Hacia una diversidad de métodos para la identificación de casos de reasentamiento
La identificación y remisión oportunas de personas refugiadas para considerar su reasentamiento es una responsabilidad compartida entre todas las unidades funcionales del ACNUR. Si bien las diferentes oficinas abordarán la identificación de casos para el reasentamiento de distintas maneras dependiendo de factores específicos relacionados con el contexto y de las oportunidades de reasentamiento disponibles, la mejor práctica es establecer una diversidad de metodologías de identificación de casos, que abarquen las remisiones de protección, el uso estratégico de proGres y el uso de otros datos relevantes (por ejemplo, indicadores para determinar la elegibilidad para recibir asistencia), según corresponda.
Identificación de casos mediante remisión interna
La identificación de casos mediante remisión interna requiere que otras unidades funcionales de la oficina adquieran una concienciación continua con respecto al reasentamiento como solución duradera para las personas refugiadas. El personal de reasentamiento debe seguir compartiendo información sobre las prioridades de reasentamiento, las categorías y los umbrales para la presentación de casos, así como sobre las cuotas disponibles para determinados países de reasentamiento. Se deben mejorar y reforzar continuamente los procesos internos de remisión y la coordinación dentro de la oficina como parte de la estrategia de protección y soluciones. Para ello, es preciso asegurarse de que las unidades funcionales pertinentes incluyan en sus procedimientos operativos estándar instrucciones sobre la remisión de casos para su reasentamiento como parte de la gestión habitual de los casos de protección. El personal que trabaja en actividades de asistencia, como la asistencia en efectivo, también debe estar sensibilizado en lo que respecta a la remisión de casos para su reasentamiento como respuesta de protección y solución duradera para las personas refugiadas que necesitan ayuda financiera.
Se recomienda proporcionar herramientas y/o directrices en materia de reasentamiento a otras unidades funcionales con el fin de desarrollar y mantener la calidad, la coherencia y la idoneidad de los casos remitidos internamente para que sean examinados con vistas a su reasentamiento.
Siempre que sea posible, deberá prepararse la documentación justificativa necesaria (por ejemplo, Formulario de Evaluación Médica, Procedimiento del Interés Superior) en el momento de la remisión y/o con anterioridad a la fase de Evaluación de las necesidades de reasentamiento y Revisión inicial, de acuerdo con los procedimientos operativos estándar. Ver la sección Documentación, procesos o revisiones necesarios en 4.3 La Evaluación de las necesidades y la Revisión inicial del reasentamiento.
Para formalizar una remisión interna deberá:
1. Rellenar un Formulario de remisión para la consideración de un caso de reasentamiento, o un formulario equivalente fuera de línea utilizado en la operación. Indique el/los motivo(s) general(es) de la remisión, de conformidad con los principios de protección de datos y privacidad, incluidas la necesidad y la proporcionalidad.
2. Crear una Remisión en proGres, registrando únicamente la información mínima necesaria para efectuar la remisión (por ejemplo, “recomendar la creación de un caso de reasentamiento (conocido en inglés como RST Case) para una evaluación de necesidades”), indicando el Tipo de servicio como Reasentamiento.
3. Enviar el Formulario de remisión para la consideración de un caso de reasentamiento y el enlace de Remisión de proGres de forma segura a través de los sitios de SharePoint Team o por correo electrónico al punto focal designado en la unidad de reasentamiento. Para más información sobre cómo compartir de forma segura documentos e información que contengan datos personales, ver la sección Distribución y almacenamiento de expedientes digitales en 2.5 Gestión de expedientes y mantenimiento de registros.
Para recibir, procesar y comunicar con eficacia los casos remitidos desde otras unidades, se recomienda designar uno o más puntos focales en la unidad de reasentamiento para gestionar las remisiones, quienes recibirán formación en el tratamiento de información delicada y cuestiones de protección, como las relacionadas con NNA, sobrevivientes de violencia de género y las personas LGBTIQ+.
Identificación de casos mediante remisión externa
Los socios, incluidos los gobiernos de acogida, suelen recopilar y almacenar información importante sobre las necesidades de protección individuales de la comunidad refugiada. En estos contextos, las remisiones externas por parte de otras organizaciones, agencias y agentes de la sociedad civil pueden convertirse en la principal fuente de remisión de casos para el reasentamiento. El ACNUR debe fomentar continuamente la concienciación de los socios externos sobre los criterios y umbrales de las categorías de reasentamiento, las prioridades estratégicas de reasentamiento y las cuotas disponibles para determinados países de reasentamiento, con el fin de facilitar y reforzar los procesos de remisión.
Algunas ONG realizan remisiones directas y/o presentan casos de reasentamiento a los países de reasentamiento. Cuando este sea el caso, los procedimientos operativos estándar en materia de reasentamiento del ACNUR deberán incluir un mecanismo de coordinación con las ONG que realicen remisiones directas al objeto de maximizar el impacto de la protección colectiva, evitar duplicaciones y garantizar la exactitud de los datos sobre reasentamiento en proGres.
Dependiendo del tamaño y la estructura de una operación y de otras consideraciones específicas del contexto, como la capacidad de procesar eficazmente las remisiones externas, las remisiones para el reasentamiento (incluidas las autorremisiones) pueden canalizarse hacia:
- la unidad funcional pertinente de la oficina (por ejemplo, protección de la infancia, violencia de género) para realizar una evaluación preliminar, antes de remitirla a la unidad de reasentamiento, según proceda; o
- la unidad de reasentamiento directamente. Las fases de Evaluación de las necesidades y Revisión inicial del flujo del proceso de reasentamiento ofrecen suficientes garantías de integridad para que el personal de reasentamiento se ocupe directamente de las remisiones, cuando resulte más eficiente. Además, es posible que haya determinados tipos de remisiones que el personal de reasentamiento pueda gestionar directamente de forma más adecuada, por ejemplo, las que se basan en los vínculos familiares y la unidad familiar.
Los socios de protección de la infancia que remitan un caso para que se considere su reasentamiento deben hacerlo sobre la base de un Procedimiento del Interés Superior, con arreglo a las Directrices relativas al procedimiento del interés superior del ACNUR. Para obtener orientación sobre las circunstancias en las que se requerirá una Evaluación del Interés Superior (EIS) o una Determinación del Interés Superior (DIS) para el reasentamiento y quién debe llevarla a cabo, ver la sección 3.5 Niños, niñas y adolescentes en situación de riesgo. Ver también los Capítulos por País relativos al reasentamiento para comprobar los requisitos específicos de la DIS de cada país.
Siempre que sea posible, debe prepararse la documentación justificativa necesaria (por ejemplo, el Formulario de Evaluación Médica, el Procedimiento del Interés Superior) en el momento de la remisión y/o con anterioridad a la fase de Evaluación de las necesidades y Revisión inicial, de conformidad con los procedimientos operativos estándar. Ver la sección Documentación, procesos o revisiones necesarios en 4.3 La Evaluación de las necesidades y la Revisión inicial del reasentamiento.
El ACNUR y el agente remitente deben establecer y acordar mecanismos de comunicación y retroalimentación sobre los casos individuales remitidos, teniendo debidamente en cuenta los requisitos de protección de datos del ACNUR (ver la sección 2.3 Protección de datos en el reasentamiento). El ACNUR promueve la responsabilidad y la transparencia a través de la comunicación y la retroalimentación, algo que reviste especial importancia cuando el agente remitente lleva a cabo labores de orientación y gestiona las solicitudes de información de las personas refugiadas concernientes. Las oficinas del ACNUR deben asegurarse de que el socio remitente reciba actualizaciones puntuales de los casos a fin de velar por que las personas refugiadas estén informadas de los avances en su caso. Esto también incentiva a los socios a seguir remitiendo casos, al tiempo que mejora la idoneidad de los casos remitidos con el tiempo.
Cada operación debe desarrollar mecanismos formales de remisión a fin de recibir y comunicar las remisiones externas, teniendo en cuenta las siguientes normas:
- El mecanismo de remisión debe ser autorizado por el Oficial Responsable del reasentamiento.
- Las funciones y responsabilidades de la parte remitente y del ACNUR deben constar por escrito.
- Las remisiones deben realizarse utilizando un Formulario de remisión para la consideración de un caso de reasentamiento aprobado, de manera que se garantice la coherencia entre la modalidad de remisión y la información consignada en la misma.
- Deben asignarse coordinadores con la capacitación adecuada para recibir las remisiones externas.
- Los puntos focales deben encargarse de crear una Remisión en proGres y remitir el Formulario de remisión para la consideración de un caso de reasentamiento y cualquier otra documentación al funcionario designado para llevar a cabo la Evaluación de las necesidades. Se puede ofrecer al punto focal la posibilidad de disponer de vistas personalizadas en proGres para supervisar las Remisiones.
- El ACNUR debe facilitar actualizaciones del estado de los casos y ofrecer retroalimentación de forma sistemática al agente que realiza la Remisión. Con ello se ayuda a los socios a gestionar las expectativas de las personas refugiadas y genera mejores resultados por lo que respecta a la comprensión del proceso de reasentamiento del ACNUR y los criterios de selección de los Estados, al tiempo que anima a los socios a seguir remitiendo a personas que se enfrentan a riesgos de protección para su reasentamiento.
Identificación de casos mediante la autorremisión
De conformidad con el principio de rendición de cuentas a las personas afectadas, deben desarrollarse mecanismos encaminados a recibir, evaluar y atender las autorremisiones para el reasentamiento. Los mecanismos deben diseñarse teniendo en cuenta los umbrales locales y la capacidad para gestionar de forma significativa tales remisiones. Ver la sección 2.4 La comunicación con las comunidades acerca del reasentamiento, para obtener orientación sobre los mecanismos de retroalimentación y respuesta.
Las autorremisiones deben registrarse en el módulo de Remisiones (usando el tipo externo) de proGres, explicando en los comentarios que la persona ha procedido a la autorremisión. Esto se hace independientemente de si el caso pasa a la Evaluación de las necesidades y a la creación de un Caso de Reasentamiento.
En función del contexto operativo, del sistema de remisión y del caso concreto:
- la autorremisión puede remitirse a la unidad funcional pertinente para una evaluación preliminar (por ejemplo, protección de la infancia) antes de su posterior remisión al personal de reasentamiento, o directamente a la unidad de reasentamiento para la Evaluación de las necesidades; o
- el Caso de Reasentamiento puede cerrarse y enviarse oportunamente una respuesta a la(s) persona(s) refugiada(s) en cuestión, por medio del canal a través del cual se recibió la remisión, explicando por qué no es posible conceder prioridad a su reasentamiento.
Recepción y tramitación de las remisiones
Tras recibir una remisión para su consideración con vistas al reasentamiento, el punto o puntos focales pertinentes de la unidad de reasentamiento llevan a cabo las siguientes acciones, con arreglo a los procedimientos operativos estándar:
- Realiza cualquier consulta o aclaración preliminar con la parte remitente, según sea necesario.
- Verifica que la(s) persona(s) remitida(s) está(n) registrada(s) y busca los datos del Caso de Reasentamiento existente en proGres.
- Documenta la recepción de la Remisión en proGres y crea un Caso de Reasentamiento (a menos que ya exista un Caso de Reasentamiento activo o que se haya considerado una remisión anterior con una recomendación negativa ya documentada en el módulo de Reasentamiento).
- Introduce los datos de la Remisión en la sección de Datos del caso del formulario del Caso de Reasentamiento, y asigna una prioridad de tramitación, conforme a los procedimientos operativos estándar.
- Completa la Evaluación de las necesidades o la asigna al funcionario pertinente responsable del reasentamiento.
Identificación de casos usando proGres
Para que el sistema proGres sea una herramienta eficaz de identificación de casos, los datos personales almacenados en él deben ser precisos y estar actualizados. En un contexto de no reasentamiento, debe verificarse periódicamente la composición familiar y otros datos clave durante el registro continuo, la gestión de casos y la distribución de asistencia, y/o mediante actualizaciones de socios externos. Estos datos se confirman en la Evaluación de las necesidades y la Entrevista de reasentamiento.
proGres está especialmente bien adaptado para identificar casos de reasentamiento según ciertos criterios predefinidos (por ejemplo, fecha de llegada y país de origen), sobre todo en el contexto de casos de reasentamiento en grupo. proGres permite crear listas cerradas basadas en criterios específicos, que permiten al personal de reasentamiento ponerse en contacto con personas refugiadas que, a priori, reúnen los requisitos para un ejercicio de reasentamiento concreto, con el fin de determinar el interés y la idoneidad para ser considerados para el reasentamiento. En general, se desaconseja confiar en los datos sobre necesidades específicas de proGres para la identificación de casos, dado que estos datos pueden quedar desactualizados rápidamente.
proGres también contribuye a la identificación regular de casos de reasentamiento en situaciones en las que las remisiones internas y externas son escasas. No obstante, a largo plazo, es importante trabajar con las unidades funcionales y los socios en el fortalecimiento de los mecanismos de remisión al objeto de mejorar la identificación de casos para el reasentamiento como parte de la respuesta de protección más amplia.
proGres también es útil como fuente de información adicional sobre las personas que han sido remitidas para su reasentamiento mediante mecanismos de remisión internos o externos. La consulta de datos personales en proGres puede, de este modo, servir para afianzar la remisión, revelar cuestiones que deben aclararse antes de seguir adelante o incluso indicar que no se debe dar prioridad a una persona refugiada para su reasentamiento. Esta situación podría producirse, por ejemplo, como consecuencia de un matrimonio polígamo, un matrimonio infantil, el apoyo continuo a una vía complementaria o una consideración previa de reasentamiento.
Siempre que sea posible, en un contexto de no reasentamiento deben verificarse y actualizarse continuamente los datos de registro de las personas y sus familiares. Esta precaución evita que se generen expectativas sobre el reasentamiento, al tiempo que garantiza que los datos personales, las características personales y las relaciones familiares sean precisos, completos y fiables antes de que se inicie el proceso de reasentamiento. Los datos de registro incompletos o inexactos constituyen una causa común de ineficiencias en el proceso de reasentamiento.