Mobile registration refers to a time-bound registration activity taking place outside the usual operational base, site or UNHCR Office. Its purpose is to facilitate access to UNHCR registration and protection activities for persons of concern who are unable to approach the Office or registration site. A mobile registration activity may be small scale, as in the case of registration outreach to persons of concern in detention, hospital, home visit, etc., or it may be larger scale, as in the case of mass intake of those who have disadvantaged access to the registration location. Depending on the context, large-scale mobile registration may be carried out in a dedicated temporary registration centre, or it could take a low-visibility, shelter-by-shelter approach.

A mobile registration activity may also be conducted as a temporary measure to address a registration backlog, for example, by renting an additional building for a defined period in order to increase registration capacity.

Mobile registration activities facilitate access to registration for individuals or groups who:

→ are not able to safely access the main registration site due to security issues, check points, protection risk, lack of travel documentation or authorization from local or national authorities;

→ are in detention, hospital or other facility or institution rendering them unable to move;

→ have specific needs or vulnerabilities impeding their capacity to travel;

→ live too far from the registration site, making the journey too expensive, long or otherwise onerous.

Mobile registration is usually necessary for those individuals who are confined to their home, in detention or in hospital. In these contexts, registration staff should ideally be accompanied by protection staff in a multi-functional team. Registration staff who are not accompanied by protection colleagues should be well trained on how to obtain information on specific needs as well as how to spot any protection related concerns which may not be directly expressed by the individual. All such issues should be reported and referred for follow-up with protection staff. It is also important to ensure, to the extent possible, that confidentiality principles are maintained and that the registration interview is private. It is critical to remember that, in many cases, the registration interview may constitute the only contact between a person of concern and UNHCR staff for a long period.

The question of whether or not to conduct larger-scale mobile registration requires careful evaluation in light of the expected protection benefits and the costs involved in terms of impact on other registration activities as well as the financial implications of additional staffing, material and logistical arrangements. Mobile registration is just one of the ways UNHCR can facilitate access to registration. Alternative options should also be considered, including providing transportation (e.g. coach) to and from the main registration site, paying for public transportation or conducting registration through an implementing partner. Some of the key considerations in such an evaluation include, inter alia:

• What are the protection benefits of the activity? Mobile registration is conducted in order to meet challenges related to access. There should be core protection needs that can be addressed by registering the population.
• What are the obstacles to approaching the main registration site? If access is impeded by conflict or climate-related issues, perhaps UNHCR staff are equally unable to travel to the location in question; if distance, cost or authorization- related, UNHCR may be better placed to do the traveling.
• Does UNHCR have the capacity, resources, technology to do mobile registration? What would be the impact on other activities in-house, including the daily registration schedule at the main location? What would be the technological and resource requirements?
• Is there a better alternative? Have the advantages and disadvantages of conducting mobile registration been weighed against the alternatives?
• Is there cooperation from refugees, host community and national authorities? Support, authorization and buy-in from all stakeholders, national authorities, partners and refugees is critical, including ensuring permission to travel, access to detention locations, use of community facilities, etc. Also, for refugees outside of a camp context, ensure they agree with the mobile registration methodology, and that it does not, for example, unduly identify them as refuges and create protection risks for them.
• Is there the required capacity from protection colleagues : how will protection issues identified during mobile registration be followed up and addressed? In an RSD context, the additional population registered by mobile registration exercise will increase the RSD workload. The impact on protection and other functional units should be anticipated and built into the longer term planning in relation to the concerned population.
• What is the continuous registration plan for this population? The next steps after initial mobile registration need to be clearly defined:
  • How will continuous registration activities be conducted (add-ons, family composition change, contact information change, death, departures, etc.)? If additional staff are engaged to conduct the initial mobile registration, will regular registration staff have the capacity to assume the continuous registration workload associated with that population?
  • Mobile registration exercises that significantly increase the number of people registered per day create an equally significant number of documents which will expire at the same time (potentially requiring a mass renewal exercise), unless the expiry dates are staggered so that renewal activities can be spread out and completed over a period of time.

A large mobile registration activity requires significant preparation, including:

→ identifying those in need of mobile registration;

→ identifying the site and resource requirements to carry out mobile registration;

→ informing the population;

→ scheduling registration appointments, and

→ adapting existing SOPs to the mobile exercise.

When planning an initial registration, those admissible for the mobile registration exercise should be defined according to the purpose of the exercise, and quantified based on the triangulation of information available: lists compiled by the concerned refugee community, partial population fixing, refugee lists by the local administration and other sources. It is important to take a flexible and inclusive approach to quantifying the number of people expected to be registered: reliance on one source of information (e.g. community lists) is to be avoided; the source may not be fully accurate, it may expose the exercise to fraud and it risks perpetuating the exclusion of already marginalized individuals. In some offline environments, a mobile BIMS server may be justified in order to avoid duplicate registrations and the need for later adjudication (see fraud risk below). For verification exercises, a list of individuals expected to be verified during the mobile exercise should be identified from ProGres.

An appropriate site should be accessible to all, including those with specific needs, and meet the required security standards. Being a temporary activity, it is recommended to use existing infrastructure for mobile registration (e.g. community centres, partner premises), or if necessary, a temporary infrastructure, such as a rub hall tent. The capacity of the site should be appropriate to the number of individuals expected to be eligible for the mobile registration activity, with sufficient space for the required work stations, proper lighting, electricity supply (and backup generator) as well as water and sanitation facilities. Once a site is selected and the budget confirmed, the logistical and administrative arrangements should be organized. This includes procuring and dispatching equipment, organizing transport, engaging ground security and recruiting additional temporary staff, if necessary, and training them. Security and accommodation for staff after hours should also be assured. See the below checklist for IT hardware and software, telecommunications and registration materials to consider for both online and offline environments.

The population targeted by mobile registration must be informed about the activity through an information campaign, which should be planned in consultation with a diversity of individuals or groups within the target population. The campaign should provide sufficient opportunity for people to ask questions, flag problems and propose solutions. A suitable scheduling methodology should be identified, depending on the operational context and scale of the activity. Mobile registration SOPs should be based on the regular registration SOPs in place at the main site, adapted as necessary to the exigencies of the exercise.

Lack of oversight, procedural safeguards and operational support: A mobile team has less direct support from supervisors and administration, and limited backstopping from protection colleagues. Procedural safeguards such as escalation of decisions, consultation, and referral of individuals to protection may not be feasible, and the team may have to take their own decision for issues that would have been otherwise decided at a higher level or referred to other services. Decisions for issues that are not covered by SOPs should be well-documented in the interests of integrity, consistency and better follow-up. In larger mobile registration exercises, there must be some representation on site from protection services in order to assess the protection or specific needs identified during the mission. Sufficient materials as well as backup power supply should be in place to avoid interruptions in services which can erode already reduced working hours (taking into account transportation of staff and set up time).

Fraud: The use of proGres and BIMS in mobile registration mitigate mitigate the fraud risk, due to online access to biographical and biometric data. As such, where possible, the mobile exercise should be conducted where there is adequate connectivity. In an offline environment, and depending on the context (for example, if assistance is to be distributed at the same time, if there is known to be movement of refuges between different sites or of there are certain factors elevating the fraud risk), the use of a field server may be advisable.

Inconsistency among sites: If multiple mobile teams are at work simultaneously in different locations, extra coordination efforts need to be made in ensuring the harmonization of procedures and consistency of data capture.

Data protection: In the event of equipment theft or breakage, the captured data may be lost. In off-line environments, regular back-up and keeping the backed-up data on separate media are the only means to safeguard the data while on the road. Double encrypting the laptop that serves as the server is also important. Other hard copy documentation can also be more vulnerable to loss or damage.

Here is a Checklist for the roll-out of mobile registration mission:

El registro móvil se refiere a una actividad de registro con duración determinada que sucede afuera de la base operativa, el sitio o la oficina del ACNUR usual. Su fin es facilitar el acceso al registro y las actividades de protección del ACNUR para personas de interés que no pueden acercarse a la Oficina o al sitio de registro. Una actividad de registro móvil podría ser pequeña en escala, como el caso de la difusión de registro a personas de interés en detención, hospitales, hogares, etc., o podría ser de gran escala, como en el caso del ingreso masivo de aquellos que tienen un acceso desventajoso a los lugares de registro. Dependiendo del contexto, el registro móvil de gran escala podría llevarse a cabo en un centro de registro temporal exclusivo, o podría tener un enfoque de poca visibilidad de ir albergue por albergue.

También podría realizarse una actividad de registro móvil como medida temporal para resolver algún atraso en el registro, por ejemplo, alquilando un edificio adicional por un tiempo definido a fin de aumentar la capacidad de registro.

Las actividades de registro móvil facilitan el acceso al registro para individuos o grupos que:

→ no pueden acceder de forma segura al sitio de registro principal debido a problemas de seguridad, puntos de control, riesgo de protección, falta de documentación de viaje o autorización de parte de autoridades locales o nacionales;

→ están en detención, hospitales, u otras instalaciones o institución, lo que les imposibilita su desplazamiento;

→ tienen necesidades específicas o vulnerabilidades que impiden su capacidad para viajar;

→ viven demasiado lejos del sitio de registro, lo que hace que el desplazamiento sea caro, extenso u oneroso de otra forma.

El registro móvil es necesario usualmente para aquellos individuos que están confinados en sus hogares, en detención o en un hospital. En estos contextos, sería ideal que al personal de registro le acompañe el personal de protección en un equipo multifuncional. El personal de registro que no le acompañan colegas de protección debería recibir capacitación adecuada sobre cómo obtener información sobre necesidades específicas además de cómo detectar cualquier preocupación relacionada con la protección que un individuo podría no expresar directamente.  Todos estos problemas deberían reportarse y referirse para su seguimiento con el personal de protección. También es importante garantizar, en la medida de lo posible, que los principios de confidencialidad se mantienen y que la entrevista de registro es privada. Es crucial recordar que, en muchos casos, la entrevista de registro podría representar el único contacto entre una persona de interés y el personal del ACNUR por un periodo largo de tiempo.

La cuestión de si realizar o no registro móvil a gran escala requiere una evaluación cuidadosa a la luz de los beneficios de protección esperados y los costos implicados en cuanto al impacto en otras actividades de registro, así como las implicaciones financieras de dotación de personal adicional, materiales y disposiciones logísticas. El registro móvil es una de las maneras en que el ACNUR puede facilitar el acceso al registro. También deben tomarse en cuenta otras alternativas, como brindar transporte (p. ej. autobús) hacia y de vuelta del sitio de registro principal, pagar transporte público o llevar a cabo el registro mediante un socio implementador. Algunos de los puntos clave a considerar en tal evaluación son, entre otros:

• ¿Cuáles son los beneficios de protección de la actividad? El registro móvil se lleva a cabo con el fin de afrontar los desafíos relacionados con el acceso. Deben de haber necesidades de protección fundamentales que se pueden abordar registrando a la población.
• ¿Cuáles son los obstáculos para acercarse al sitio de registro principal? Si el acceso se ve impedido por un conflicto o problemas relacionados con el clima, quizás el personal del ACNUR está igual de inhabilitado para viajar a la ubicación en cuestión; si son temas de distancia, costo o autorización, el ACNUR estaría en una mejor posición para viajar.
• ¿Tiene el ACNUR la capacidad, los recursos, la tecnología para llevar a cabo el registro móvil? ¿Cuál sería el impacto que tendría en otras actividades internas, incluyendo el cronograma de registro diario en la ubicación principal? ¿Cuáles serían los requisitos tecnológicos y de recursos?
• ¿Existe una alternativa mejor? ¿Se han analizado las ventajas y desventajas de realizar el registro móvil con las alternativas?
• ¿Hay cooperación de parte de las personas refugiadas, la comunidad de acogida y las autoridades nacionales? El apoyo, la autorización y la aceptación de parte de todas las partes interesadas, las autoridades nacionales, los socios y las personas refugiadas son cruciales, incluyendo el aseguramiento de permisos de viaje, acceso a ubicación de detención, uso de instalaciones comunitarias, etc. Además, para las personas refugiadas que están afuera de un contexto de campamento, asegúrese de que están de acuerdo con la metodología de registro móvil, y que no, por ejemplo, les identifica indebidamente como personas refugiadas ni les crea riesgos de protección.
• ¿Tienen los colegas de protección la capacidad requerida?: ¿de qué manera se abordarán y se dará seguimiento a los problemas de protección identificados durante el registro móvil? En un contexto de determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés), la población adicional registrada mediante un ejercicio de registro móvil hará que aumente la carga de trabajo de RSD. El impacto que tendrá en la unidad de protección y las demás unidades funcionales debería anticiparse e incorporarse en la planificación a largo plazo relativa a la población en cuestión.
• ¿Cuál es el plan de registro continuo para esta población? Las siguientes etapas después del registro móvil inicial deben estar definidas de forma clara:
  • ¿Cómo se llevarán a cabo las actividades de registro continuo (adiciones, cambio en la composición de la familia, cambio en la información de contacto, defunciones, salidas, etc.)? Si se contrata personal adicional para realizar el registro móvil inicial, ¿tendrá el personal de registro regular la capacidad de asumir la carga de trabajo de registro continuo asociada con esa población?
  • Los ejercicios que aumentan de forma significativa la cantidad de personas registradas por día crean una cantidad igual de significativa de documentos que expirarán al mismo tiempo (lo que posiblemente requerirá un ejercicio de renovación masivo), a menos que las fechas de expiración estén espaciadas a fin de que las actividades de renovación se puedan distribuir y completar en un periodo de tiempo.

Una actividad de registro móvil grande requiere preparación significativa, incluyendo:

→ identificar a aquellos en necesidad de registro móvil;

→ identificar los requisitos de sitio y recursos para llevar a cabo el registro móvil;

→ informar a la población;

→ elaborar cronogramas de citas para registro y

→ adaptar SOP existentes al ejercicio móvil.

Al planificar un registro inicial, se debería definir las personas que son admisibles para el ejercicio de registro móvil según el fin del ejercicio, y se deberían cuantificar con base en la triangulación de la información disponible: listas compiladas por la comunidad refugiada en cuestión, demarcación de población parcial, listas de personas refugiadas creadas por la administración local y otras fuentes. Es importante adoptar un enfoque flexible e inclusivo para cuantificar el número de personas que se espera registrar: se debe evitar depender de una sola fuente de información (p. ej. listas de la comunidad); la fuente podría no ser completamente precisa, podría exponer el ejercicio al fraude y al riesgo de perpetuar la exclusión de individuos ya marginalizados. En algunos entornos sin conexión, un servidor de campo de BIMS podría estar justificado con el fin de evitar registros duplicados y la necesidad de adjudicación posterior (ver Riesgo de fraude a continuación). Para ejercicios de verificación, se debe identificar desde proGres una lista de los individuos que se espera verificar durante el ejercicio móvil.

Un sitio adecuado debería ser accesible para todas las personas, incluyendo aquellas con necesidades específicas, y debería cumplir con las normas de seguridad requeridas. Puesto que es una actividad temporal, se recomienda utilizar la infraestructura existente para el registro móvil (p. ej. centros comunitarios, instalaciones de socios) o, de ser necesario, una infraestructura temporal, tal como un almacén prefabricado. La capacidad del sitio debería ser apropiada para la cantidad de individuos que se anticipa que serán elegibles para la actividad de registro móvil, con espacio suficiente para las estaciones de trabajo requeridas, iluminación adecuada, suministro eléctrico (y generador de respaldo), así como instalaciones sanitarias y de agua. Una vez que se selecciona el sitio y se confirma el presupuesto, se deben organizar las disposiciones logísticas y administrativas. Esto incluye adquirir y despachar equipo, organizar transporte, contratar seguridad en tierra y reclutar personal temporal adicional, según sea necesario, y capacitarlo (en inglés). También se debería garantizar seguridad y alojamiento para el personal fuera de horario. Ver a continuación la lista de verificación (en inglés) para equipo y software de TI, telecomunicaciones y materiales de registro a considerar para entornos tanto con conexión como sin conexión.

Se debe informar a la población destinataria del registro móvil sobre la actividad por medio de una campaña de información (en inglés), la cual debería planificarse en consulta con diversos individuos o grupos dentro de la población destinataria. La campaña debería brindar suficientes oportunidades para que las personas formulen preguntas, señalen problemas y propongan soluciones. Se debería identificar una metodología de elaboración de cronogramas (en inglés) adecuada, dependiendo del contexto operativo y la escala de la actividad. Los SOP de registro móvil deberían basarse en los SOP de registro regular que están vigentes en el sitio principal, adaptados según sea necesario a las exigencias del ejercicio.

Falta de supervisión, salvaguardias procedimentales y apoyo operativo: Un equipo móvil recibe menos apoyo directo de parte de supervisores y la administración, y tiene soporte limitado de parte de colegas de protección. Las salvaguardias procedimentales tales como el escalamiento de decisiones, las consultas y la referencia de individuos a la protección podrían no ser viables, y el equipo podría tener que tomar sus propias decisiones para problemas que en otras circunstancias se habrían decidido en un nivel más alto o se habrían referido a otros servicios. Las decisiones para problemas que no están abarcados en los SOP deberían documentarse bien en aras de la integridad de los servicios de protección, con el fin de evaluar las necesidades específicas o de protección identificadas durante la misión. Se debería contar con materiales suficientes así como suministro eléctrico de respaldo para evitar interrupciones en servicios que podrían menoscabar las ya reducidas horas de trabajo (tomando en cuenta el transporte de personal y el tiempo de instalación).

Fraude: El uso de proGres v4 y BIMS en el registro móvil mitiga el riesgo de fraude, gracias al acceso en línea a datos biográficos y biométricos. Como tal, según sea posible, el ejercicio móvil se debería realizar donde haya conectividad adecuada. En un entorno sin conexión, y dependiendo del contexto (por ejemplo, si la asistencia se distribuirá al mismo tiempo, si se sabe que hay movimiento de personas refugiadas entre diferentes sitios o si existen ciertos factores que elevan el riesgo de fraude), se aconseja el uso de un servidor de campo.

Discrepancias entre sitios: Si varios equipos móviles están trabajando de forma simultánea en diferentes ubicaciones, se deben realizar esfuerzos de coordinación adicionales a fin de garantizar la armonización de procedimientos y la concordancia en la captura de datos.

Protección de datos: En caso de que ocurra un robo o rompimiento de equipo, los datos capturados podrían perderse. En entornos sin conexión, las únicas medidas para salvaguardar los datos en el camino son hacer respaldos regulares y mantener los datos respaldados en medios aparte. También es importante la encriptación doble de la computadora portátil que funciona como servidor. Otra documentación física también puede ser más vulnerable a pérdida o daño.

Encuentre aquí una lista de verificación (en inglés) para la implementación de una misión de registro móvil: