Partenaires d'exécution respect de l'exigence d'attestation d'audit

EC/48/SC/CRP.41

Description : 13ème réunion

PARTENAIRES D'EXECUTION RESPECT DE L'EXIGENCE D'ATTESTATION D'AUDIT

I. INTRODUCTION

1. Conformément à la décision prise par la quarante-huitième session du Comité exécutif du HCR (Rapport de la quarante-huitième session du Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire, A/AC.96/895, par. 23 h)), ce document de séance actualise et passe en revue les progrès accomplis par le HCR dans la recherche d'une réponse satisfaisante aux recommandations émises par le Comité des Commissaires aux comptes concernant la présentation d'attestations d'audit par les partenaires d'exécution du HCR.

II. CONTEXTE GENERAL

2. Le Comité des Commissaires aux comptes des Nations Unies, dans ses rapports de 1996 et 1997 à l'Assemblée générale sur les comptes des fonds constitués au moyen de contributions volontaires administrés par le HCR (A/AC.96/869 et A/AC.96/885), a recommandé que les comptes des partenaires d'exécution du HCR soient régulièrement vérifiés par une autorité de vérification des comptes indépendante et que le HCR obtienne des attestations d'audit pour vérifier le caractère correcte et judicieux des dépenses engagées par le partenaire d'exécution. La réponse initiale du HCR à cette recommandation a été donnée dans le document de séance EC/46/SC/CRP.45 présenté à la quatrième réunion du Comité permanent (septembre/octobre 1996). Ce document de séance a également été présenté au Bureau des services de contrôle interne, au Comité des vérificateurs extérieurs des comptes et au Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) aux fins de commentaires. Les réponses du Bureau des services de contrôle interne et du Comité des vérificateurs extérieurs des comptes à la proposition du HCR sur l'attestation d'audit ont été présentées au Comité permanent (EC/46/SC/CRP.45/Add.1). Les commentaires du CCQAB ont été consignés dans le rapport sur la Présentation générale des activités du HCR 1995-1997 (A/AC.96/865/Add.4, par. 29-32). Compte tenu de ces réponses et des commentaires des délégations membres du Comité exécutif (A/AC.96/874, par. 48-51), le HCR a révisé sa politique en matière d'attestations d'audit exigées des partenaires d'exécution. La proposition de politique révisée a été exposée dans le document de séance EC/47/SC/CRP.48 présenté à la neuvième réunion du Comité permanent (septembre-octobre 1997) qui a reçu l'appui du Comité exécutif et du Comité des Commissaires aux comptes.

III. SUITE DONNEE

3. La proposition initiale (EC/46/SC/CRP.45) présentée par le HCR, avait pour but d'exiger de tous ses partenaires des attestations d'audit indépendamment de la catégorie dans laquelle ils tombent. Cette disposition a été passée en revue conformément à la proposition de politique révisée (EC/47/SC/CRP.48) approuvée et avalisée par le Comité exécutif. Le HCR met désormais en oeuvre, à compter du 1er mai 1998, une méthode d'attestation différenciée d'audit pour les différentes catégories de partenaires d'exécution. Les principales caractéristiques de cette méthode sont résumées ci-dessous :

a) les organisations des Nations Unies et institutions soeurs, pour lesquelles aucune attestation supplémentaire d'audit n'est demandée en sus des états financiers annuels vérifiés, dans la mesure où ces états sont vérifiés par la même autorité ou une autorité comparable à celle qui vérifie les comptes du HCR;

b) les partenaires gouvernementaux, à qui l'on demande désormais, dans les trois mois suivant la date de liquidation des engagements, une attestation d'audit délivrée par l'autorité gouvernementale compétente;

c) les organisations non gouvernementales (ONG) internationales, à qui l'on demande, dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisation, un exemplaire des états financiers consolidés et vérifiés où les fonds du HCR sont clairement identifiés;

d) les ONG nationales, à qui l'on demande des attestations d'audit, dans les six mois qui suivent la date finale de liquidation des engagements, pour tous les sous-accords ou les séries de sous-accords évalués à plus de 100 000 dollars pour une année donnée. Cela n'exclut pas que pour tous les accords évalués à moins de 100 000 dollars, le HCR se réserve le droit de demander une vérification des comptes de l'organisation.

4. Outre ce qui est mentionné ci-dessus, le HCR a intensifié ses efforts pour consolider l'établissement d'une base de données globale des ONG qui sera opérationnelle à la fin de 1998 et qui inclura une information financière sur les ONG, notamment leur aptitude à se conformer aux exigences d'établissement de rapports et d'audit du HCR. A cet effet, un questionnaire a été envoyé à toutes les ONG pour recueillir une information sur un certain nombre de questions afférentes aux thèmes abordés dans ce document (règlement financier, procédures financières, attestations indépendantes d'audit et activités de formation annuelles). La base de données contiendra également une information sur les évaluations et le respect de l'exigence d'établissement de rapports par les ONG. Certaines sections de la base de données seront confidentielles. Cette base de données servant un objectif plus large, tant pour le HCR que pour les ONG, aidera toutefois le HCR à répondre aux demandes de contrôle et d'audit en vue d'une plus grande transparence et d'une plus grande obligation de rendre compte dans ses dispositifs de mise en oeuvre. La capacité d'un partenaire d'exécution à se conformer aux exigences en matière d'attestation d'audit sera une condition sine qua non de sa sélection pour mettre en oeuvre les projets financés par le HCR.

5. Il est depuis longtemps établi que l'attestation d'audit ne constitue pas l'arme absolue contre la mauvaise gestion et le détournement de fonds et que ces attestations ne peuvent être délivrées qu'un certain temps après la clôture des projets. En conséquence, dans le contexte des cours de formation à la décentralisation du HCR, menés à bien en 1997 et au début de 1998, et dans le cadre des efforts pour renforcer les mécanismes de contrôle financier, les personnels de terrain du HCR traitant avec les partenaires d'exécution ont reçu des instructions et des principes directeurs à suivre lorsqu'ils conduisent l'examen des rapports des partenaires d'exécution. Le HCR étudie une autre façon de contrôler plus étroitement les dépenses engagées par les partenaires d'exécution en assujettissant le déblocage de fonds additionnels à l'étude des pièces comptables montrant que les dépenses ont bel et bien été engagées.

6. Alors que le Comité des Commissaires aux comptes a une fois de plus suggéré au HCR d'étudier la possibilité de réduire les délais de présentation des attestations d'audit imposés à ses partenaires, le HCR estime qu'il n'est pas raisonnable de demander à ce partenaire d'exécution de soumettre les certificats d'audit à temps pour que le Comité les étudie lorsqu'il vérifie les comptes du HCR pour l'année passée. Les attestations d'audit servent un double objectif : tout d'abord, elles ont un rôle préventif à jouer dans la mesure où elles obligent les partenaires d'exécution à accorder l'attention qui leur est due à la tenue des comptes et à l'établissement de rapports; deuxièmement, elles facilitent le travail des vérificateurs des comptes du HCR en leur permettant de mieux cibler leurs propres examens. Le nombre relativement peu élevé d'attestations d'audit pour les projets de 1996 disponibles à ce stade entrave de toute évidence la réalisation du deuxième objectif. Toutefois, il ne doit pas limiter la portée de l'opération d'attestations d'audit conduite par le HCR, dans la mesure où les comptes des partenaires d'exécution du HCR sont accessibles pour les vérificateurs intérieurs et extérieurs des comptes du HCR, et ce en tout temps.

7. Le tableau ci-dessous fournit une information sur les attestations d'audit reçues pour les projets de 1996. Comme dans la plupart des cas, les rapports concernant les projets de 1997 ne sont attendus qu'à la fin de septembre 1998, c'est-à-dire six mois après la date de liquidation des engagements. L'information sur les attestations d'audit de 1997 n'est pas encore disponible.

NOMBRE ET VALEUR DES PROJETS MIS EN OEUVRE PAR LES PARTENAIRES A LA FIN DE 1996

8. Le HCR a pu obtenir des assurances raisonnables concernant le caractère judicieux des dépenses pour 41 % des projets mis en oeuvre par les ONG et pour seulement 3,8 % des projets mis en oeuvre par les partenaires d'exécution gouvernementaux. Les ONG qui n'ont pas présenté de rapport seront averties que leur association avec le HCR dépendra de leur aptitude à se conformer aux exigences en matière de rapports financiers du HCR.

9. La différence entre les deux catégories principales au plan du respect de ces exigences, soit les partenaires d'exécution gouvernementaux et les ONG peut s'expliquer du fait que dans le cas des partenaires d'exécution gouvernementaux le HCR compte sur la capacité de l'autorité nationale d'audit correspondante pour fournir les attestations d'audit requises pour le service gouvernemental responsable de la mise en oeuvre du projet du HCR. L'expérience a toutefois révélé que les attestations d'audit pour les projets mis en oeuvre par les services gouvernementaux peuvent être difficiles à obtenir et que le HCR ne peut guère exercer de pressions pour les obtenir en temps voulu. Le HCR aimerait rappeler au Comité exécutif que bon nombre de ses membres n'ont pas fourni les attestations requises pour les projets de 1996 et aimerait saisir cette occasion pour souligner à nouveau l'importance de la présentation d'attestations d'audit pour les projets qu'ils mettent en oeuvre. Le HCR continuera de suivre régulièrement la mise en oeuvre avec l'assistance des missions de la Division de l'audit et des conseils de gestion (AMCD) dans les zones d'opérations.

10. Concernant les projets de 1997, comme il est indiqué plus haut, la date limite pour la présentation d'attestations d'audit n'est pas encore dépassée et le HCR est en train de les recevoir. Les résultats seront présentés à une réunion ultérieure du Comité permanent.