Projet Delphi
Projet Delphi
EC/46/SC/CRP.38
COMITE PERMANENT FRANCAIS
PROJET DELPHI
I. GENERALITES
1. Lors de la session annuelle d'octobre 1995 du Comité exécutif, le Haut Commissaire a pris l'engagement de restructurer les méthodes de travail du HCR afin d'améliorer la productivité, la responsabilité et la performance du Haut Commissariat, et de le doter d'une capacité d'expansion et de contraction en fonction des demandes opérationnelles. Elle a également fixé pour objectif au HCR de devenir une organisation plus svelte et rationnelle au service de la protection, efficace dans sa réponse aux besoins opérationnels et agressive dans sa recherche de solutions.
2. Le cadre nécessaire à la planification et à la mise en oeuvre de ces changements au HCR s'est appelé le projet Delphi. Dans une directive à l'ensemble du personnel, le 4 décembre 1995, le Haut Commissaire a annoncé le lancement du projet Delphi et a décrit la façon dont il serait mis en oeuvre. Elle a nommé un Comité directeur responsable de ce projet appelé « Groupe de gestion du changement » (CMG). Ce groupe est composé de personnel du HCR ayant une expérience du terrain et représentant tous les niveaux hiérarchiques de l'Organisation; il a bénéficié de l'assistance d'un consultant à temps partiel. Ce groupe a reçu pour mandat l'examen global de l'administration du HCR. Il a examiné en particulier les processus de gestion, passé en revue et coordonné les initiatives existantes et prévues de changement, géré l'analyse et la reconception des processus identifiés, quantifié les objectifs et planifié leur mise en oeuvre. Les domaines soumis à l'étude sont les suivants : la formulation et la promulgation de la politique générale; les questions relatives aux ressources humaines; la programmation; les finances et le financement; la logistique et la nécessité d'améliorer l'infrastructure technologique à l'appui des processus du HCR.
3. Entreprenant cet examen global, le Groupe de gestion du changement a mobilisé et utilisé les apports de l'Organisation tout entière, tant au Siège que sur le terrain. Pour faciliter son travail, le Groupe a établi trois groupes cibles qui ont examiné les questions relatives aux opérations, aux gens et à l'argent. Afin d'obtenir une participation aussi large que possible, le personnel de toutes les catégories et dans tous les bureaux du HCR a été invité à soumettre ses observations et recommandations au CMG concernant les processus en vigueur au HCR. Le Haut Commissaire a demandé au Groupe de soumettre son premier rapport global écrit à la fin avril 1996; ce rapport devait contenir des recommandations sur la suite à donner. Le Haut Commissaire adjoint a été chargé de suivre de près les travaux du Groupe de gestion du changement pour garantir l'appui sans faille de la direction de l'Organisation.
II. LE RAPPORT DU GROUPE DE GESTION DU CHANGEMENT
4. Le rapport final du Groupe de gestion du changement du projet Delphi a été présenté au Haut Commissaire le 1er mai 1996; ces recommandations émanent des trois groupes cibles, soit sur les opérations, les gens et l'argent, qui se sont inspirés des contributions présentées par une centaine de cellules du HCR. Dans un mémorandum à l'ensemble du personnel, le 10 mai 1996, le Haut Commissaire s'est déclaré satisfaite du rapport et du travail du groupe. Reprenant les termes mêmes du rapport affirmant qu'il ne contenait qu'un « large cadre conceptuel du changement dont le HCR aura besoin », elle a souligné que c'était là un grand pas sur le chemin de l'amélioration de la performance.
5. Le rapport a également été présenté au Comité supérieur de gestion du HCR le 3 mai 1996; le Comité supérieur de gestion a entamé son examen approfondi du rapport lors de sa réunion du 15 mai 1996. Cette première étape dans le processus d'étude du rapport s'est concentrée sur la base de travail du Groupe, les principes, valeurs, objectifs et hypothèses ainsi que sur les recommandations globales du rapport.
A. Objectifs du projet Delphi
6. Guidé par la mission du Haut Commissariat et la lettre de mission reçue du Haut Commissaire, le Groupe de gestion du changement s'est fixé un certain nombre d'objectifs qui sont les suivants :
1. formuler plus clairement la politique générale et les processus décisionnels
2. déplacer la prise de décision en matière d'opérations plus près du point de mise en oeuvre
3 mettre au point des techniques d'expansion et de contraction selon les besoins opérationnels
4. optimiser les possibilités d'interchangement avec les principaux partenaires d'exécution, notamment au sein des Nations Unies
5. éliminer tout chevauchement et double emploi
6. devenir plus efficace et plus rentable
7. allouer les ressources adéquates à l'endroit adéquat au moment adéquat
8. permettre au personnel d'exploiter tout son potentiel et donner aux gestionnaires la capacité de gérer
9. récompenser les mérites et sanctionner si nécessaire
10. exploiter le potentiel technologique et permettre un accès aisé et rapide à l'information
B. Recommandations globales
7. Le rapport du Groupe de gestion du changement a présenté les recommandations globales suivantes :
L'approche vis-à-vis d'une opération particulière doit se fonder sur un problème de réfugiés existant ou potentiel (une approche « situationnelle »). Toute opération dans ce sens impliquera au moins deux pays, le pays d'origine et le ou les pays d'asile. Cette approche globale s'appliquera à la formulation de programmes, à l'établissement de priorités et à l'allocation de ressources.
L'autorité sera déléguée à l'échelon approprié et aussi près que possible du point d'exécution. Ce changement s'appliquera au cycle complet de la gestion des programmes ainsi qu'à la gestion des ressources humaines et financières. La délégation de pouvoirs s'accompagnera de l'obligation redditionnelle et de mécanismes de contrôle et d'évaluation intégrés.
L'obligation redditionnelle des directeurs d'opérations sera soutenue par des processus clairs de formulation et de diffusion des politiques. Les politiques seront formulées et communiquées de façon claire et compréhensible afin d'en assurer l'exécution. Des mécanismes seront mis en place ou renforcés pour que les questions formulées sur le terrain parviennent au plus haut niveau hiérarchique, et que les orientations correspondantes soient renvoyées sur le terrain.
Les politiques de recrutement, d'affectation et de cessation de services seront guidéés par les besoins de l'organisation et de ses bénéficiaires et seront déterminées en fonction de l'exécution des tâches. Cette proposition fait sienne les objectifs et la philosophie de la stratégie de gestion des carrières, en particulier concernant l'évaluation du comportement professionnel et le perfectionnement du personnel.
8. Le Comité supérieur de gestion du HCR, dans son examen du rapport du Groupe a rappelé que le projet Delphi a pris comme point de départ le mandat confié au HCR par la communauté internationale. Les travaux du projet Delphi et du Groupe de gestion du changement ont été axés sur les processus de gestion utilisés par le HCR pour fournir une protection internationale et rechercher des solutions aux problèmes des réfugiés et autres personnes relevant de sa compétence.
9. Dans son examen des recommandations globales, le Comité supérieur de gestion a souligné, en particulier concernant les propositions relatives à la délégation de pouvoirs, la nécessité de veiller dans l'ensemble de l'organisation à une cohérence de l'action et à l'établissement d'un objectif commun; il a estimé que cet objectif global ne devrait pas être perdu de vue dans la poursuite du projet Delphi. Il a souscrit pleinement aux objectifs et recommandations globales du rapport du Groupe de changement et a décidé qu'il devait constituer le fondement des activités futures dans le cadre du projet Delphi.
III. LES PROCHAINES ETAPES
10. Le rapport du Groupe, conformément au mandat qui lui a été confié par le Haut Commissaire, a proposé les étapes à suivre pour mieux suivre les recommandations initiales ainsi qu'un mécanisme pour assurer leur mise en oeuvre. Dans le mémorandum du 10 mai 1996 susmentionné, le Haut Commissaire a accepté la recommandation du Groupe de gestion du changement visant à établir un groupe de planification temporaire sous l'égide du Haut Commissaire adjoint afin d'appuyer les actions de suivi efficaces et rapides et d'assurer la participation de toutes les personnes concernées.
A. Phase II
11. Le HCR est désormais entré dans la deuxième phase du projet Delphi consacré à la planification de l'action. L'objet de la deuxième phase du projet Delphi peut être résumé de la façon suivante : transformer le cadre conceptuel de changement fourni par le rapport final du Groupe de gestion du changement en plan d'action détaillé pour mettre en oeuvre le changement dans l'ensemble de l'organisation, y compris une définition des acteurs responsables, les implications au plan de l'organigramme, les répercussions financières estimatives ainsi qu'un calendrier.
12. Afin de mener à bien la planification à un haut niveau, la reconnaissance de propriété, la délégation de pouvoirs, la responsabilité et la quantification des implications, comme le demande le rapport final du Groupe de gestion du changement dans la phase II, le Comité supérieur de gestion, lors de sa réunion du 23 mai 1996, a décidé de créer un certain nombre de groupes de travail sous la direction des hauts responsables du HCR. Ces groupes de travail tombent dans l'une des trois catégories suivantes :
a) Groupe de travail sur les fonctions essentielles
Formulation et diffusion des politiques
Relations extérieures
Gestion des opérations
Contrôle intérieur et extérieur
b) Groupe de travail sur la structure et les communications internes
Organigramme
Communications internes
c) Groupe de travail sur les fonctions d'appui
Gestion des ressources humaines
Gestion des programmes et des finances
Technologie de l'information
Formation
Le Groupe de planification doit jouer un rôle important pour faciliter, coordonner et renforcer la production de chacun des dix groupes de travail susmentionnés. La façon dont ces groupes de travail sont reliés entre eux ainsi qu'au groupe de planification est indiquée sur le tableau annexé (voir annexe I).
13. Afin de fournir une orientation sur les délibérations des groupes de travail, le Comité supérieur de gestion organisera un atelier le 6 juin 1996. Un autre atelier du Comité supérieur de gestion est actuellement prévu les 4 et 5 juillet 1996. Une réunion spéciale du Comité supérieur de gestion, actuellement prévue pour le début du mois de septembre, approuvera le plan d'action. Il apparaît toutefois que le calendrier retenu pour la phase II sera gardé à l'étude.
14. Une fois que le plan d'action sera établi et que les implications financières des différentes propositions seront connues, le Comité permanent en sera informé en septembre 1996.
15. La phase II du projet Delphi, phase de mise en oeuvre, devrait commencer en septembre 1996. Il est proposé que lors de la phase III, la mise en oeuvre du plan d'action global soit suivie, évaluée et contrôlée par une unité de coordination et d'appui à la gestion du changement mise sur pied par le Haut Commissaire.
IV. CONCLUSION
16. Le paragraphe final du rapport du Groupe de gestion du changement se termine sur cette observation : LE CHANGEMENT. Les réfugiés le méritent. Le personnel le veut. L'organisation le requiert. Il nous faut ensemble relever le défi. Dans la présentation de ce rapport sur le projet Delphi au Comité permanent, le Haut Commissaire demande également l'appui concret du Comité à cette importante initiative.