Vers une diversité de méthodes d’identification des cas de réinstallation
L’identification et l’orientation en temps voulu des réfugiés en vue de leur réinstallation est une responsabilité partagée entre toutes les unités fonctionnelles du HCR. Bien que chaque bureau aborde l’identification des cas de réinstallation différemment en fonction des facteurs spécifiques au contexte et des opportunités de réinstallation disponibles, la meilleure pratique consiste à établir une diversité de méthodologies d’identification des cas, y compris les références de protection, l’utilisation stratégique de proGres et l’utilisation d’autres données pertinentes (par exemple, les indicateurs pour déterminer l’éligibilité à l’assistance), le cas échéant.
Identification des cas par le biais la soumission interne
L’identification des cas par le biais soumission interne nécessite une sensibilisation continue des autres unités fonctionnelles du bureau à la réinstallation en tant que solution durable pour les réfugiés. Les collègues chargés de la réinstallation devraient également partager des informations sur les priorités en matière de réinstallation, les catégories et les seuils de demande ainsi que les quotas disponibles pour des pays de réinstallation spécifiques. Les processus d’orientation interne et la coordination au sein du bureau devraient être continuellement améliorés et renforcés dans le cadre de la stratégie de protection et de solutions. Il s’agit notamment de veiller à ce que les unités fonctionnelles concernées intègrent dans leurs procédures opérationnelles normalisées des instructions relatives à l’envoi de dossiers de réinstallation dans le cadre de la gestion régulière des dossiers de protection. Les collègues travaillant dans le domaine de l’assistance, y compris l’assistance en cash, devraient également être sensibilisés a soumission des cas vers la réinstallation en tant que réponse de protection et solution durable pour les réfugiés ayant besoin d’une aide financière.
Il est recommandé de fournir des outils et/ou des orientations en matière de réinstallation à d’autres unités fonctionnelles afin de renforcer et de maintenir la qualité, la cohérence et l’adéquation des cas référés en interne en vue d’une réinstallation.
Les documents justificatifs nécessaires (par exemple, le formulaire d’évaluation médicale, la procédure relative à l’intérêt supérieur) doivent, dans la mesure du possible, être préparés au moment du renvoi et/ou avant l’étape de l’évaluation des besoins et de l’examen initial, conformément aux SOPs. Voir Documentation, procédures ou examens requis au point 4.3 Évaluation des besoins de réinstallation et examen initial.
Pour effectuer une soumission interne :
- Remplir un Formulaire de soumission en vue de la réinstallation, ou un formulaire hors ligne équivalent utilisé dans l’opération. Fournir les raisons générales de la soumission conformément aux principes de protection des données et de la vie privée, y compris la nécessité et la proportionnalité.
- Créer une soumission dans proGres, en n’enregistrant que les informations minimales nécessaires au traitement du dossier (par exemple, « recommander de créer un dossier de RST pour une évaluation des besoins »), avec le Type de service = Réinstallation.
- Envoyer le Formulaire de soumission en vue la réinstallation et le lien soumission proGres de manière sécurisée par le biais des sites SharePoint Team ou par courriel au coordonnateur désigné dans l’unité de réinstallation. Voir Partage et stockage de fichiers numériques au point 2.5 Gestion des fichiers et archivage pour des conseils sur le partage sécurisé de documents et d’informations contenant des données à caractère personnel.
Afin de recevoir, de traiter et de communiquer efficacement sur les dossiers renvoyés par d’autres unités, il est recommandé de désigner un ou plusieurs points focaux au sein de l’unité de réinstallation pour traiter les soumissions, qui sont ensuite formés à la gestion des informations sensibles et des questions de protection, y compris celles impliquant des enfants, des survivant(e)s de la VBG et des personnes LGBTIQ+.
Identification des cas par le biais de soumission externe
Des informations importantes sur les besoins individuels de protection de la communauté des réfugiés sont souvent collectées et conservées par les partenaires, y compris les gouvernements des pays d’accueil. Dans de tels contextes, les soumissions externes d’autres organisations, agences et acteurs de la société civile peuvent être la source primaire de transmission de dossiers pour la réinstallation. Pour faciliter et renforcer les processus d’orientation, le HCR doit continuellement sensibiliser les partenaires externes aux critères et seuils des catégories de demandes de réinstallation, aux priorités stratégiques de réinstallation et aux quotas disponibles pour des pays de réinstallation spécifiques.
Certaines ONG procèdent à des soumissions directes et/ou soumettent des demandes de réinstallation aux pays de réinstallation. Lorsque c’est le cas, les SOPs en matière de réinstallation du HCR doivent inclure un mécanisme de coordination avec ces ONG afin de maximiser l’impact de la protection collective, d’éviter les doublons et de garantir l’exactitude des données sur la réinstallation dans proGres.
En fonction de la taille et de la structure d’une opération et d’autres considérations spécifiques au contexte, y compris la capacité à traiter efficacement les soumissions externes, les demandes de réinstallation (y compris les demandes directes) peuvent être acheminées vers :
- l’unité fonctionnelle compétente du bureau (par exemple, protection de l’enfance, VBG) pour une évaluation préliminaire, avant d’être renvoyée vers l’unité de réinstallation, le cas échéant, ou
- l’unité de réinstallation directement. Les étapes de l’évaluation des besoins et de l’examen initial du processus de réinstallation offrent des garanties d’intégrité suffisantes pour que les collègues chargés de la réinstallation traitent directement les demandes, lorsque cela s’avère plus efficace. En outre, certains types de soumissions peuvent être mieux traités directement par les collègues chargés de la réinstallation, par exemple ceux fondés sur les liens familiaux et l’unité de la famille.
Les partenaires de la protection de l’enfance qui soumettent un cas à l’examen de la réinstallation doivent le faire sur la base d’une procédure d’intérêt supérieur, conformément à la Procédure relative à l’intérêt supérieur du HCR. Pour des conseils sur les circonstances dans lesquelles une évaluation de l’intérêt supérieur (EIS) ou une détermination de l’intérêt supérieur (DIS) sera nécessaire pour la réinstallation et sur les personnes qui doivent la réaliser, voir 3.5 Enfants et adolescents dans les situations à risque.Voir également les chapitres pays en matière de de réinstallation pour vérifier les exigences spécifiques de la DIS pour les pays de réinstallation.
Les documents justificatifs nécessaires (par exemple, le formulaire d’évaluation médicale, la procédure relative à l’intérêt supérieur) doivent, dans la mesure du possible, être préparés au moment du renvoi et/ou avant l’étape de l’évaluation des besoins et de l’examen initial , conformément aux SOPs. Voir Documentation, processus ou examens requis au point 4.3 Évaluation des besoins de réinstallation et examen initial.
Des mécanismes de communication et de rétroaction sur les cas individuels renvoyés doivent être établis et convenus entre le HCR et l’auteur de la soumission, en tenant dûment compte des exigences du HCR en matière de protection des données (voir 2.3 Protection des données dans le cadre de la réinstallation). La communication et la rétroaction de la part du HCR favorisent la responsabilité et la transparence et sont particulièrement importantes lorsque l’auteur de la soumission fournit des conseils et traite les demandes d’information des réfugiés concernés. Les bureaux du HCR doivent s’assurer que des mises à jour sur les dossiers sont fournies en temps voulu au partenaire ayant soumis des cas afin que les réfugiés soient informés de l’évolution de leur dossier. Cela encourage également les partenaires à continuer à transmettre des dossiers, tout en améliorant l’adéquation des dossiers transmis au fil du temps.
Chaque opération doit mettre en place des mécanismes formels de soumission afin de recevoir et de communiquer sur les soumissions externes, en tenant compte des normes suivantes :
- Le mécanisme de soumission doit être autorisé par le responsable de la réinstallation.
- Les rôles et responsabilités de la partie requérante et du HCR doivent être précisés par écrit.
- Les soumissions doivent être effectuées à l’aide d’un Formulaire de soumission en vue de la réinstallation approuvé afin de garantir la cohérence des modalités d’orientation et des informations contenues dans l’orientation.
- Des points focaux formés doivent être désignés pour recevoir les soumissions externes.
- Les points focaux doivent être responsables de la création d’une soumission dans proGres et de la transmission du Formulaire de de soumission en vue de la réinstallation approuvé et de tout autre document au collègue chargé d’effectuer l’évaluation des besoins. Le point focal peut disposer de vues personnalisées dans proGres pour contrôler les orientations.
- Le HCR doit systématiquement fournir des mises à jour sur l’état d’avancement des dossiers et des informations en retour à l’auteur de la soumission. Cela aide les partenaires à gérer les attentes des réfugiés et permet d’obtenir de meilleurs résultats en termes de compréhension du processus de réinstallation du HCR et des critères de sélection des pays, tout en encourageant les partenaires à continuer de soumettre pour la réinstallation les cas des personnes confrontées à des risques de protection.
Identification des cas par demande directe
Conformément au principe de redevabilité à l’égard des populations touchées, des mécanismes doivent être mis en place pour recevoir, évaluer et répondre aux demandes de réinstallation présentées par les intéressés eux-mêmes. Les mécanismes doivent être conçus en fonction des seuils locaux et de la capacité à traiter utilement ces orientations. Voir 2.4 Communication avec les communautés sur la réinstallationpour des conseils sur les mécanismes de rétroaction et de réponse.
Les demandes directes doivent être enregistrées dans l’entité soumissions (type=externe) dans proGres, avec une explication dans les commentaires indiquant que la personne a formulé une demande directe. Ceci indépendamment du fait que le dossier passe ou non à l’évaluation des besoins et à la création d’un dossier de réinstallation.
En fonction du contexte opérationnel, du système d’orientation et du dossier spécifique :
- La demande directe peut être transmise à l’unité fonctionnelle compétente pour une évaluation préliminaire (par exemple, la protection de l’enfance) avant d’être transmise aux collègues chargés de la réinstallation, ou directement à l’unité de réinstallation pour l’évaluation des besoins ; ou
- Le dossier de réinstallation peut être clôturé et une réponse peut être communiquée en temps utile au(x) réfugié(s) concerné(s), en utilisant le canal par lequel la demande a été reçue, expliquant pourquoi ils ne peuvent pas être considérés comme prioritaires pour la réinstallation.
Recevoir et traiter les soumissions
Dès réception d’une demande de réinstallation, points focaux de l’unité de réinstallation entreprennent les actions suivantes, conformément aux POS :
- Effectuer les enquêtes préliminaires ou les clarifications nécessaires auprès de la partie requérante.
- Vérifier que la/les personne(s) recommandée(s) est/sont enregistrée(s) et recherche(nt) les données des dossiers de réinstallation existants dans proGres.
- Documenter la réception de la soumission dans proGres et crée un dossier de réinstallation (à moins qu’un dossier de réinstallation actif n’existe déjà ou qu’une précédente saisine n’ait été examinée avec une recommandation négative déjà documentée dans le module de réinstallation).
- Saisir les détails de la soumission dans la section Détails du dossier du formulaire de réinstallation et attribuer une priorité de traitement, conformément aux SOPs.
- Compléter l’évaluation des besoins ou la confier au collègue compétent en matière de réinstallation.
Identification des dossiers à l’aide de proGres
Afin d’utiliser proGres comme un outil efficace d’identification des cas, les données personnelles qui y sont stockées doivent être exactes et à jour. La composition de la famille et d’autres données clés doivent être régulièrement vérifiées dans un contexte de non-réinstallation, lors de l’enregistrement continu, de la prise en charge des cas et de la distribution de l’aide, et/ou par le biais de mises à jour effectuées par des partenaires extérieurs. Ces données sont confirmées lors de l’évaluation des besoins et de l’entretien de réinstallation.
ProGres est particulièrement bien adapté à l’identification des cas de réinstallation en fonction de certains critères prédéfinis (par exemple, la date d’arrivée et le pays d’origine), notamment dans le contexte des demandes de réinstallation groupées. proGres permet de créer des listes bloquées basées sur des critères spécifiques, qui permettent aux collègues chargés de la réinstallation de contacter les réfugiés qui sont a priori éligibles pour un exercice de réinstallation particulier, afin de déterminer leur intérêt et leur aptitude à être pris en considération pour la réinstallation. Il est généralement déconseillé de s’appuyer sur les données relatives aux besoins spécifiques dans proGres pour l’identification des cas, dans la mesure où ces données peuvent devenir rapidement obsolètes.
ProGres soutient également l’identification régulière des cas de réinstallation dans les situations où les soumissions internes et externes sont peu nombreuses. Il est toutefois important, à plus long terme, de travailler avec les unités fonctionnelles et les partenaires au renforcement des mécanismes de soumission afin d’améliorer l’identification des cas de réinstallation dans le cadre d’une réponse de protection plus large.
ProGres est également utile en tant que source d’informations supplémentaires sur les personnes soumises pour la réinstallation par le biais de mécanismes internes ou externes. La consultation des données personnelles dans proGres peut ainsi renforcer la soumission, révéler des points à clarifier avant de poursuivre, voire indiquer qu’un réfugié ne devrait pas être prioritaire pour la réinstallation. Il peut s’agir, par exemple, d’un mariage polygame, d’un mariage d’enfants, d’un soutien continu à une approche complémentaire ou d’une réinstallation antérieure envisagée.
Dans la mesure du possible, les données d’enregistrement des personnes et des membres de leur famille doivent être vérifiées et mises à jour en permanence dans un contexte de non-réinstallation. Cette précaution permet d’éviter de susciter des attentes en matière de réinstallation tout en garantissant que les données biographiques, les caractéristiques personnelles et les relations familiales sont exactes, complètes et fiables avant le début du processus de réinstallation. Les données d’enregistrement incomplètes ou inexactes sont une cause fréquente d’inefficacité dans le traitement des demandes de réinstallation.