Rapport intérimaire sur les consultations relatives à la normalisation des rapports du HCR

EC/49/SC/CRP.7

1. Les consultations sur la normalisation des rapports du HCR se sont tenues le 9 décembre 1998 et le 21 janvier 1999. Les deux réunions ont été présidées par le Président du Comité exécutif, S.E. l'Ambassadeur Victor Rodríguez Cedeño (Venezuela). Le processus de consultations a été lancé suite à une suggestion des membres du Comité exécutif et du HCR au cours de la réunion du Comité permanent le 2 octobre 1998 pour discuter de la normalisation des rapports du HCR.

2. La proposition de consultations sur cette question a été faite dans le contexte de l'adoption par le HCR d'appels globaux et de rapports globaux sur ces programmes. A cet égard, il convient également de noter que le HCR soumet actuellement des rapports aux membres de son Comité exécutif et à ses donateurs par différents biais et sous différentes présentations, y compris une documentation sur la gestion et des rapports spécifiquement conçus pour les donateurs. Cela représente une lourde charge pour l'Organisation, tant au Siège que sur le terrain. Il faut de plus en plus de ressources pour répondre à ces exigences à un moment où l'Organisation essaie de faire face à une réduction des ressources. On espère que cette charge pourra être allégée moyennant un accord cadre entre les membres du Comité exécutif et l'Organisation concernant l'information requise et le calendrier des rapports. Pour que le rapport global (qui sera préparé pour la première fois en 1999 sur le programme de 1998) soit un document utile et remplace les rapports spécialement conçus pour les donateurs, le HCR doit veiller à ce qu'ils couvrent les domaines d'intérêt des membres du Comité exécutif.

3. Une proposition de rapport normalisé sur les programmes du HCR (2 décembre 1998) a été présentée à la première série de consultations. Ce document soumet une proposition générale pour avancer vers la normalisation des rapports et présente le contenu éventuel d'un rapport descriptif standard ainsi qu'une présentation pour un rapport financier standard. Un cycle des rapports, l'Appel global étant publié en novembre de l'année précédant le lancement du programme et le rapport global étant présenté en juin de l'année suivant la mise en oeuvre du programme a également été suggéré. Le document a également posé la question de savoir si un rapport intérimaire à la mi-année sera requis en août de l'année-programme annuel. Ce rapport a été présenté pour la première fois en 1998.

4. Concernant l'établissement de rapports sur la bonne gestion, la réunion de planification du Comité exécutif, le 8 décembre 1998, a déjà reconnu la nécessité d'un rapport intérimaire à mi-parcours couvrant les programmes mis en oeuvre dans l'année en cours aux fins de distribution en août. Compte tenu de la publication, à compter de 1999, de l'Appel global, le rapport global et le rapport intérimaire à mi-parcours, la réunion a décidé de supprimer la publication des examens régionaux à chaque réunion du Comité permanent, tout en maintenant et en étoffant les actualisations régulières des programmes et des fonds. L'examen du rapport global fera l'objet d'un point récurrent de l'ordre du jour à la réunion du Comité permanent de juin et le rapport intérimaire à mi-parcours sera discuté lors de la réunion de septembre du Comité permanent.

5. Au cours des consultations du 9 décembre 1998, les délégations se sont félicitées de la progression vers une normalisation des rapports du HCR et ont souligné la nécessité de renforcer l'efficacité du HCR et de rationaliser les procédures et la production de documents. Les délégations ont largement approuvé le cycle d'appels et de rapports suivants tout en soulignant l'utilité et donc le besoin d'un rapport intérimaire à mi-parcours :

• Appel global : novembre de l'année précédant le lancement des programmes

• Rapport global : juin de l'année suivant la mise en oeuvre du programme

• Rapport intérimaire à la mi-année : août de l'année de la mise en oeuvre du programme

• Actualisation des programmes et du financement : Chaque réunion du Comité permanent

Le contenu proposé du rapport descriptif standard (voir annexe I) et la Présentation d'un rapport financier standard (voir annexe II) ont fait l'objet d'un large consensus. En particulier, les délégations ont noté que le descriptif du contenu du rapport était complet et équilibré. Les délégations ont réitéré leur appui aux changements des documents sur la gestion déjà discutés lors de la réunion de planification du 8 décembre 1998, en particulier la suppression des examens régionaux. Les délégations ont estimé que les observateurs, en particulier la Commission européenne en tant que l'un des partenaires les plus importants du HCR, ayant besoin de rapports spécifiquement conçus à leur intention, devraient être invités à la prochaine série de consultations.

6. Si un large consensus s'est dégagé sur la nécessité de rapports normalisés, leur contenu et la date de leur publication (rapport global et rapport intérimaire à la mi-année) les commentaires spécifiques des délégations peuvent être ainsi résumés :

• L'accent sur la protection et les liens entre les activités de protection et d'assistance ont été fermement appuyés et les délégations ont souligné la nécessité d'accorder davantage d'importance à la protection dans les rapports du HCR.

• L'accent sur les femmes, les enfants, l'intégration des considérations relatives à l'appartenance sexuelle et l'information spécifique par âge et sexe de la population bénéficiaire ont été bien accueillis par les délégations.

• Les rapports doivent également porter sur les résultats enregistrés et se référer à l'impact, à l'expérience acquise et au potentiel de retrait du HCR.

• Les délégations ont estimé que le rapport intérimaire à mi-parcours constituera un instrument utile pour réévaluer les priorités au cours du deuxième semestre de l'année, y compris le financement, ce qui ajoutera de la valeur à la documentation fournie par le HCR jusqu'à présent.

Tout en se déclarant d'accord avec le contenu proposé du rapport, les délégations ont fait remarquer qu'il est plutôt ambitieux et ont noté que le respect de ces exigences demandera du temps et des efforts dans la mesure où le HCR doit revoir son système de rapports internes afin de veiller à ce que les informations requises soient fournies par le terrain.

• Il a également été reconnu que la qualité des rapports dépendra également du travail des partenaires d'exécution et que les déficiences des rapports des partenaires du HCR devront être examinées.

• Plusieurs délégations se sont référées aux règlements des différents pays concernant l'usage des contributions, qui entravent leur flexibilité et leur imposent de faire figurer leurs contributions dans le rapport.

• La conséquence de la nouvelle structure budgétaire, si elle est adoptée, pour les chapitres descriptifs et financiers des rapports devra être examinée.

7. Il a été convenu d'organiser une autre série de consultations le 21 janvier 1999 et d'inviter les délégations d'observateurs, y compris la Commission européenne. Le débat au cours de la deuxième série de consultations fera l'objet d'un rapport oral lors de la réunion de février du Comité permanent.

Annexe I : PROPOSITIONS RELATIVES AU CONTENU D'UN RAPPORT NORMALISE SUR LES PROGRAMMES DU HCR

• Contexte et environnement opérationnel

Fournit un rapport sur les changements dans le contexte global de l'évolution de la situation et son impact sur la raison d'être de l'intervention du HCR dans un pays ou dans une situation.

• Bénéficiaires de la protection et de l'assistance

Fournit, selon des critères d'âge et de sexe, une analyse des changements ou des faits nouveaux concernant les bénéficiaires du programme.

• Problèmes, perspectives et contraintes majeurs : changements de l'environnement opérationnel

Fournit une analyse des problèmes, perspectives et contraintes clés rencontrés par le programme concernant une population bénéficiaire sous l'angle de son évolution au cours de la période considérée et de l'impact du programme.

• Stratégie de protection et de solutions

Résumé le plan stratégique initial pour la population bénéficiaire au niveau sectoriel ainsi que des stratégies en la matière ainsi que les changements importants d'objectifs ou de stratégies au cours de l'année antérieure. La mise en oeuvre et les résultats de la stratégie initiale pour l'intégration des préoccupations liées à l'appartenance sexuelle et pour l'octroi de priorités aux droits et besoins spécifiques des femmes, des hommes et des enfants ainsi que des adolescents seront décrits. Une brève analyse de l'exactitude des hypothèses posées et de l'impact positif ou négatif sur la stratégie globale y figurera également.

• Progrès accomplis : Impact et exécution

Ce chapitre du rapport portera sur les projets spécifiques dans le cadre desquels une protection et une assistance ont été fournies sous les rubriques suivantes :

Impact : Sur la base des indicateurs de performance, un résumé des progrès accomplis, en particulier l'impact en matière de protection des activités d'assistance sur les bénéficiaires dans le contexte d'un pays (en général les Programmes généraux) ou un programme/situation (actuellement les Programmes spéciaux) sera fourni. L'apport de la présence et des activités du HCR sera souligné. Une description plus détaillée des activités et de l'impact par secteur suivra, toujours dans le contexte des objectifs en matière de protection et de la raison d'être des activités avec une référence spécifique à l'impact différent sur les bénéficiaires hommes et femmes; en particulier, la mesure dans laquelle les objectifs et les résultats escomptés ont été accomplis dans le cadre du programme; la mesure dans laquelle l'intervention du HCR et de ses partenaires a eu l'effet escompté pour améliorer le bien-être des bénéficiaires en matière de protection et de couverture des besoins élémentaires.

Exécution : Décrit secteur par secteur la mesure dans laquelle la stratégie de mise en oeuvre au plan des activités devant être mises en oeuvre par le HCR et ses partenaires a été correctement mise en oeuvre. En outre, une information sur la participation des femmes réfugiées à la gestion et à la distribution des produits de base sera également fournie. Au cas où les activités prévues ne seraient pas mises en oeuvre, des explications seront données, par exemple lorsque les activités ont été retardées par l'absence ou la réception trop lente des fonds nécessaires.

• Enregistrement massif de réfugiés par âge et sexe

Une information spécifique sur les opérations d'enregistrement qui ont eu lieu au cours de la période considérée sera fournie : l'endroit de l'enregistrement, la population bénéficiaire, les chiffres avant et après l'enregistrement, le principal objectif de l'opération d'enregistrement et le type de documents publiés. La méthodologie utilisée, les contraintes rencontrées, le système visant à vérifier et à actualiser les données démographiques, le lien entre les données de l'enregistrement et la distribution des articles alimentaires et non alimentaires ainsi que les activités liées à l'éducation, aux services communautaires, à la formation et à la génération de revenus, seront décrits.

• Femmes

Fournit une description de la politique, y compris une stratégie d'intégration des besoins des différentes personnes par appartenance sexuelle, ainsi que les résultats et l'impact des mesures spécifiques prises pour veiller à ce que le programme réponde aux besoins et au potentiel des femmes et se penche sur les inégalités entre les bénéficiaires hommes et femmes au niveau de l'accès à la protection et à l'assistance.

• Enfants et adolescents

Fournit une description de la stratégie globale dans l'octroi de priorités aux enfants et aux adolescents, y compris l'intégration de leurs besoins dans les programmes ainsi que les résultats et l'impact des mesures spécifiques prises pour veiller à ce que les besoins et les droits en matière de protection, d'assistance et d'éducation soient couverts.

• Bénéficiaires ayant des besoins spéciaux

Fournit une description des résultats de l'impact des mesures spécifiques prises pour veiller à ce que les besoins spéciaux des bénéficiaires soient couverts.

• Préoccupations en matière d'environnement

Décrit les résultats et l'impact des mesures mises en oeuvre pour veiller à ce que les critères relatifs à l'environnement aient été pris en compte dans la planification et l'exécution des programmes afin de prévenir ou alléger les dommages à l'environnement et de le réhabiliter.

• Perspectives de solutions

Analyse les résultats des mesures spécifiques prises pour parvenir à des solutions durables.

• ONG, PARinAC et création de capacités

L'état des relations entre le HCR et la communauté des ONG, y compris les mécanismes de coordination ainsi que l'impact des efforts du HCR et de ses partenaires pour doter les bénéficiaires et les partenaires (essentiellement locaux) des capacités nécessaires au sein de l'opération, par exemple l'analyse et la description de programmes de formation pour les partenaires d'exécution et des activités visant à promouvoir la participation des femmes et à accorder une priorité aux problèmes des enfants.

• Coopération interinstitutions

Fournit une évaluation de la façon dont la coopération interinstitutions s'est déroulée, les résultats de la coopération interinstitutions au plan de l'amélioration et de l'efficacité de l'exécution du programme.

• Structure et impact de la présence du HCR

Fournit une analyse de la présence du HCR au sein de l'opération, y compris un équilibre entre les sexes. Examine son adéquation au plan de la mise en oeuvre d'une stratégie pour la population bénéficiaire. Décrit également les fonctions de protection, de suivi, de coordination du HCR budgétisées en termes de dépenses d'exécution du programme dans la mesure où il s'agit d'une fonction clé de l'Organisation. L'impact de la présence du HCR dans le pays sera également décrit.

• Potentiel de retrait du HCR

Analyse le potentiel de réduction de l'intervention du HCR et de son éventuel retrait, par exemple en raison des réalisations du programme ou de la prise en charge de responsabilités par d'autres acteurs et/ou donateurs. Dans toute la mesure du possible, un calendrier provisoire pour le retrait du HCR sera indiqué.

• Leçons tirées

Fournit une description de l'expérience acquise dans le contexte du programme au cours de la période considérée sous les angles suivants :

• adéquation des objectifs;

• composition de la population bénéficiaire et évaluation de leur participation au programme;

• stratégie de mise en oeuvre au plan de la présence du HCR, du choix des partenaires et de leur intervention dans le programme, de la création des capacités, du partenariat, de la planification du travail, etc.;

• intégration de la participation et accès à la protection et à l'assistance ainsi que les besoins des femmes en tant que priorité politique;

• intégration des droits et des besoins des enfants en tant que priorité politique;

• intégration des préoccupations au niveau de l'environnement en tant que priorité politique;

• problèmes rencontrés, y compris facteurs échappant au contrôle du HCR, et efforts pour y remédier;

• expérience générale pouvant être utile dans des programmes similaires.

Annexe II

PROPOSITION DE PRESENTATION DE RAPPORT FINANCIER PAR FONDS OU PAYS

L'objectif d'une présentation plus claire du rapport financier est de ventiler l'information actuellement contenue dans les comptes publiés selon le type retenu pour l'Appel global. La présentation figurant en annexe représente l'état actuel de la réflexion en la matière.

Depuis la présentation faite lors des consultations du 9 décembre 1998, le chapitre « aperçu du programme » a été amendé pour inclure les rubriques « recettes provenant de contributions » et « total des fonds disponibles », ces deux rubriques étant assorties de renvois aux chiffres publiés dans les comptes annuels. Comme l'ont demandé certaines délégations, les recettes provenant de contributions seront également présentées dans le rapport financier ventilé pour indiquer les montants reçus de chaque donateur comme l'exemple ci-joint le montre.

Il convient de noter que le montant indiqué sous « contributions » est le montant annoncé par le donateurs et que la rubrique « recettes » représente le montant retenu dans les comptes du HCR pour l'année en cours après l'application du Règlement financier. La rubrique « recettes » peut inclure les montants de contributions versées au cours de l'année précédente et les montants de contributions versées au cours de l'année actuelle peuvent ne pas être inclus dans les recettes de l'année en cours.

Il reste quelques problèmes techniques concernant la manière de donner certaines informations sur les comptes selon la présentation indiquée et des solutions sont actuellement à l'étude. Elles pourraient éventuellement entraîner des changements mineurs au niveau de la présentation.

(Note de l'éditeur : tableaux statistiques ne figurent pas dans cette version en ligne.)