Suivi de l'audit : Gestion des Achats et des Actifs

EC/48/SC/CRP.5

Description : 10ème réunion

SUIVI DE L'AUDIT : GESTION DES ACHATS ET DES ACTIFS

I. INTRODUCTION

1. Ce rapport actualise le suivi donné par le HCR aux mesures prises ou proposées en réponse aux recommandations contenues dans le Rapport du Comité des Commissaires aux comptes à l'Assemblée générale sur les comptes des fonds de contributions volontaires administrés par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour la période terminée le 31 décembre 1996 (A/AC.96/885), relatives à la gestion des achats et des actifs.

II. ACHATS

2. Recommandation 10 j) : Le Comité recommande de poursuivre les progrès réalisés dans la réception des plans annuels d'achats des bureaux extérieurs en les obtenant de bureaux encore plus nombreux (voir par. 76).

3. Pour replacer dans son contexte la réponse à cette recommandation, il convient de remarquer que, chaque automne, dans le cadre de son opération de programmation annuelle, tous les délégués et chefs de mission sur le terrain sont invités à soumettre un plan d'achats anticipé pour l'année qui suit. Le plan d'achats annuel a pour but de fournir à la Section de l'approvisionnement et du transport (SAT) au Siège une information sur les besoins escomptés au plan du volume ou de la valeur inhérents aux dispositifs d'achats spéciaux. Le SAT utilise ces données pour décider de renouveler ou non des accords-cadres en matière de prix ou pour inclure d'autres articles. L'Actualisation sur les achats internationaux donne une description complète de ces dispositifs (EC/47/SC/CRP.33).

4. Les plans d'achats fournissent au SAT sa seule occasion officielle d'identifier les achats importants qui seront effectués par un bureau extérieur ou par un partenaire d'exécution. L'information permet au personnel du SAT responsable des achats d'entamer un dialogue avec les collègues du terrain pour convenir de la stratégie d'achat la plus efficace et la plus rentable. L'information peut également permettre au SAT de chercher de nouveaux fournisseurs ou d'élaborer de nouvelles spécifications pour les marchandises que le terrain ne connaît pas. Le SAT a réalisé des économies importantes en temps et en argent sur les achats ainsi prévus.

5. Les plans d'achats annuels n'entraînent pas un processus d'achat spécifique. L'évolution des programmes, l'examen des opérations régionales et la situation financière au cours d'une année particulière ou dans le cadre d'un programme spécifique peuvent modifier de façon importante le volume et la nature des besoins qui avaient été prévus quelques mois avant la nouvelle année programme. Tous ces facteurs peuvent expliquer un écart important entre les achats prévus et les achats effectués. Alors que le HCR envisage sérieusement de revoir son processus d'achats dans le cadre du projet de chaîne d'approvisionnement, les plans constituent aujourd'hui une stratégie de planification permettant de déterminer les secteurs prioritaires sur lesquels il convient de focaliser la planification des achats à long terme.

6. Au cours d'une année donnée, le SAT procédera à des achats internationaux dans le cadre des programmes du HCR dans 65 à 70 pays, c'est-à-dire dans un peu plus de la moitié des bureaux du HCR. Ce chiffre est resté relativement stable malgré la réduction importante de la valeur des achats internationaux, surtout depuis 1995. La valeur des achats réels pour les différents programmes nationaux va de plusieurs centaines à des dizaines de millions de dollars. Les programmes du HCR sont, de par leur nature, dynamiques. Des bureaux s'ouvrent, d'autres ferment, et les programmes évoluent en fonction de la situation des réfugiés tant au plan local que régional. En conséquence, le nombre de bureaux censés présenter des plans d'achats ne reste pas constant et, de fait, un certain nombre de bureaux extérieurs, particulièrement en Europe occidentale, centrale et dans les Amériques, ne soumettent en général aucune demande d'achats.

7. Depuis 1993, les vérificateurs extérieurs des comptes ont fait de nombreux commentaires sur les plans d'achats annuels. Au début de cette période, le SAT recevait, au mieux, moins de 22 % des plans anticipés de la part des bureaux extérieurs. Compte tenu du petit nombre de réponses et en l'absence d'une raison d'être évidente, l'opération de programmation pour 1995 supprimait l'exigence des plans. Au cours de cette période, toutefois, le HCR a élaboré des stratégies et des dispositions nouvelles pour améliorer la réponse aux besoins du terrain. Il convient de citer, à cet égard, le Stock d'urgence central d'Amsterdam, la conclusion d'accords-cadres pour des articles d'urgence clés et la reconnaissance de ce que les achats effectués par les bureaux extérieurs et les partenaires d'exécution constituent des domaines où une rationalisation et une professionnalisation s'imposent. La contribution des plans d'achats annuels ne saurait être remise en question dans chacun de ces domaines.

8. Les instructions pour les plans d'achats contenues dans l'opération de programmation de 1996 ont été considérablement révisées pour tenir compte de la révision des besoins. Le SAT a également pris l'initiative d'un programme strict de suivi pour en assurer la mise en oeuvre. Les résultats ne se sont pas fait attendre. Cette année-là, 37 pays ont soumis des plans d'achats, ce qui représente plus de la moitié du total escompté. Des améliorations ont été apportées aux instructions contenues dans l'opération de 1997. En réponse, 55 plans, soit approximativement 85 %, ont été présentés. Pour 1996 et 1997, 15 pays supplémentaires ont confirmé qu'ils ne prévoyaient aucun achat. De nouveaux changements, sur la base de l'expérience acquise au cours des années précédentes, ont été apportés aux plans d'achats pour 1998. Pris dans leur ensemble, ces changements ont facilité la préparation des plans de la part du personnel de planification et ont amélioré la qualité des informations reçues. Conjuguée avec le suivi habituel, cette tendance positive devrait se confirmer.

9. Lorsqu'il aura intégralement mené à bien le projet relatif à la chaîne d'approvisionnement au cours de l'année 2001, le HCR aura intégralement mis en oeuvre la recommandation des vérificateurs des comptes.

III. GESTION DES ACTIFS

10. Recommandation 10 m) : Le système MINDER devrait rendre possible le transfert électronique des données du système d'achats sur le système de gestion des actifs (voir par. 107).

11. Comme il est indiqué dans les Mesures prises ou proposées en réponse aux recommandations du rapport du Comité des commissaires aux comptes à l'Assemblée générale sur les comptes des fonds de contributions volontaires administrés par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour la période terminée le 31 décembre 1996 (A/AC.96/885/Add.1), présentées à la quarante-huitième session du Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire, le HCR s'emploie actuellement au renouvellement de ses systèmes intégrés au Siège et sur le terrain et se montre réticent à investir des fonds supplémentaires pour l'amélioration des systèmes actuels (MINDER) en raison de leur remplacement par les nouveaux systèmes prévus. L'objectif de la recommandation d'audit est, toutefois, reconnu et a été intégré dans les plans du HCR concernant ces nouveaux systèmes. Ils autoriseront le transfert électronique des données du système d'achat au système de gestion des actifs. Les travaux actuels sur le projet de chaîne d'approvisionnement (y compris les achats) incluront l'aspect logistique des actifs du HCR. Le nouveau système d'information financière et de gestion couvrira les actifs du HCR du point de vue financier. Lorsque les nouveaux systèmes seront en place, la recherche des actifs sera grandement facilitée.

12. Pour élaborer les systèmes de gestion de ces actifs (projet de chaîne d'approvisionnement), le HCR tient compte du système récemment mis au point par le Département des opérations de maintien de la paix.

13. Recommandation 10 n) : L'inventaire physique de tous les biens, y compris de ceux qui ne sont pas enregistrés dans le système, doit être mené à bien dans les meilleurs délais (voir par. 113).

14. Afin de mettre en oeuvre cette recommandation, des lecteurs de codes barres ont été envoyés aux bureaux extérieurs en août 1997, accompagnés de la mise à jour la plus récente du logiciel de MINDER. Les retards pris dans l'expédition de ces lecteurs de codes barres sur le terrain sont dus à des difficultés techniques tenant au logiciel et au matériel. Les formalités douanières ont causé des retards supplémentaires dans certains pays. Dans ces pays, l'importation d'équipements électroniques n'est possible que sur présentation de certificats d'exemption établis par les services gouvernementaux compétents.

15. La vérification physique des actifs au Siège a commencé au début de décembre 1997 dans le cadre de la clôture des comptes de fin d'année. Les bureaux extérieurs font l'inventaire des biens recensés dans le système MINDER. Les résultats consolidés de cette opération seront connus au début du deuxième trimestre de 1998.