Suivi de l'audit gestion financière et gestion du programme

EC/49/SC/CRP.18

I. INTRODUCTION

1. Ce document de séance actualise la suite donnée par le HCR aux mesures prises ou proposées suite aux recommandations contenues dans le Rapport du Comité des Commissaires aux comptes à l'Assemblée générale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires gérées par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour l'exercice terminé le 31 décembre 1997 (A/AC.96/901) relatif à la gestion des finances et à la gestion des programmes. Il convient de lire ce rapport parallèlement à la réponse initiale du HCR aux recommandations du Comité des Commissaires aux comptes (A/AC.96/901/Add.1) telle que présentée à la quarante-neuvième session du Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire. Les commentaires ci-après se fondent sur ceux qui sont contenus dans ce document.

II. GESTION FINANCIERE

2. Recommandation 11 a) : Le Comité demande à l'Administration de revoir la méthode actuellement appliquée à la comptabilisation des recettes de sorte que les politiques et les graphiques comptables du HCR soient conformes aux normes comptables du système des Nations Unies (A/AC.96/901, par. 16).

3. Il est important de rappeler que le HCR a reçu l'appui du Comité exécutif concernant la pratique couramment suivie pour comptabiliser les recettes et que le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a fait part au Haut Commissaire de ses réserves, à l'exception de la comptabilisation des recettes au titre des fonds fiduciaires du HCR, lorsqu'une base de comptabilisation en espèces a été recommandée.

4. Le CCQAB croit en outre que c'est, en fait, la définition actuelle des programmes du HCR qui a incité le Comité des Commissaires aux comptes à soulever cette question. Dans son récent rapport sur le budget révisé pour 1998 et les estimations initiales pour 1999 concernant l'Office du Haut Commissaire (A/53/513), le CCQAB a présenté des recommandations sur la nouvelle classification des programmes du HCR qui, si elles sont approuvées, résoudraient la question soulevée par le Comité des Commissaires aux comptes.

5. Le HCR a entamé une discussion approfondie à ce sujet avec différents organes des Nations Unies. La distinction entre les Programmes spéciaux et les fonds fiduciaires et les définitions y afférentes doivent être revues en consultation avec les donateurs avant d'apporter une modification importante à la politique comptable. Les conséquences pratiques pour l'exécution du programme devront être prises en considération pour permettre aux donateurs de modifier leur propre procédure d'octroi de fonds au HCR. Il pourrait être difficile d'envisager une modification importante de la politique comptable sans préparation adéquate, dans la mesure où cette nouvelle politique aura des conséquences pratiques.

6. Il convient d'observer que le Comité consultatif pour les questions administratives (questions financières et budgétaires) (CCQA(FB)) a établi un groupe de travail chargé d'étudier, entre autres, les normes comptables du système des Nations Unies concernant l'enregistrement des contributions volontaires et la réconciliation des recettes et des dépenses. Le groupe de travail se réunira en juin 1999 et présentera un rapport à la session d'août 1999 du CCQA(FB). Il ne semble pas judicieux à ce stade pour le HCR de modifier une pratique cohérente et longue de plusieurs années pour adopter des règles actuellement à l'étude au sein du CCQA. Toutefois, la direction du HCR se conformera aux normes comptables du système des Nations Unies concernant la comptabilisation des recettes dès que ces dernières seront reconfirmées ou amendées. La mise en oeuvre d'une solution intérimaire serait préjudiciable à la transparence due aux donateurs et à l'ajustement des systèmes.

7. Recommandation 11 b) : Le Comité demande à l'Administration de revoir et d'annuler au moment opportun les engagements qui ne sont plus nécessaires (A/AC.96/901, par. 32).

8. Le niveau des engagements non liquidés n'a cessé de diminuer et à la fin de 1998, le montant figurant dans les comptes du HCR a accusé une nouvelle baisse, s'établissant à 13,6 pour cent du montant total des engagements, par rapport aux 14,1 pour cent en 1997 et 17,3 pour cent en 1996.

9. En 1998, les efforts déployés pour ramener le montant des engagements non liquidés à un niveau acceptable se sont traduits par les mesures suivantes : la publication par le Contrôleur et les services financiers de rappels réguliers aux sections responsables de la mise en oeuvre des projets et la communication d'instructions strictes à tous les bureaux en fin d'année concernant la rétention d'engagements non liquidés. La rétention de fonds doit reposer sur l'existence de pièces justificatives valables et fiables. A cet égard, il est important de noter qu'un certain pourcentage des fonds retenus en fin d'année ont pour but de couvrir des dépenses administratives sur une période de douze mois, conformément à l'article 4 et aux dispositions 4 3 et 4 4 du Règlement financier des Nations Unies. En conséquence, tout engagement antérieur non liquidé au cours de l'exercice considéré est automatiquement annulé à la fin de l'année.

III. GESTION DU PROGRAMME

10. Recommandation 11 c) : Le Comité recommande à l'Administration de veiller à ce que les rapports de suivi des sous-projets soient présentés en temps voulu et à ce que des fonds ne soient décaissés aux partenaires opérationnels que lorsque cela est nécessaire (A/AC.96/901, par. 43).

11. Une base de données concernant les organisations non gouvernementales (ONG) a été établie et contient des données sur plus de 600 ONG avec lesquelles le HCR entretient des contacts. La base de données sera maintenue et actualisée en fonction des besoins. Les informations contenues dans cette base sont à la disposition du personnel du HCR au Siège et sur le terrain lorsqu'ils ont des questions sur les rapports financiers et les activités antérieures des ONG partenaires du HCR. Le siège de ces agences a été informé que le HCR a consolidé cette information et qu'elle peut être utilisée pour prendre des dispositions de mise en oeuvre des programmes futurs. Les bureaux extérieurs ont également été informés que certaines organisations n'ont pas assumé leurs responsabilités en matière de fourniture d'informations pour cette base de données, et ont été invités à ne pas effectuer de versements ultérieurs à ces institutions. Selon qu'il convenait, aucun paiement supplémentaire n'a été versé dans ces cas.

12. En outre, le 29 janvier 1999, le HCR a publié une révision du paragraphe 6 5 du chapitre 4 (gestion des programmes et des projets) du Manuel du HCR, en confiant davantage de responsabilités aux délégués du HCR dans les pays afin qu'ils prennent les mesures adéquates pour soumettre en temps voulu les rapports de suivi financier des sous-projets des partenaires d'exécution et afin qu'ils veillent à ce que les fonds ne leur soient décaissés que lorsque le besoin s'en fait sentir.

13. En 1999, le HCR entend mettre à jour ses systèmes pour permettre la recherche des dates de présentation des rapports de suivi des projets financiers de l'année antérieure pour éviter toute accumulation de travail due à des soumissions tardives.

14. Recommandation 11 d) : Le Comité recommande au HCR de suivre de plus près le calendrier d'exécution des projets, en particulier les projets pour lesquels le facteur temps est critique (A/AC.96/901, par. 58)

15. Comme il a déjà été expliqué, la capacité des bureaux du HCR de mettre intégralement en oeuvre les projets annuels tels que budgétisés initialement souffre, en général, plus des conditions qui prévalent sur le terrain et de la réception de fonds en temps voulu que de l'évaluation irréaliste des besoins ou d'une budgétisation erronée. Néanmoins, les contraintes financières auxquelles le HCR se trouve confronté se sont traduites par une légère réduction des budgets dans la plupart des opérations. La réduction des dotations budgétaires initiales se traduit fréquemment par un meilleur taux d'exécution et on s'attend à ce qu'en 1999, les dépenses soient plus proches du niveau budgétaire approuvé (ou amendé) que lors des années précédentes.

16. Les procédures d'établissement d'autorisation et d'expédition des lettres d'instruction aux bureaux sur le terrain ont été simplifiées en 1997. Les retards parfois enregistrés dans la mise au point des lettres d'instructions pour les Programmes spéciaux sont davantage dus à l'indisponibilité de fonds pour un programme particulier qu'à des problèmes de circulation interne.

17. Recommandation 11 e) : le Comité recommande à l'Administration de prendre sans tarder des mesures efficaces pour rassembler des statistiques adéquates ventilées par sexe et par âge pouvant être utilisées pour la formulation de programmes en faveur des femmes (A/AC.96/901, par. 64).

18. Comme il a déjà été dit dans la réponse initiale du HCR au Comité des Commissaires aux comptes, les statistiques ventilées par sexe et par âge ainsi qu'en fonction de différents autres paramètres, sont recueillies à l'échelle mondiale et utilisées au niveau du terrain pour planifier, mettre en oeuvre, suivre et évaluer les besoins de programme, y compris pour les femmes, les enfants et d'autres groupes ayant des besoins spécifiques.

19. Dans le cadre des instructions de programmation pour 1999, tous les bureaux sur le terrain ont été invités à présenter un rapport sur les progrès accomplis dans le domaine de l'enregistrement des réfugiés, un instrument important pour recueillir des statistiques démographiques ainsi que pour planifier et budgétiser les activités futures d'enregistrement. En outre, le HCR s'efforce de nouer des partenariats dans les secteurs public et privé pour renforcer les activités d'enregistrement lors d'opérations particulières. En outre, il est prévu d'intégrer une formation à l'enregistrement à d'autres programmes de formation, pour s'assurer que davantage de fonctionnaires acquièrent les connaissances de base en la matière. Enfin, l'opération d'établissement de rapports annuels sur les statistiques, conduite en 1998, a permis de créer plusieurs bases de données globales, y compris une ventilée par sexe et par âge, ce qui a renforcé la capacité du HCR de planifier, de mettre en oeuvre, de suivre et d'évaluer ses opérations sous l'angle de l'appartenance sexuelle et de la classe d'âge au niveaux local, régional et global.

20. Recommandation 11 f) : Le Comité recommande au HCR d'encourager tous les bureaux extérieurs à donner suite à la demande du Haut Commissaire pour que celui-ci puisse évaluer en détail les activités à réaliser et les ressources à mobiliser afin de mettre en oeuvre le Rapport Machel sur les enfants réfugiés (A/AC.96/901, par. 69).

21. Environ 75 pays ont présenté des rapports de suivi suite au mémorandum de juin 1998. Dans les rapports intérimaires, de nombreux bureaux ont indiqué que, suite au déficit financier de 1998, ils avaient dû réduire leur budget opérationnel, réduisant à ce moment-là, entre autres, les activités liées à l'étude Machel. Dans les instructions de programmation publiées en 1999, les délégués se sont vu rappeler la priorité attachée par le Haut Commissariat à l'intégration des activités en faveur des enfants et des adolescents réfugiés. Les présentations des bureaux extérieurs sont actuellement à l'étude.

22. L'appui aux initiatives en faveur des enfants et des adolescents réfugiés a essentiellement reposé sur les contributions affectées de certains donateurs. Sur la contribution de 4,23 millions de dollars des Etats-Unis, reçue en juillet 1998, 86 pour cent sont allés aux activités intégrées aux programmes par pays du HCR et 14 pour cent aux activités élaborées pour faire face aux nouveaux besoins identifiés et pour appuyer le partenariat entre le HCR et les ONG sur les questions relatives aux enfants. Cette contribution a couvert les activités liées à l'étude Machel en Asie centrale, dans la Communauté d'Etats indépendants, la Corne de l'Afrique, l'Afrique occidentale et la région des Grands Lacs. D'autres contributions du Danemark, de la Norvège, de la Suède et des Etats-Unis ont également permis au Haut Commissariat de déployer davantage d'efforts pour mettre en oeuvre la stratégie de suivi de l'étude Machel, y compris l'établissement de quatre postes d'administrateur régional chargé de la politique concernant les enfants réfugiés, le programme de formation à l'action pour les droits de l'enfant et les initiatives pour la résolution des conflits et l'éducation pour la paix.

23. Des progrès importants ont été accomplis concernant le programme de formation de l'action pour les droits de l'enfant. Quatre ateliers régionaux et un atelier de formation des formateurs ont été organisés sous les auspices du projet d'Action pour les droits de l'enfant en 1998 et treize modules de formation sur les droits de l'enfant ont été élaborés (publiés au début de 1999). Afin de faciliter la mise en oeuvre et le développement du projet, il a été décidé de se concentrer sur les quatre régions disposant d'un administrateur chargé de la politique régionale concernant les enfants : la Corne de l'Afrique, la Communauté d'Etats indépendants, l'Asie centrale et l'Afrique occidentale. A ce jour, en 1999, trois ateliers de formation des formateurs ont eu lieu dans le cadre du programme de formation d'Action pour les droits des enfants.

24. Concernant l'initiative relative à l'éducation pour la paix, ce programme a été lancé et développé au Kenya (Dadaab et Kakuma) où il a été intégré au programme d'éducation régulier dans les camps de réfugiés. L'éducation pour la paix a été introduite dans le programme d'éducation non institutionnalisé. Les activités conduites dans le cadre de ce programme incluent les groupes de travail sur l'éducation dans chacun des camps, les ateliers communautaires (12 au total), les programmes de sensibilisation du public et les expositions d'art. Des matériaux d'enseignement et d'apprentissage ont également été mis au point. Le programme d'éducation pour la paix devrait graduellement couvrir d'autres pays.

25. Recommandation 11 g) : Le Comité recommande à l'Administration de mettre au point un système complet de suivi et d'évaluation pour veiller à la bonne application de la politique du HCR en matière d'environnement (A/AC.96/901, par. 75).

26. Le groupe chargé de l'environnement a conduit une étude en novembre 1998 en envoyant un questionnaire sur la gestion des questions de l'environnement dans les situations de réfugiés, de rapatriés et de personnes déplacées à l'intérieur du territoire et l'a envoyé au bureau extérieur concerné. Les réponses des bureaux extérieurs ont été recueillies et les bureaux qui ont besoin d'une assistance du Siège ont été identifiés.

27. La formation du HCR et du personnel des partenaires d'exécution en matière de gestion de l'environnement dans le cadre des opérations pour les réfugiés a officiellement commencé. Des ateliers régionaux ont été organisés en octobre 1998 à Addis Abeba, pour les opérations dans la Corne de l'Afrique et l'Afrique orientale ainsi qu'en avril 1999 à New Delhi pour les opérations dans le sud et le sud-est de l'Asie.

28. Des efforts sont actuellement déployés pour améliorer le suivi et l'évaluation de la situation en matière d'environnement dans les opérations sur le terrain. Le recueil systématique de données sur l'environnement a lieu dans différents pays utilisant le système d'information géographique ainsi que les images satellites et le système de localisation universel (GPS). Des indicateurs en matière d'environnement permettant de mieux suivre et évaluer la situation sont testés au Soudan et prochainement en République-Unie de Tanzanie.

29. Il est prévu de préparer un rapport global sur la mise en oeuvre de la politique de l'environnement à la mi-année en utilisant les résultats de l'étude ainsi qu'en effectuant des missions dans les pays ayant besoin d'une évaluation plus précise du Siège.

30. Dans la restructuration de la Division de l'appui opérationnel, l'ancienne section de l'environnement a été fusionnée avec la Section des services de l'environnement et de l'ingénierie nouvellement créée. A compter de la mi-juin 1999, le chef de cette section sera responsable de la coordination de la politique sur les questions de l'environnement, y compris de la mise en oeuvre de cette recommandation.

31. Recommandation 11 h) : Le Comité recommande à l'Administration de faire sans tarder le nécessaire pour achever l'installation du système MANDER dans tous les bureaux extérieurs et veiller à la mise en oeuvre de toutes les fonctions du système de sorte que la comptabilité reflète avec exactitude tous les avoirs du HCR ainsi que ceux qui sont détenus par les partenaires opérationnels et pour améliorer le contrôle exercé sur les avoirs (A/AC.96/901, par. 90).

32. Des données sur la gestion des avoirs et le système de recherche sont mises à la disposition de tous les bureaux du HCR. A compter du 31 décembre 1998, 108 bureaux extérieurs, soit 86 pour cent du total des bureaux, ont envoyé des données au Siège aux fins de consolidation. Dans le cadre de la première phase des activités visant à mettre en oeuvre intégralement le système MANDER, deux équipes de travail ont été envoyées en Zambie, en Angola, en République-Unie de Tanzanie et au Soudan. Le système MANDER a été mis en place dans tous les pays visités complétant ainsi l'inventaire des avoirs et la fourniture d'une formation en cours d'emploi. La direction passe actuellement en revue les conclusions de la mission et cherche les moyens de concevoir la méthode la plus efficace pour achever la tâche de gestion des avoirs d'ici à la fin de l'année. Le 26 mars 1999, une instruction interne a été publiée sur les comités de gestion des avoirs incluant la création de comités de gestion des avoirs régionaux ainsi que des principes directeurs détaillés pour les comités locaux régionaux et centraux de gestion des avoirs.

33. Recommandation 11 i) : le Comité recommande au HCR de veiller à ce que tous les systèmes soient testés pour déterminer s'ils pourront fonctionner comme il convient après l'an 2000, et ce suffisamment à l'avance pour pouvoir remédier à tout problème éventuel (A/AC.96/901, par. 99).

34. Pour le passage à l'an 2000, les mesures suivantes ont été prises :

a) Ordinateurs individuels et réseaux

35. Les serveurs sur le terrain ont reçu une version compatible pour l'an 2000 de Novell Netware (NW 3.2) et les configurations ont été vérifiées et mises à jour selon les besoins. Afin d'assurer le passage à l'an 2000, quatre bureaux extérieurs devront recevoir un matériel adéquat. Les bureaux extérieurs ont été invités à acheter cet équipement. Sur un total de 80 bureaux sur le terrain, 46 ont répondu au rappel demandant l'achat de nouveaux serveurs de courrier électronique. Un troisième rappel concernant l'achat de nouveaux serveurs de courrier électronique est envoyé aux autres bureaux extérieurs. Ces bureaux sont également invités à moderniser la configuration de leur poste de travail et à mener à bien d'autres vérifications pour le passage à l'an 2000. Un troisième rappel est envoyé à d'autres bureaux extérieurs par le biais des bureaux régionaux et de la Section du budget pour souligner la nécessité de commander de nouveaux équipements.

36. Tous les postes de travail au Siège ont été vérifiés et les configurations nécessaires ont été actualisées au 31 mai 1999.

37. Le matériel et le logiciel de l'ensemble du réseau LAN est testé lors des séances de vérification régulières tout comme l'infrastructure des réseaux. Le logiciel de réseau est vérifié et les logiciels non conformes sont remplacés. Les progrès dans ce domaine ont été ralentis par l'opération au Kosovo qui requiert la disponibilité permanente du réseau et du courrier électronique, ce qui ne permet que les opérations essentielles d'entretien.

b) Systèmes centraux et systèmes PC/LAN

38. Le Centre de calcul international a installé un système apte au passage à l'an 2000 et a fixé la date limite de septembre 1999 pour que toutes les organisations se convertissent à ce nouvel environnement. Les applications du HCR sont déjà testées dans cet environnement et ont, pour la plupart, été mises en conformité pour le passage à l'an 2000. Le HCR prévoit d'adopter le système central IOS3 avant septembre 1999 et espère que la dernière application sera achevée avant cette date limite.

39. Toutes les applications qui ont été mises au point au sein de l'Organisation ont été vérifiées pour assurer leur conformité. Dans de nombreux cas, cela a impliqué la migration des applications au niveau approprié de logiciels de bureau.

40. La Section de développement des systèmes centraux a effectué un inventaire des équipements utilisés au Siège et a demandé aux vendeurs de fournir une déclaration de conformité au passage à l'an 2000. Si nécessaire, les applications seront modernisées pour être conformes ou seront remplacées par d'autres équipements.

c) Systèmes de terrain

41. La version compatible du système financier FMIS/terrain a été mise au point. Elle sera installée dans tous les bureaux extérieurs à partir de juin 1999, opération qui devrait être achevée à la fin du troisième trimestre de 1999. La version compatible de MANDER est disponible depuis juillet 1998. Quelques améliorations seront apportées à partir de juillet 1999, le déploiement sur le terrain devant être achevé à la fin du troisième trimestre de l'année. La version compatible du plan d'assurance médicale a été déployée sur le terrain. Les systèmes de terrain standard restants sont conformes, soit le système d'enregistrement basé sur le terrain, l'enregistrement des cas individuels, le système de rapports de situation, le système de recherche des biens, le système de surveillance des engins à moteur et le module de suivi de l'acheminement.

d) Intranet

42. Une liste complète des 50 applications et équipements utilisés pour le développement de l'Intranet a été dressée. Sur l'ensemble de ces programmes, la plupart sont conformes dans leur version actuelle. Des systèmes destinés à leur modernisation ont été achetés pour permettre leur compatibilité. Un certificat de compatibilité a été obtenu de l'entrepreneur chargé de la nouvelle conception du site. La clientélisation du site Intranet est actuellement très limitée, ne fait aucun usage du traitement de la date et sera en tout état de cause remplacée par des équipements commerciaux avant la fin du troisième trimestre de 1999.

e) Télécommunications

43. Tous les équipements de télécommunication ont été vérifiés et ont tous fait l'objet de déclarations de conformité ou vont prochainement le faire. Pour la plupart des applications, ce n'est qu'une formalité dans la mesure où aucun des équipements radios utilisés à ce jour par le HCR n'a de composantes ou de fonctions tributaires du temps ou de la date. Le seul système de communication identifié comme non conforme est le HQPABX. Les travaux nécessaires ont été effectués et le PABX est désormais conforme.