Questions relatives à la vérification des comptes

EC/46/SC/CRP.13

QUESTIONS RELATIVES A LA VERIFICATION DES COMPTES

I. INTRODUCTION

1. Le HCR a déjà fourni une réponse initiale au rapport du Comité des Commissaires aux comptes (A/AC.96/853) dans la « Réponse du HCR aux recommandations du Rapport du Comité des Commissaires aux comptes » (A/AC.96/853/Add.2), présentée au Sous-Comité chargé des questions administratives et financières (SCAF) en octobre 1995. Le Comité permanent est saisi à sa réunion de janvier 1996 de documents supplémentaires relatifs aux vérifications des comptes, notamment le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) sur le rapport du Comité des Commissaires aux comptes (A/AC.96/853/Add.1) et un extrait de la résolution 50/204 de l'Assemblée générale (voir annexe I) se rapportant au HCR.

2. Afin de faciliter l'étude de ces documents, et en particulier le suivi par le HCR des recommandations et observations du rapport du Comité des Commissaires aux comptes, le HCR a préparé trois documents de séance. Deux de ces documents traitent des observations des vérificateurs sur les achats (EC/46/SC/CRP.6) et les biens (EC/46/SC/CRP.5); ce document adopte une approche plus globale. Il aborde le contexte général du processus de vérification des comptes, fournit une information globale sur les mesures prises par le HCR pour répondre aux préoccupations des Commissaires aux comptes, particulièrement sur les partenaires d'exécution, la préoccupation majeure, et indique certaines des contraintes auxquelles le HCR est confronté dans sa réponse aux observations et recommandations du Comité. En appelant l'attention sur ces contraintes, le HCR a à l'esprit le commentaire du CCQAB dans son rapport A/AC.96/853/Add.1, par. 14) :

Le Comité consultatif sait pertinemment qu'il est des cas où le HCR doit intervenir rapidement, notamment dans des situations d'urgence, ce qui signifie qu'il lui faut parfois prendre très rapidement des mesures qui risquent de ne pas être conformes aux directives et réglementations en vigueur. Le Comité estime que si les observations des commissaires aux comptes amènent l'Administration à conclure que les réglementations en vigueur ne sont, pour la plupart, guère applicables, il conviendrait, plutôt que de demander aux directeurs de programmes de les contourner ou de n'en tenir aucun compte, de saisir le Comité de propositions visant à les modifier.

Au cours de l'étude par le Comité permanent des observations et recommandations des vérificateurs des comptes en 1993, il sera possible d'étudier si ces propositions doivent être présentées au CCQAB.

II. GENERALITES

3. Le Rapport du Comité des Commissaires aux comptes pour 1994, reçu par le HCR en juillet 1995, est l'aboutissement des visites des vérificateurs extérieurs des comptes dans huit pays et de deux visites au Siège du HCR. Chacune d'entre elles a abouti à une série d'observations et de demandes de vérification des comptes culminant sous la forme de neuf lettres de gestion et finalement du Rapport du Comité des Commissaires aux comptes. Alors que le HCR a répondu de façon officielle et en détail à l'ensemble de ces observations, demandes et lettres, sur la vérification des comptes, les réponses du HCR consignées dans le document A/AC.96/853/Add.2 n'ont trait qu'aux recommandations contenues dans le rapport final de vérification des comptes.

4. Aux fins d'information générale, il convient de noter que le rapport du Comité des Commissaires aux comptes pour 1994 sur le HCR a été ou sera étudié dans les instances suivantes :

• SCAF et Comité exécutif du HCR (voir A/AC.96/860, par. 21 g)-h) du 23 octobre 1995)

• CCQAB (voir A/50/560 du 13 décembre 1995, dont le A/AC.96/853/Add.1 est un extrait);

• la Cinquième commission et l'Assemblée générale (voir annexe I pour l'extrait pertinent de la résolution 50/204 de l'Assemblée générale adoptée le 20 décembre 1995 sur la base de la recommandation de la Cinquième commission).

5. Les principales questions abordées dans le rapport du Comité des commissaires aux comptes pour 1994 sur le HCR peuvent être ainsi résumées :

• suivi et contrôle de la mise en oeuvre des projets/programmes, y compris l'établissement de rapports et les mesures connexes;

• sélection, contrôle et suivi des partenaires d'exécution, y compris comptabilité et certification de la vérification des comptes;

• retards ou déficiences au niveau de la planification du programme et du cycle de budgétisation (lettre d'instruction et plan de travail);

• planification des achats et appel à la concurrence et établissement de prix concurrentiels;

• procédures d'administration des bureaux extérieurs, y compris la gestion des biens et la comptabilité des véhicules et des ressources humaines.

Parmi les questions soulevées par le Comité, celle qui a trait aux partenaires d'exécution a fait l'objet d'un examen spécial de la part du Comité exécutif, du CCQAB et de l'Assemblée générale. Le Comité permanent a décidé de cibler ces questions de façon systématique au cours de 1996; le sujet des partenaires d'exécution sera discuté de façon approfondie lors de la réunion du Comité permanent d'avril 1996.

6. Le HCR a accepté les grandes lignes des observations et recommandations du Comité des Commissaires aux comptes. Toutefois le Haut Commissariat a quelques divergences de vues sur certaines des recommandations de ce Comité; par exemple concernant les plans de travail relatifs aux projets, des accords cadres et la certification de vérification des comptes des sous-projets. Ces derniers ont été exposés en détail par le HCR dans le cadre de réponses sur des observations spécifiques des vérificateurs des comptes; ces réponses ne sont toutefois pas contenues dans le rapport final du Comité des Commissaires aux comptes. On peut avancer qu'il n'existe pas de processus de réponse officiel aux différents points soulevés dans le rapport, dans la mesure où l'on estime que les réponses antérieures du HCR aux observations des vérificateurs des comptes ou aux lettres de gestion ont été intégrées par les vérificateurs des comptes dans le rapport.

7. Le HCR saisit l'occasion de l'examen systématique par le Comité permanent des différentes observations et recommandations des vérificateurs des comptes et de la réponse du Haut Commissariat à ces dernières. Ce processus permettra au Comité permanent d'évaluer la qualité de la réponse du HCR. Il autorisera également une discussion franche sur toute contrainte s'exerçant sur le suivi de commentaires spécifiques en matière de vérification des comptes et, si nécessaire et souhaitable, autorisera la proposition d'une solution de rechange. En outre, le HCR estime que des précisions supplémentaires doivent être apportées dans certains cas. Dans l'examen et la discussion du rapport dans les différentes instances, le Haut Commissariat estime que, parfois, certaines des conclusions et commentaires dans le rapport ont été exagérés, leurs hypothèses et connotations ne reflétant pas la réalité. A titre d'exemple, une délégation à la Cinquième commission a interprété la référence du Comité au fait que « le HCR avait coutume de déposer des demandes de devis et de placer des commandes auprès de certains fournisseurs alors que d'autres n'étaient pas invités à soumettre leurs offres (A/AC.96/853, par. 104) comme voulant dire que l'appel à la concurrence constituait l'exception plutôt que la règle. Dans sa réponse aux recommandations du Comité, le HCR a toutefois précisé que sa pratique de n'envoyer des demandes de devis aux fournisseurs retenus à l'avance était parfaitement conforme au Règlement financier des Nations Unies (A/AC.96/853/Add.2, par. 29). Un communiqué citant cette même délégation a interprété ce commentaire du Comité comme voulant dire que le HCR avait acheté des biens et des services pratiquement en secret. Comme le document de séance sur les achats (EC/46/SC/CRP.6) l'explique, ce n'est naturellement pas le cas et ce n'est pas ce que le Comité a dit.

III. AMELIORATIONS APPORTEES AU PROCESSUS DE VERIFICATION DES COMPTES DE LA PART DU HCR

8. Le HCR a entamé un dialogue constructif avec le Comité des Commissaires aux comptes sur un certain nombre de questions pratiques relatives à l'organisation de vérifications de comptes de façon à améliorer leur utilité. Le Comité permanent sera tenu informé des progrès de ces discussions. Bonne note a été prise de la demande du HCR, contenue dans la résolution 50/204 de l'Assemblée générale, d'examiner sans tarder le contenu du rapport de vérification qui lui est présenté avant d'être publié, afin de s'assurer de la qualité des informations destinées aux Etats Membres (voir annexe I).

9. Au cours de l'année passée, des mesures ont été prises pour remédier aux faiblesses identifiées par la gestion du HCR et les missions de vérification des comptes successives. Elles concernent les procédures, les systèmes et le personnel.

10. Un certain nombre de ces améliorations on trait au processus de vérification des comptes. Le Comité de vérification des comptes du HCR a été reconstitué en décembre 1994 après une absence de plusieurs années. Il est composé des Directeurs des divisions et se réunit trois fois par an pour discuter des questions liées à la vérification des comptes. L'accent initial a été mis sur l'élimination des arriérés de vérification des comptes en suspens, l'identification et la gestion de questions récurrentes en matière de vérification des comptes et l'examen des causes profondes. En outre, un nouveau processus de réponse aux vérifications des comptes a été établi en mars 1995 avec un calendrier et une attribution de responsabilités clairs.

11. Le bureau des services de contrôle interne a établi un nouveau processus d'établissement de rapports sur la mise en oeuvre de différentes recommandations, y compris celles des vérificateurs extérieurs des comptes. En septembre 1995, le HCR a commencé de répondre quatre fois par an à ces services à New York sur l'état de la mise en oeuvre des recommandations pertinentes.

12. En 1995, le HCR a établi son propre service interne d'inspection et d'évaluation qui est un élément à part entière du processus de gestion et coordonne étroitement son travail avec la fonction de vérification des comptes.

13. Concernant un domaine d'intérêt particulier, les partenaires d'exécution, un certain nombre d'initiatives ont été prises. Le HCR vient d'achever le « Manuel sur les partenaires d'exécution qui informera les partenaires d'exécution sur la mise en oeuvre, le suivi, le contrôle et l'établissement de rapports relatifs aux projets. Concernant une demande spécifique, la nécessité de fournir une certification des vérifications des comptes, une discussion a eu lieu avec les partenaires d'exécution. Un document interne sur cette question, ayant pour but de clarifier et de résoudre les préoccupations est à l'étude. En outre, le nouveau logiciel du Siège qui enregistre, contrôle et vérifie les données du terrain est en place. Il permettra au Siège d'identifier les retards au niveau des rapports, l'absence de rapports et permettra de clore les projets de façon systématique et en temps voulu. (Comme il est mentionné ci-dessus, le thème des partenaires d'exécution sera amplement traité lors de la réunion du Comité permanent d'avril 1996).

14. D'autres initiatives traitant des achats et des biens, y compris le nouveau système de gestion des biens, sont abordées dans les documents pertinents dont le Comité permanent est saisi.

15. Le perfectionnement et la formation du personnel ont également constitué un objectif prioritaire en 1995. Un certain nombre de mémoranda envoyés sur le terrain tout au long de 1995 visaient à renforcer le processus de gestion et s'efforçaient de rappeler aux délégués, et aux chargés de mission en particulier, leurs responsabilités en matière de gestion. En novembre 1995, l'élaboration d'un programme global de formation à la gestion à l'intention des délégués a commencé avec l'assistance de consultants extérieurs. Il aboutira à un cours de formation normalisé à la gestion à l'intention de l'ensemble des cadres supérieurs du HCR. En outre, une initiative actuelle visant à recruter et former des fonctionnaires chargés de l'administration et des finances commence déjà à produire des résultats. Le Haut Commissariat s'emploie actuellement à la sélection et à la formation d'un quatrième groupe de fonctionnaires chargés de l'administration/des finances pour nos lieux d'affectation sur le terrain.

16. Le lancement d'un grand projet de gestion du changement représente un autre développement qui permettra d'améliorer de façon substantielle et à long terme la façon dont le HCR gère ses activités et permettra de s'attaquer à certaines des causes profondes des problèmes identifiés dans le rapport du Comité des Commissaires aux comptes. Il s'agit là d'un réexamen fondamental de la façon dont le Haut Commissariat voit ses différentes tâches. Le cadre de planification et de mise en oeuvre des changements nécessaires envisagés ou identifiés sera connu au HCR sous le terme de projet DELPHI. Ce projet fera l'objet d'une présentation distincte au Comité permanent en janvier 1996.

IV. CONCLUSION

17. Ce document sur le processus de vérification des comptes a pour but de faciliter l'étude par le Comité permanent au cours de 1996 de tout un éventail d'observations et de recommandations en matière de vérification des comptes et de la réponse donnée par le Haut Commissariat à ces dernières. Chaque groupe d'observations et de recommandations fera l'objet d'un document de séance distinct.

18. Le Haut Commissaire attache la plus haute importance à cette étude des observations et recommandations en matière de vérification des comptes et au suivi du Haut Commissariat en la matière. Ce n'est pas simplement un exercice essentiel de bonne gestion mais c'est une contribution importante à l'examen par le HCR des procédures et systèmes visant à faire du Haut Commissariat une organisation plus efficace, plus transparente et plus responsable. Le HCR sait qu'il peut en la matière compter sur l'appui du Comité permanent et du CCQAB.

Annexe I

L'Assemblée générale,

Rappelant sa résolution 48/216 A du 23 décembre 1993, en particulier son paragraphe 6, ainsi que le paragraphe 2 de sa résolution 48/216 C du 23 décembre 1993,

Réaffirmant que, si l'on remédiait aux carences et aux irrégularités relevées par le Comité des commissaires aux comptes, le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés pourrait s'acquitter plus efficacement de son mandat, en assurant une protection internationale aux réfugiés tout en renforçant le rôle crucial qu'il a à jouer dans la recherche de solutions aux problèmes de réfugiés,

1. Se déclare gravement préoccupée par les constatations figurant dans le rapport du Comité des Commissaires aux comptes sur les contributions volontaires gérées par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour l'année terminée le 31 décembre 1994,¹ en particulier celles qui portent sur des problèmes de gestion, notamment ceux que continue de poser l'insuffisance des contrôles de gestion sur les programmes exécutés par les partenaires opérationnels du Haut Commissariat;

2. Se déclare particulièrement préoccupée par la caractère persistant de divers problèmes et par le fait qu'il n'a pas été donné suite aux recommandations antérieures du Comité des commissaires aux comptes;

3. Prie le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés d'appliquer d'urgence les recommandations du Comité des commissaires aux comptes, en prenant en considération les vues exprimées par les Etats Membres et en tenant le Comité pleinement informé des mesures en cours d'application, et prie le Comité de lui faire rapport sur la question à sa cinquante et unième session;

4. Prié également le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés d'élaborer et de mettre en place d'urgence des procédures de nature à faciliter l'application efficace des recommandations du Comité des Commissaires aux comptes;

5. Prie le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés d'examiner sans tarder le contenu du rapport de vérification qui lui est présenté avant d'être publié, afin de s'assurer de la qualité des informations destinées aux Etats Membres;

6. Note avec satisfaction que le programme de travail pour 1996 récemment adopté par le Comité exécutif du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés à l'intention de son Comité permanent prévoit que le Haut Commissaire donnera suite de manière systématique aux observations et recommandations du Comité des commissaires aux comptes, en particulier celles qui concernent les problèmes liés aux partenaires opérationnels du Haut Commissariat;

7. Demande à nouveau au Secrétaire général et aux chefs de secrétariat des organismes, fonds et programmes des Nations Unies d'appliquer les normes comptables communes qu'elle a approuvées, et de donner suite aux recommandations spécifiques faites à ce sujet par le Comité

8. Prie le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés de modifier le terme « disponibilités », utilisé dans l'état II des états financiers vérifiés des contributions volontaires gérées par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés, ainsi que dans son annexe,² afin de corriger l'information financière qui y figure et de rendre compte plus exactement des ressources financières disponibles;

1 Ibid., cinquantième session, supplément No. 5 E (A/50/5 O/Add.5)

2 Documents officiels de l'Assemblée générale, cinquantième session, Supplément No. 5 E, (A/50/5/Add.5), chap. III, état II et annexe.