvisionnement devrait commencer en 1998. Si les fonctions de la Section de l'approvisionnement et du transport doivent être passées en revue à la lumière du projet sur la chaîne d'approvisionnement, l'objectif clé de la section reste de fournir les marchandises voulues à l'endroit voulu et au juste prix.

(Note de l'éditeur : annexes statistiques ne figurent pas dans cette version en ligne.)