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Planificación y preparación de los sistemas de registro y gestión de identidad
i © UNHCR/Colin Delfosse
© UNHCR/Colin Delfosse
3.5 Desarrollar procedimientos operativos estándar de registro

Los procedimientos operativos estándar (SOP, por sus siglas en inglés) son una herramienta esencial para planificar e implementar actividades de registro, y todas las operaciones de registro deberían tener SOP para guiar su trabajo.

Los SOP describen cada etapa del proceso de registro y las acciones que deben llevarse a cabo en cada etapa antes de avanzar a la siguiente. Unos buenos SOP hacen esto utilizando lenguaje claro y sencillo, sirviendo de «guía del usuario» para el personal nuevo, y garantizando que todo el proceso está bien descrito, que es integral, predecible y menos propenso a errores.

Desarrollar SOP en la etapa de planificación ayudará a visualizar vacíos del proceso y aspectos que no se habían considerado, incluyendo las necesidades del personal. El miembro del personal que diseña los SOP debería trabajar en consulta con colegas de protección y otros colegas pertinentes y socios para lograr un acuerdo sobre los SOP previo a la implementación de la actividad de registro. Podrían requerirse varias iteraciones antes de que se satisfagan las necesidades y preocupaciones de todas las personas.

Los SOP son un instrumento «vivo», que solo puede funcionar si refleja el proceso real en la práctica en lugar de lo que debería estar sucediendo idealmente. El documento debería actualizarse regularmente para que refleje con el tiempo cambios o mejoras en los procesos. Las oficinas deberían retener y almacenar versiones anteriores de un SOP con el fin de llevar un seguimiento de lo que se hizo y de qué datos se recolectaron y en qué momento y lugar.

  • Indique de forma breve los objetivos de la actividad descrita en el SOP, procurando vincularlos con los objetivos indicados en la estrategia de registro o la estrategia de protección. Los objetivos deberían, por encima de todo, referirse a los beneficios de protección esperados para las personas que se registrarán (p. ej. protección contra la devolución, acceso a servicios esenciales). También deberían mencionarse, según sea apropiado, otros beneficios tales como verificar datos personales o ampliar el conjunto de datos para fines de entrega de servicios o u otra meta programática.

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  • Al llevar a cabo el registro bajo el mandato del ACNUR, la estrategia de registro debería abarcar a todas las personas que podrían necesitar protección internacional. Sin embargo, podría ser necesario establecer de forma exhaustiva condiciones y criterios generales de admisibilidad para un ejercicio de registro específico (o ad hoc). Algunos de los escenarios donde la admisibilidad al registro es limitada para ciertas poblaciones son los ejercicios de verificación (donde la actividad de registro solamente involucra a una población ya registrada), así como los contextos prima facie y el registro de emergencia (en el cual solo la población afectada (nacionalidad o grupo) podrá ser admitida a la actividad de registro relacionada). Además, en los casos en que el registro de diferentes poblaciones se divida entre el gobierno y el ACNUR, o en los casos en que el ACNUR realiza registro solo con beneficiados específicos para fines de asistencia u otros, los criterios de admisibilidad reflejarán estos objetivos y contextos de registro, definiendo la admisibilidad por nacionalidad, necesidades específicas o de protección u otros criterios clave.

    Podría ser apropiado consultar a la Oficina Regional sobre armonizar los procesos en los que dos o más operaciones de la región trabajan con grupos de población similares. La alta dirección de la operación debería aprobar las condiciones generales y los requisitos de admisibilidad expuestos en esta sección.

  • Ejemplos de criterios de admisibilidad

    • Todas las personas en busca de protección internacional serán admitidas en procedimientos de registro.

    • Las personas admitidas en el ejercicio de registro de emergencia planificado deben:

      • ser nacionales o personas apátridas del país X, que han llegado de A o B (zona geográfica afectada directamente por disturbios), y
      • estar ubicados en las zonas limítrofes de Y y Z (ubicación en país de asilo) desde la fecha D (inicio de emergencia).

    • Este ejercicio de verificación es solo para personas refugiadas que:

      •   Son de nacionalidad X;
      • Ya están registradas con el ACNUR o son familiares de personas registradas y
      • Residen en el campamento o ciudad X.

  • Admisibilidad en el contexto de la tramitación de Registro-RSD fusionados

    La tramitación de Registro-RSD fusionadas se utiliza cuando se aplica un enfoque prima facie o una presunción de inclusión, lo que significa que la entrevista de registro sirve de entrevista de registro-RSD fusionados en la que se podría reconocer la condición de refugiado. Tanto el prima facie como la presunción de inclusión son enfoques basados en un grupo, y la admisibilidad se limita a aquellos individuos que se determine que son miembros del grupo designado, que podría definirse por etnia, religión, ubicación geográfica u otros criterios.

    Aquellos que no pueden ser admitidos a un procedimiento de registro-RSD fusionados (p. ej. no son miembros de un grupo designado o por causa de otras razones asociadas con la modalidad de tramitación de casos) deberían, según sea apropiado, (a) recibir asesoría sobre actividades de registro que sean pertinentes o (b) ser registrados de forma normal y luego ser referidos, según el SOP, a un procedimiento de determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés) individualizado o a colegas de protección para tomar medidas adicionales, dependiendo del contexto operativo y la estructura de tramitación establecida.

    Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), Ayuda Memoria y Glosario sobre las modalidades de tramitación de casos, términos y conceptos aplicables a la determinación de la condición de persona refugiada bajo el mandato del ACNUR (El Glosario), 2017, ver páginas 11, 21, 22.

  • Admisibilidad con respecto a casos especiales o complejos

    La sección de admisibilidad también debería:

    • enumerar cualquier caso específico que requiera un enfoque particular. Dependiendo del contexto operativo, tales casos podrían incluir nacionales con doble nacionalidad, matrimonios mixtos, nacionales palestinos o individuos de un país productor de personas refugiadas que no cumplen con todos los criterios de admisibilidad, por ejemplo.
    • indicar el rumbo de acción que debería tomar el personal en cada caso.  Para los casos de inadmisibilidad, el SOP debería establecer los procedimientos para asesoría y referencia a otros servicios u organizaciones, según sea apropiado.
    Directrices sobre Protección Internacional No.13: La aplicabilidad del artículo 1D de la Convención de 1951 sobre el Estatuto de los Refugiados de 1951 a las personas refugiadas palestinas, diciembre 2017, HCR/GIP/17/13.

  • Inadmisibilidad

    La sección de admisibilidad también debería exponer de forma exhaustiva cuáles perfiles no son admisibles para el registro. Aquellos que no sean admisibles deben triarse tan pronto sea posible y, según sea pertinente, ser referidos a personal de protección u otros actores para recibir asesoría.

    Existen dos excepciones de admisibilidad para el registro, sujetas a las consideraciones que se indican a continuación.

    (i) Combatientes y
    (ii) Nacionales del país de asilo

  • Combatientes

    Un combatiente20 se refiere a cualquier hombre, mujer, niña o niño que es miembro ya sea de fuerzas armadas estatales (que no sea personal médico o religioso) o de las fuerzas combatientes de un grupo armado no estatal. La concesión de asilo es un acto inherentemente pacífico, social, humanitario y no político y, como tal, los combatientes no están contemplados bajo el mandato del ACNUR como personas de interés hasta el momento en que hayan renunciado de forma genuina y permanente a la actividad militar y hayan buscado protección internacional. Asimismo, separar a combatientes de la población refugiada es clave para preservar el carácter civil y humanitario de los sitios de refugiados. Los combatientes, por ende, no son admisibles para el registro. Los familiares civiles y dependientes de combatientes activos podrían, sin embargo, ser admitidos a procedimientos de registro por derecho propio.

    En los casos en que las actividades de registro son llevadas a cabo por el ACNUR, la Oficina debería promover que una entidad gubernamental (o internacional) adecuada lleve a cabo los procedimientos formales de triaje e identificación 21 con el fin de identificar y separar a los combatientes de la población refugiada.

    En los contextos en los que dichos procedimientos formales no están disponibles, o no son efectivos, el registro inicial (o prerregistro) realizado por el ACNUR podría ser una oportunidad adecuada para triar a posibles combatientes. En este caso, el ACNUR y los socios deberían considerar informar a la población, antes del inicio de la actividad de registro, sobre el principio del carácter civil y humanitario del asilo y los procedimientos sencillos que se establecerán para separar combatientes del proceso de registro.

    La seguridad del personal y de las personas de interés es un punto esencial a considerar al diseñar procedimientos de triaje adecuados en el registro. El personal de registro debe haber recibido capacitación adecuada sobre los procedimientos de triaje específicos que se aplicarán, y debe tener como apoyo una guía sobre qué preguntas hacer, observaciones que anotar y medidas que tomar (incluyendo asesoría y referencia), según sea apropiado.22 El triaje durante el registro no constituye ni reemplaza a un procedimiento de identificación formal, ni determina la elegibilidad para la condición de refugiado. Las personas de las que se sospecha que son combatientes deberían ser referidas por el personal de registro a la autoridad apropiada, según el SOP, para una entrevista de identificación más profunda.23

    El proceso de triaje siempre debería realizarse de forma individual y confidencial. Se puede identificar a un individuo como combatiente, o se puede sospechar que lo sea, con base en factores tales como:

    20 Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), Nota de Orientación sobre el Mantenimiento del Carácter Civil y Humanitario del Asilo, diciembre de 2018, disponible en: https://www.refworld.org/cgi-bin/texis/vtx/rwmain/opendocpdf.pdf?reldoc=y&docid=5e21888e4

    21 Cuando sea posible, los procedimientos operativos estándar (SOP) para el triaje por parte del gobierno (o la entidad internacional) deberían determinarse con el apoyo y la orientación técnicas del ACNUR para garantizar salvaguardias procedimentales, incluyendo seguimiento de identificación y protección a niñas y niños asociados actualmente o en el pasado con fuerzas armadas.

    22 En términos generales, tales determinaciones se hacen de una forma más apropiada durante procedimientos de RSD, cuando sea posible.

    23 En los casos en que durante otros procesos tales como distribución de asistencia o entrevista de gestión de casos se sospecha la presencia de combatientes, los SOP para estas actividades deberían guiar al personal acerca de cómo referir a dichos individuos al mecanismo de triaje adecuado.

    • Autoidentificación voluntaria (p. ej. durante la recepción o entrevista de registro);

    • Observaciones físicas y comportamientos (p. ej. porta armas, viste uniforme militar, insignia u otros atributos físicos pertinentes), o

    • Afirmaciones durante la entrevista de registro (p. ej. conocimiento detallado sobre el conflicto armado, afiliaciones políticas, percepciones y opiniones sobre el conflicto armado).

  • Cuando haya duda, se debe permitir el acceso a procedimientos de registro. Según sea apropiado, la admisibilidad para el registro podría señalarse como incierta y confirmarse más tarde durante actividades de registro continuo o el procedimiento de RSD. Las decisiones de esta naturaleza deberían ser revisadas y respaldadas por el Funcionario de Registro (principal) o el Funcionario de RSD en la operación.

    Si bien en principio los combatientes activos no son de interés para el ACNUR, ciertas operaciones podrían decidir anotar o registrar24 los datos biográficos y biométricos básicos de una/un combatiente antes de eliminar al individuo del registro porque «no es de interés». Esto podría determinarse como necesario o deseable por varias razones operativas como:

    24 Esta decisión debería tomarla el Representante, por operación, en consulta con la Oficina pertinente y la DIP.

    • Fortalecer la integridad de procesos y apoyar el carácter civil y humanitario del asilo: registrar al individuo como combatiente puede ayudar a prevenir que el individuo regrese otro día a presentarse falsamente como una persona civil;

       

    • Permitir la localización de individuos referidos por el ACNUR al triaje y a procedimientos de identificación estatales (o internacionales).

    • Salvaguardar la unidad familiar: registrar los vínculos familiares entre combatientes y sus familiares registrados.

  • Cuando sea pertinente para el contexto operativo, los SOP debería brindar una guía clara sobre asuntos como:

     

    • Las modalidades para referir a presuntos combatientes a un procedimiento formal de triaje e identificación en el contexto de registro inicial, registro continuo o verificación;

    • Las medidas adecuadas que tomará el personal de registro en ausencia de un procedimiento formal, incluyendo preguntas de triaje25 que se harán, asesoría básica para combatientes y sus familiares y vías de referencia;

      25 Considere desarrollar una lista de verificación de observaciones o indicadores para facilitar una evaluación del carácter civil por contexto operativo, incluyendo cómo comprobar una renuncia permanente y genuina a la actividad militar.

    • Procesos y requisitos para revisión, referencia o respaldo de decisiones de admisibilidad relacionadas con presuntos combatientes, dependiendo de la estructura de tramitación de la operación;

    • Guía sobre ingreso de datos, según sea pertinente, para registrar y excluir del registro a combatientes, incluyendo campos de datos biográficos, estatus de proceso y estatus migratorio legal y datos biométricos que se captarán;

    • El procedimiento mediante el cual los individuos podrían (re)ingresar al proceso de registro tras la verificación de una renuncia genuina y permanente a actividades militares, incluyendo cuál personal podría autorizar la admisión de dichos individuos.

  • Nacionales del país de asilo

    Un nacional del país de acogida26 no debe admitirse en los procedimientos de registro como una persona refugiada o solicitante de asilo. Los miembros de la población de acogida por ende deberían separarse del proceso de registro. Cuando sea pertinente para el contexto, el personal del ACNUR debería crear consciencia entre la población de acogida sobre las posibles consecuencias adversas asociadas con la representación errónea de la nacionalidad (p. ej. dificultades para acceder a los derechos de los nacionales, riesgo de apatridia). En muchos contextos, se ha demostrado que es provechoso que las autoridades gubernamentales apoyen la etapa de admisibilidad en este sentido, aportando conocimiento local y práctico para identificar con mayor efectividad a los miembros de la población de acogida y garantizar que se separen del proceso de registro.

    Podría surgir una excepción a esta regla en los casos en que un individuo registrado forma una familia con un nacional del país de asilo. Si bien un individuo nunca puede ser una «solicitante de asilo» o «refugiado» en su propio país, podría ser registrado por el ACNUR en virtud del derecho a unidad familiar de un pariente refugiado. El derecho a unidad familiar está arraigado en el derecho internacional de los derechos humanos y aplica a todos los seres humanos, sin importar su condición. Este derecho es de particular importancia en un contexto de personas refugiadas, pues brinda los medios principales de protección, atención física, bienestar emocional y apoyo económico para individuos dentro de la unidad familiar.

    Por lo tanto, conforme al mandato de protección del ACNUR y el deber de salvaguardar el derecho de las personas refugiadas a la unidad familiar, se recomienda a las Oficinas registrar como «otros de interés» a los nacionales del país de acogida que se acercan al ACNUR con sus cónyuges refugiados o solicitantes de asilo27 Este también sería el enfoque recomendado para cualquier niña o niño nacido de una persona refugiada o solicitante de asilo y un nacional del país de acogida cuando se demuestre que el/la menor recibió o posee automáticamente la nacionalidad del país de acogida. En el último caso, sería importante examinar si existen obstáculos administrativos o de otro tipo para obtener prueba e dicha nacionalidad o ejercer derechos derivados. En los casos en que la niña o el niño no recibió, o no ha recibido aún, prueba formal de la nacionalidad, se le debería registrar como «solicitante de asilo»28 o «refugiado», tomando la condición y nacionalidad de la madre o el padre que es persona refugiada o solicitante de asilo. En los países en que la verificación de la nacionalidad requiere un análisis a profundidad, los SOP deberían guiar de forma detallada sobre este tema o, en su defecto, indicar el mecanismo de referencia apropiado para que colegas de protección lleven a cabo una evaluación adicional.

    26 Para el caso de registro de personas retornadas y PDI, ver la guía de registro sobre otras poblaciones. Nótese también que, en algunos contextos, los miembros de la comunidad de acogida reciben asistencia en conjunto con las personas refugiadas. Los programas de asistencia para comunidades locales o de acogida deben ser muy claros con el fin de que las comunidades de acogida sepan que no serán excluidas por no registrarse.

    27 Ver la definición de «cónyuge» en las Normas Procedimentales para determinar la condición de refugiado revisadas en 2016, 5.2.3, disponibles en: https://www.refworld.org.es/docid/59f0c8194.html

    28 En un contexto de RSD, en espera de la determinación de la dependencia o de la existencia de una relación familiar estrecha que dé lugar al reconocimiento de la condición de refugiado con carácter derivado, o la existencia de una solicitud de la condición de refugiado por derecho propio. Ver: Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), Normas de Procedimiento de DCR – Procesamiento de Solicitudes con base en el Derecho a Unidad Familiar, 2016, disponible en: https://www.refworld.org.es/docid/59f0c8194.html

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3. Etapas clave en el proceso de registro

  • Se debe brindar, desde la recepción hasta la salida, un esquema narrativo de cada etapa en el flujo de proceso. Se recomienda incluir un diagrama de flujo de proceso para facilitar la visualización de todas las etapas a lo largo del proceso de registro. Un elemento gráfico facilita la comprensión y hace que estudiar el proceso para detectar nuevas eficiencias y mejoras sea más fácil. También es provechoso describir los roles y las responsabilidades de todos los actores y el personal en cada etapa del proceso para garantizar la rendición de cuentas e integridad en cada etapa.

    Un flujo de proceso estándar podría incluir las siguientes etapas:29

    29 Ver el módulo 6 Registro de emergencia para conocer las etapas previas al registro que deberían incluirse en el SOP, tales como prerregistro para movimiento organizado, identificación de población, recepción.

  • Elaboración de cronogramas

    El SOP debería describir los procedimientos de elaboración de cronogramas y canales de notificación en las diferentes ubicaciones de registro. En contextos de campamentos, la creación de cronogramas se realiza a menudo según referencia al tamaño de la familia, número de registro, domicilio en campamento (zona, bloque), o lugar de origen/comunidad, y se organiza a través de líderes comunitarios. En contextos de asentamiento informal, los equipos móviles podrían comunicar las citas de registro por teléfonos celulares o por otros medios a personas estratégicas. En contextos urbanos, se podría comunicar el cronograma de registro por medio de una boleta de cita emitida directamente a individuos, enviada mediante SMS, por medio de un sitio de web exclusivo u por otros medios. Se debe procurar que la información que aparece en la boleta de cita u otra comunicación sea la mínima necesaria para lograr el fin específico de asignar una fecha en el cronograma para una cita de registro. Por ejemplo:

    • Nombre del punto focal del grupo de registro
    • Tamaño de la familia
    • Detalles de contacto (número telefónico o correo electrónico)
    • Fecha de cita

    El SOP debería describir cómo la metodología de elaboración de cronogramas identificará y priorizará a las personas con necesidades específicas. El personal de registro debería consultar a colegas de protección e involucrar a profesionales en medicina y otros socios según sea apropiado para ayudar a garantizar que la prioridad de la elaboración de cronogramas se decida de forma justa y transparente de acuerdo con normas acordadas. Garantice que hayan tiempos disponibles en el cronograma diario para recibir a individuos que están en la vía rápida (incluyendo aquellos que se aceleraron por otras razones expuestas en el SOP)30, e indique cuál miembro del personal podría autorizar el uso de los tiempos de «vía rápida». Ver el módulo 5  para obtener más guía sobre principios y normas de elaboración de cronogramas.

    30 Por ejemplo, por razones de unidad familiar o RSD de carácter excepcional o relacionadas al reasentamiento.

  • Recepción/acceso

    Describa el proceso de recepción de personas refugiadas para la entrevista de registro, el cual podría combinar o separar etapas dependiendo del contexto operativo (campamento, registro masivo, urbano, registro continuo). El personal de seguridad debería estar disponible para hacer revisiones a individuos antes del acceso y quitar cualquier artículo no autorizado, y los controladores de multitudes (según sea relevante) deberían asegurarse de que las personas ingresen de forma ordenada y que reciban un distintivo de entrada, numerado de forma secuencial, y luego sean conducidos al área de espera. El personal que se encuentra en el punto de acceso debería entender bien las necesidades específicas que justifican el acceso priorizado. Se debería llamar a los individuos para su entrevista de registro por número de distintivo (y no por su nombre), siguiendo el orden de llegada.

    Una vez que están en el área de espera, se deben realizar esfuerzos para brindar asesoría grupal sencilla, ya sea con videos y otros medios visuales como panfletos o afiches o con un micrófono o megáfono, según sea apropiado. Los individuos deberían recibir información clara sobre el proceso de registro, la disponibilidad de intérpretes, el hecho de que el registro y todos los procesos relacionados son gratis, la obligación de dar respuestas completas y honestas a las preguntas de registro y los beneficios de protección que trae el registro. Dependiendo de la metodología de tramitación que esté en marcha, en esa etapa se podría completar un formulario de registro o de solicitud de RSD con la ayuda de un intérprete si es necesario. Ver el módulo 5 para obtener más guía relacionada con las diferentes labores y procesos que podría ser necesario realizar durante la recepción, incluyendo comunicación, referencia y priorización de personas con necesidades específicas, elaborar un cronograma de entrevistas y otras labores.

  • Haga una lista de las labores principales durante la recepción/el acceso:
    ej. verificar que cada individuo posee los documentos requeridos, identificar y priorizar a las PCNE, control de multitudes, asesoría grupal, identificación con BIMS.

    Haga una lista de los recursos requeridos para esta etapa:
    ej. distintivos, muebles, panfletos, megáfono o micrófono, equipo de BIMS

    Haga una lista de los roles y las responsabilidades individuales del personal y cómo se supervisará esta etapa:
    Personal de registro, protección o socio:
    Guardas:
    Controladores de multitudes:
    Corredores:

  • Ingreso/admisión

    Dependiendo de la metodología de tramitación, esta etapa podría integrarse en la entrevista de registro. En ejercicios de registro grandes, la estación de ingreso confirma que los individuos que se presentan para la actividad de registro son, en principio, admisibles y pueden avanzar a la siguiente etapa. Una comprobación de datos biométricos (de identidad) a menudo se lleva a cabo en esta etapa para buscar registros de registro previos, y se podría imprimir una hoja informativa. Se debería referir para evaluación adicional antes de proceder a cualquier individuo cuya admisibilidad es incierta o requiere investigación adicional.

  • Haga una lista de las labores principales durante el ingreso/la admisión:
    P. ej. imprimir formularios de registro, identificar y priorizar a PCNE, identificar y referir cualquier problema de identidad o admisibilidad según lo establecido en los SOP.
    Haga una lista de los recursos requeridos para esta etapa:
    ej. cantidad de computadoras portátiles, cantidad de equipo para biometría, cantidad de escáneres de códigos de barras, cantidad de impresoras, papel tamaño A4, artículos de oficina varios, formularios de referencia, muebles.
    Haga una lista de los roles y las responsabilidades individuales del personal y cómo se supervisará esta etapa:
    Personal de registro:
    Personal gubernamental/socio:
    Controladores de multitudes:
    Corredores:

  • Entrevista de registro

    Describa cómo se llevará a cabo la entrevista, incluyendo:

    • En qué idioma(s);
    • Si se debería entrevistar a los miembros de la familia de forma individual o juntos.31
    • Cómo proceder cuando faltan miembros de la familia.
    • Cómo se deberían agrupar las relaciones en el contexto de un grupo de registro. Determine si todos los niños o niñas son parientes biológicos de los adultos presentes, brinde instrucciones sobre cómo agrupar a familias polígamas e indique las opciones y recomendación para agrupar a hogares LGBTI32 en un contexto de protección dado.
    • Todos los elementos de asesoría básica (incluyendo la obtención de consentimiento), el cual debe brindarse de forma accesible33  para todas y todos, incluyendo personas con discapacidades y aquellas provenientes de comunidades de bajo nivel de alfabetismo. En el caso de niñas y niños, la asesoría debe ser apropiada para su edad, capacidad y circunstancias. El personal de registro debería asegurarse de entender los componentes clave de un enfoque de asesoría apto para niñas y niños consultando a colegas de protección de menores.
    • Qué clase de revisión de documento se requiere, y cómo proceder cuando los individuos no poseen los documentos de identidad requeridos.
    • Recolección de datos e ingreso de datos: La persona que hace la entrevista recolectará los elementos de datos según las instrucciones paso a paso precisas que se brindan en esta sección. Se recomienda firmemente crear un cuadro de ingreso de datos que exponga todos los campos de datos obligatorios con preguntas que se harán, datos que se ingresarán y medidas que se tomarán para cada campo incluyendo referencia por razones de protección y otras. El cuadro debe ser exhaustivo e indicar un rumbo de acción para todos los escenarios probables además de cómo proceder en el caso de un escenario que no haya sido previsto en el SOP.

    31 Cuando un individuo expresa el deseo de ser entrevistado por separado o cuando son notorios o se sospecha de criterios de vulnerabilidad o necesidades de protección, se deben realizar entrevistas separadas. Cuando la capacidad lo permita, el ACNUR debería procurar entrevistar a todos los miembros adultos de un grupo de registro por separado en aras de confidencialidad, particularmente en el contexto de RSD procedimientos de Registro-RSD fusionados.

    32 El personal de registro debería buscar consejo de colegas de protección sobre cómo registrar y documentar a familias LGBTI con base en riesgos de protección prevalecientes en el país de asilo; sin embargo, debería ceder a los deseos del individuo en cuestión tras discutir los riesgos de protección asociados. Ver aquí  más guía sobre el ingreso de datos para individuos LGBTI.

    33 El personal debería estar listo para comunicar mensajes clave en formatos múltiples y adecuados, incluyendo formatos orales y escritos de fácil lectura, por ejemplo.

  • Haga una lista de las labores principales durante la entrevista de registro:
    P.ej. recibir a familias/individuos, agruparlos de forma apropiada y asignar un punto focal del grupo de registro, brindar la información de asesoría necesaria, realizar entrevistas y verificar/actualizar/ingresar datos en proGres, referir a la sección de protección u otras según sea apropiado.
    Haga una lista de los recursos requeridos para esta etapa:
    P.ej. muebles, computadoras portátiles/de escritorio, cámara web, cables eléctricos, cables de rúter, marco de fotografía, papel, lapiceros, cajas, bandejas para papeles, fotocopiadoras, escáneres, trituradoras, sellos del ACNUR

    Haga una lista de los roles y las responsabilidades de dotación de personal y explique cómo se supervisará esta etapa:
    Personal de registro:
    Intérpretes:
    Personal gubernamental/socio:
    Corredores:

  • Secciones de referencia

    Dependiendo de la escala de la actividad y la metodología de registro, podría haber etapas en el flujo de proceso donde será necesario referir ciertos casos para evaluación adicional. Los SOP deberían establecer los mecanismos de referencia previstos en el flujo de proceso, y brindar instrucciones sobre cuáles tipos de escenarios de caso deberían referirse a cuál sección, unidad o sector en qué punto del proceso. En actividades de registro de menor escala, se podría establecer un punto focal para todos los asuntos relacionados con el registro y un colega de protección disponible para responder a asuntos de protección urgentes y necesidades específicas. En ejercicios más grandes, podría haber varios mecanismos de referencia establecidos para responder de forma más eficiente a problemas que surgen a lo largo de las diferentes etapas en el flujo de proceso. Cada sección de referencia o punto focal debería tener directrices (o un SOP) que establezcan (i) las razones para referir y (ii) la medida correspondiente que se debe tomar, la información que se registrará y el seguimiento requerido. Una sección de referencia es esencial en contextos prima facie para recibir a individuos que han sido remitidas fuera del proceso.

  • Sección de litigio

    → Podría ser necesario establecer una sección o secciones de referencia o un punto focal o varios para manejar problemas de registro o de datos incluyendo dudas sobre admisibilidad, errores graves, contradicciones o discrepancias en datos, incluyendo fotografías o datos biométricos. Se solicitará al personal que recibe dichas referencias que evalúe la situación y decida al final si el registro puede continuar o no. Cualquier caso que no califique según las directrices o el SOP debería ser notificado al supervisor o director y reportado apropiadamente. El Director de Registro debería revisar y respaldar cualquier decisión de eliminar a una persona del proceso de registro.

    La política del ACNUR sobre cómo abordar el fraude cometido por personas de interés define una incoherencia como «cualquier información nueva sobre un asunto relevante brindada al ACNUR u obtenida por este… que sea contradictoria o incompatible o no coincida con información previa que el ACNUR posea o haya recibido». El personal de registro debería resolver las siguientes discrepancias identificadas durante el registro, de ser posible, y se deberían señalar las medidas correctivas en el archivo electrónico y físico del individuo en cuestión, según sea apropiado:

    • Representación errónea de datos biográficos básicos para determinar su identidad (nombre, año/fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, país de origen, nacionalidad, etnia o religión)
    • Representación errónea de lazos y relaciones familiares y el tamaño de la familia
    • Presentación de documentos fraudulentos al ACNUR como correctos o auténticos
    • Registro múltiple dentro de la misma operación o entre dos o más operaciones en países diferentes sin informar al ACNUR
    • Representación errónea de circunstancias personales relacionadas con una vulnerabilidad particular, necesidad específica o circunstancias socioeconómicas

    En los casos en que el personal de registro no pueda solucionar una discrepancia o esta se considere significativa, esta se debe referir al Punto Focal Antifraude para que sea tratada como una denuncia de fraude. Ver las Directrices operativas sobre cómo abordar el fraude cometido por personas de interés para obtener más orientación sobre cómo manejar las discrepancias y las alegaciones de fraude.

  • Sección de protección

    → Podría ser necesario establecer una sección o secciones de referencia o un punto focal o varios para manejar los asuntos de protección que no están cubiertos en el proceso de registro, tales como miembros de familia nuevos o ausentes, infantes sin documentación de nacimiento y ciertas necesidades específicas. El cuadro de ingreso de datos debería indicar cuáles de las necesidades específicas identificadas (o que se sospechan) durante la entrevista de registro deberían ser referidas a la sección de protección o punto focal, con la aprobación de los individuos en cuestión.

    Las referencias deben ser manejadas por personal de protección calificado que sea responsable de garantizar que se aborden, supervisen o dé seguimiento a las necesidades específicas o de protección de los individuos referidos. En los casos en que el personal de protección no está físicamente presente en el lugar de registro, el personal debe ser fácil de contactar y capaz de reunirse con los individuos.

  • Haga una lista de las labores principales de las secciones de referencia:
    P.ej. investigación de preocupaciones de admisibilidad, resultados coincidentes/no coincidentes de biometría, inconsistencias. Cuando sea posible, solucione aquellos problemas que permitan el reingreso al proceso de registro. Discuta, anote y tome las medidas apropiadas para los problemas de protección referidos.

     

    Haga una lista de los recursos requeridos para esta etapa:
    P.ej. Muebles, computadoras portátiles, escáneres de códigos de barras, equipo para biometría, cables eléctricos, cables de rúter, papel, lapiceros, cajas, bandejas para papeles

     

    Haga una lista de los roles y las responsabilidades de dotación de personal y explique cómo se supervisará cada sección:
    Personal de registro:
    Personal de protección:
    Corredores:

  • Toma de datos biométricos y fotografías

    El SOP debería indicar las instrucciones para la etapa de fotografías y biometría del proceso de registro. Esta podría ser una etapa independiente o se podría integrar en otra etapa del proceso de registro (p. ej. la entrevista). El operador de BIMS o un miembro del personal de registro deberán explicar brevemente a la persona que está antes cómo funciona el proceso y sus beneficios. El SOP debería brindar instrucciones paso a paso sobre cómo tomar la fotografía y captar los datos biométricos y guardarlos correctamente en el expediente pertinente de registro. Describa todos los escenarios en los que se debería referir a un grupo para realizar una investigación adicional y brinde instrucciones sobre cómo proceder con niñas y niños así como personas con lesiones o condiciones que hacen que la inscripción completa de los datos biométricos tome un periodo de tiempo excesivo o sea imposible. Refiérase a 2.5 y 2.6 del módulo 5 para obtener más orientación sobre biometría y fotografías respectivamente, aquí para obtener más guía sobre BIMS.

  • Haga una lista de las labores principales durante la toma de datos biométricos/fotografías:
    P.ej. tomar fotografías individuales según las normas requeridas, inscripción de datos biométricos de cada individuo mayor de 4 años, resolución de problemas y referencia a litigio según se requiera

    Haga una lista de los recursos requeridos para esta etapa:
    P.ej. computadoras portátiles, escáneres de huellas dactilares e iris, cámaras web, escáneres de códigos de barras, muebles.
    Haga una lista de los roles y las responsabilidades de dotación de personal y explique cómo se supervisará esta etapa:
    Operadores de equipo biométrico:
    Personal de registro:
    Corredores:

  • Control de calidad

    Esta etapa permite una comprobación de los datos recolectados antes de completar el proceso e imprimir la documentación. Esta podría ser una etapa independiente o se podría integrar en otra etapa del proceso de registro (p. ej. la entrevista). Se deben confirmar los siguientes detalles:

    • Todos los campos de datos están completos según lo establecido en el SOP y ninguno de los campos de datos requeridos se dejó vacío.
    • Las fotografías que se subieron son de buena calidad y estarán nítidas y visibles en el documento.
    • Se reciben las copias de la documentación de apoyo requerida y estas se adjuntan al formulario de registro completado/se registran en la base de datos.
    • Se coloca la firma o huella dactilar en el formulario de registro.
    • El formulario de registro está vinculado con el identificador único numérico de la persona en cuestión y con el identificador del grupo correspondiente al que él o ella pertenecen.
    • Las relaciones y edades de los miembros individuales de la familia son coherentes y no hay contradicciones relativas al género o estado civil.
    • No hay errores ortográficos en los datos ingresados.

    Los SOP deberían establecer el rumbo de acción en caso de que existan discrepancias o imprecisiones en esta etapa, incluyendo aquellas que requieren intervención a cargo de otro personal. La detección y resolución de discrepancias deben registrarse en el registro del individuo en proGres (y en el archivo físico, según sea pertinente). Una vez que se ha verificado y confirmado toda la información, el personal en esta etapa debería «guardar y cerrar» el registro de registro.

  • Haga una lista de las labores principales para control de calidad:
    P.ej. confirmar que no hay campos vacíos en proGres, nombres, edades y relaciones están correctas, la foto se tomó según la norma, los datos biométricos se captaron y registraron correctamente Informe al Director de Registro de cualquier imprecisión que requiera intervención.

    Haga una lista de los recursos requeridos para esta etapa:
    P.ej. cantidad de computadoras portátiles, cuadernos, lapiceros, muebles

    Haga una lista de los roles y las responsabilidades de dotación de personal y explique cómo se supervisará esta etapa:
    Personal de control de calidad:
    Corredores:

  • Documentación

    Esta sección debería explicar qué documentación se emitirá al completar el registro y su propósito. Brinde instrucciones sobre a qué persona en el grupo de registro se deberían otorgar los documentos, y qué asesoría debería acompañar a esta etapa, incluyendo el periodo de validez de los documentos. Ver el módulo 5  para obtener más guía sobre documentación.

    El SOP debería explicar cómo se registrará la emisión de documentos, quién debería firmar el documento y quién será responsable del papel de seguridad y otros materiales. Ver gestión de equipo más adelante.

    En un contexto de RSD, el supervisor de RSD debería brindar consejo sobre la documentación asociada con la RSD que se preparará y emitirá incluyendo, entre otros, boleta de cita para entrevista, documentación en caso de reconocimiento de la condición de refugiado, incluyendo periodo de validez y documentación emitida/retenida en caso de rechazo en primera instancia, en espera de la entrevista de apelación.

  • Haga una lista de las labores principales para documentación:
    P.ej. documentación impresa en papel de seguridad o tarjetas de identificación impresas

    Haga una lista de los recursos principales requeridos para esta etapa:
    P.ej. muebles, cantidad de impresoras de tarjetas de identificación e insumos, cantidad de impresoras regulares, papel de seguridad, sello de seguridad, lapiceros, cajas, bandejas de papel
    Haga una lista de los roles y las responsabilidades de dotación de personal y explique cómo se supervisará esta etapa:
    El personal del ACNUR o del gobierno (según sea apropiado) que supervisará la impresión de documentación
    Corredor:

  • Se recomienda firmemente a las oficinas del ACNUR que utilizan archivos físicos individuales para personas refugiadas y solicitantes de asilo implementar procedimientos de gestión de archivos para todos los aspectos relacionados con el procesamiento, la organización y el manejo de datos personales, incluyendo almacenamiento, control de acceso y seguimiento de movimiento de archivos.  Los SOP deberían establecer el proceso para crear un nuevo archivo físico, con base en qué y a cargo de quién, y qué documentos se deberían colocar adentro (incluyendo cuáles documentos deberían ser originales y cuáles deberían ser copias). Ver el módulo 5 para obtener más guía sobre gestión de archivos físicos y electrónicos.

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  • El registro continuo34 es el proceso constante de verificar y actualizar los expedientes de registro como parte de las actividades cotidianas de registro y gestión de casos, con el objetivo de brindar protección y documentación y de implementar soluciones duraderas. Todos los colegas con contacto directo con personas de interés son responsables de garantizar que los expedientes de registro se actualicen para que reflejen las intervenciones que han realizado. El personal de registro son los principales responsables de las siguientes acciones:

    • Cambios en la composición de la familia: adiciones, nacimientos, defunciones, matrimonios, divorcios;
    • Actualización de registros de necesidades específicas en el contexto de entrevistas de registro;
    • Renovación de documentación de identidad o de derechos, según aplique;
    • Vinculación de grupos de registro e individuos.

    Los SOP deberían establecer cómo se deben llevar a cabo todas las acciones de registro continuo requeridas. Identifique cuáles miembros del personal están autorizados para hacer los diferentes cambios y actualizaciones y las pautas de rendición de cuentas relativas a cambios en la información. Como con todas las actividades de registro, se debe prever en los SOP la presencia de protección, ya sea física en la ubicación de registro o que esté al alcance de alguna manera. Ver aquí para obtener guía detallada sobre registro continuo.

    34 Ver el módulo 8 sobre registro continuo.

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3.6 Herramientas de registro 3.4 Definir el conjunto de datos