El registro móvil se refiere a una actividad de registro con duración determinada que sucede afuera de la base operativa, el sitio o la oficina del ACNUR usual. Su fin es facilitar el acceso al registro y las actividades de protección del ACNUR para personas de interés que no pueden acercarse a la Oficina o al sitio de registro. Una actividad de registro móvil podría ser pequeña en escala, como el caso de la difusión de registro a personas de interés en detención, hospitales, hogares, etc., o podría ser de gran escala, como en el caso del ingreso masivo de aquellos que tienen un acceso desventajoso a los lugares de registro. Dependiendo del contexto, el registro móvil de gran escala podría llevarse a cabo en un centro de registro temporal exclusivo, o podría tener un enfoque de poca visibilidad de ir albergue por albergue.

También podría realizarse una actividad de registro móvil como medida temporal para resolver algún atraso en el registro, por ejemplo, alquilando un edificio adicional por un tiempo definido a fin de aumentar la capacidad de registro.

Las actividades de registro móvil facilitan el acceso al registro para individuos o grupos que:

→ no pueden acceder de forma segura al sitio de registro principal debido a problemas de seguridad, puntos de control, riesgo de protección, falta de documentación de viaje o autorización de parte de autoridades locales o nacionales;

→ están en detención, hospitales, u otras instalaciones o institución, lo que les imposibilita su desplazamiento;

→ tienen necesidades específicas o vulnerabilidades que impiden su capacidad para viajar;

→ viven demasiado lejos del sitio de registro, lo que hace que el desplazamiento sea caro, extenso u oneroso de otra forma.

El registro móvil es necesario usualmente para aquellos individuos que están confinados en sus hogares, en detención o en un hospital. En estos contextos, sería ideal que al personal de registro le acompañe el personal de protección en un equipo multifuncional. El personal de registro que no le acompañan colegas de protección debería recibir capacitación adecuada sobre cómo obtener información sobre necesidades específicas además de cómo detectar cualquier preocupación relacionada con la protección que un individuo podría no expresar directamente.  Todos estos problemas deberían reportarse y referirse para su seguimiento con el personal de protección. También es importante garantizar, en la medida de lo posible, que los principios de confidencialidad se mantienen y que la entrevista de registro es privada. Es crucial recordar que, en muchos casos, la entrevista de registro podría representar el único contacto entre una persona de interés y el personal del ACNUR por un periodo largo de tiempo.

La cuestión de si realizar o no registro móvil a gran escala requiere una evaluación cuidadosa a la luz de los beneficios de protección esperados y los costos implicados en cuanto al impacto en otras actividades de registro, así como las implicaciones financieras de dotación de personal adicional, materiales y disposiciones logísticas. El registro móvil es una de las maneras en que el ACNUR puede facilitar el acceso al registro. También deben tomarse en cuenta otras alternativas, como brindar transporte (p. ej. autobús) hacia y de vuelta del sitio de registro principal, pagar transporte público o llevar a cabo el registro mediante un socio implementador. Algunos de los puntos clave a considerar en tal evaluación son, entre otros:

• ¿Cuáles son los beneficios de protección de la actividad? El registro móvil se lleva a cabo con el fin de afrontar los desafíos relacionados con el acceso. Deben de haber necesidades de protección fundamentales que se pueden abordar registrando a la población.
• ¿Cuáles son los obstáculos para acercarse al sitio de registro principal? Si el acceso se ve impedido por un conflicto o problemas relacionados con el clima, quizás el personal del ACNUR está igual de inhabilitado para viajar a la ubicación en cuestión; si son temas de distancia, costo o autorización, el ACNUR estaría en una mejor posición para viajar.
• ¿Tiene el ACNUR la capacidad, los recursos, la tecnología para llevar a cabo el registro móvil? ¿Cuál sería el impacto que tendría en otras actividades internas, incluyendo el cronograma de registro diario en la ubicación principal? ¿Cuáles serían los requisitos tecnológicos y de recursos?
• ¿Existe una alternativa mejor? ¿Se han analizado las ventajas y desventajas de realizar el registro móvil con las alternativas?
• ¿Hay cooperación de parte de las personas refugiadas, la comunidad de acogida y las autoridades nacionales? El apoyo, la autorización y la aceptación de parte de todas las partes interesadas, las autoridades nacionales, los socios y las personas refugiadas son cruciales, incluyendo el aseguramiento de permisos de viaje, acceso a ubicación de detención, uso de instalaciones comunitarias, etc. Además, para las personas refugiadas que están afuera de un contexto de campamento, asegúrese de que están de acuerdo con la metodología de registro móvil, y que no, por ejemplo, les identifica indebidamente como personas refugiadas ni les crea riesgos de protección.
• ¿Tienen los colegas de protección la capacidad requerida?: ¿de qué manera se abordarán y se dará seguimiento a los problemas de protección identificados durante el registro móvil? En un contexto de determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés), la población adicional registrada mediante un ejercicio de registro móvil hará que aumente la carga de trabajo de RSD. El impacto que tendrá en la unidad de protección y las demás unidades funcionales debería anticiparse e incorporarse en la planificación a largo plazo relativa a la población en cuestión.
• ¿Cuál es el plan de registro continuo para esta población? Las siguientes etapas después del registro móvil inicial deben estar definidas de forma clara:
  • ¿Cómo se llevarán a cabo las actividades de registro continuo (adiciones, cambio en la composición de la familia, cambio en la información de contacto, defunciones, salidas, etc.)? Si se contrata personal adicional para realizar el registro móvil inicial, ¿tendrá el personal de registro regular la capacidad de asumir la carga de trabajo de registro continuo asociada con esa población?
  • Los ejercicios que aumentan de forma significativa la cantidad de personas registradas por día crean una cantidad igual de significativa de documentos que expirarán al mismo tiempo (lo que posiblemente requerirá un ejercicio de renovación masivo), a menos que las fechas de expiración estén espaciadas a fin de que las actividades de renovación se puedan distribuir y completar en un periodo de tiempo.

Una actividad de registro móvil grande requiere preparación significativa, incluyendo:

→ identificar a aquellos en necesidad de registro móvil;

→ identificar los requisitos de sitio y recursos para llevar a cabo el registro móvil;

→ informar a la población;

→ elaborar cronogramas de citas para registro y

→ adaptar SOP existentes al ejercicio móvil.

Al planificar un registro inicial, se debería definir las personas que son admisibles para el ejercicio de registro móvil según el fin del ejercicio, y se deberían cuantificar con base en la triangulación de la información disponible: listas compiladas por la comunidad refugiada en cuestión, demarcación de población parcial, listas de personas refugiadas creadas por la administración local y otras fuentes. Es importante adoptar un enfoque flexible e inclusivo para cuantificar el número de personas que se espera registrar: se debe evitar depender de una sola fuente de información (p. ej. listas de la comunidad); la fuente podría no ser completamente precisa, podría exponer el ejercicio al fraude y al riesgo de perpetuar la exclusión de individuos ya marginalizados. En algunos entornos sin conexión, un servidor de campo de BIMS podría estar justificado con el fin de evitar registros duplicados y la necesidad de adjudicación posterior (ver Riesgo de fraude a continuación). Para ejercicios de verificación, se debe identificar desde proGres una lista de los individuos que se espera verificar durante el ejercicio móvil.

Un sitio adecuado debería ser accesible para todas las personas, incluyendo aquellas con necesidades específicas, y debería cumplir con las normas de seguridad requeridas. Puesto que es una actividad temporal, se recomienda utilizar la infraestructura existente para el registro móvil (p. ej. centros comunitarios, instalaciones de socios) o, de ser necesario, una infraestructura temporal, tal como un almacén prefabricado. La capacidad del sitio debería ser apropiada para la cantidad de individuos que se anticipa que serán elegibles para la actividad de registro móvil, con espacio suficiente para las estaciones de trabajo requeridas, iluminación adecuada, suministro eléctrico (y generador de respaldo), así como instalaciones sanitarias y de agua. Una vez que se selecciona el sitio y se confirma el presupuesto, se deben organizar las disposiciones logísticas y administrativas. Esto incluye adquirir y despachar equipo, organizar transporte, contratar seguridad en tierra y reclutar personal temporal adicional, según sea necesario, y capacitarlo (en inglés). También se debería garantizar seguridad y alojamiento para el personal fuera de horario. Ver a continuación la lista de verificación (en inglés) para equipo y software de TI, telecomunicaciones y materiales de registro a considerar para entornos tanto con conexión como sin conexión.

Se debe informar a la población destinataria del registro móvil sobre la actividad por medio de una campaña de información (en inglés), la cual debería planificarse en consulta con diversos individuos o grupos dentro de la población destinataria. La campaña debería brindar suficientes oportunidades para que las personas formulen preguntas, señalen problemas y propongan soluciones. Se debería identificar una metodología de elaboración de cronogramas (en inglés) adecuada, dependiendo del contexto operativo y la escala de la actividad. Los SOP de registro móvil deberían basarse en los SOP de registro regular que están vigentes en el sitio principal, adaptados según sea necesario a las exigencias del ejercicio.

Falta de supervisión, salvaguardias procedimentales y apoyo operativo: Un equipo móvil recibe menos apoyo directo de parte de supervisores y la administración, y tiene soporte limitado de parte de colegas de protección. Las salvaguardias procedimentales tales como el escalamiento de decisiones, las consultas y la referencia de individuos a la protección podrían no ser viables, y el equipo podría tener que tomar sus propias decisiones para problemas que en otras circunstancias se habrían decidido en un nivel más alto o se habrían referido a otros servicios. Las decisiones para problemas que no están abarcados en los SOP deberían documentarse bien en aras de la integridad de los servicios de protección, con el fin de evaluar las necesidades específicas o de protección identificadas durante la misión. Se debería contar con materiales suficientes así como suministro eléctrico de respaldo para evitar interrupciones en servicios que podrían menoscabar las ya reducidas horas de trabajo (tomando en cuenta el transporte de personal y el tiempo de instalación).

Fraude: El uso de proGres v4 y BIMS en el registro móvil mitiga el riesgo de fraude, gracias al acceso en línea a datos biográficos y biométricos. Como tal, según sea posible, el ejercicio móvil se debería realizar donde haya conectividad adecuada. En un entorno sin conexión, y dependiendo del contexto (por ejemplo, si la asistencia se distribuirá al mismo tiempo, si se sabe que hay movimiento de personas refugiadas entre diferentes sitios o si existen ciertos factores que elevan el riesgo de fraude), se aconseja el uso de un servidor de campo.

Discrepancias entre sitios: Si varios equipos móviles están trabajando de forma simultánea en diferentes ubicaciones, se deben realizar esfuerzos de coordinación adicionales a fin de garantizar la armonización de procedimientos y la concordancia en la captura de datos.

Protección de datos: En caso de que ocurra un robo o rompimiento de equipo, los datos capturados podrían perderse. En entornos sin conexión, las únicas medidas para salvaguardar los datos en el camino son hacer respaldos regulares y mantener los datos respaldados en medios aparte. También es importante la encriptación doble de la computadora portátil que funciona como servidor. Otra documentación física también puede ser más vulnerable a pérdida o daño.

Encuentre aquí una lista de verificación (en inglés) para la implementación de una misión de registro móvil: