El registro previo de grupo es la recolección de datos fundamentales a nivel de grupo. El registro previo de grupo se utiliza principalmente para organizar los movimientos de población (ver 6.3 ), facilitar la distribución de la asistencia inicial y la programación para el registro individual.

La información recolectada a nivel de grupo no se acepta como registro formal dado que la información requerida para determinar si una persona puede ser inadmisible para el registro no se recolecta adecuadamente a este nivel. Se estima que una entrevista de registro previo de grupo con una familia de cinco miembros toma aproximadamente 3 minutos. El registro previo de grupos se puede hacer utilizando RApp o una hoja de control de papel. Vea el Módulo 5.1 para más orientación sobre el registro previo de grupos.

Para facilitar un proceso eficiente:

• Se puede permitir que el punto focal del grupo represente a toda la familia, incluidos los miembros ausentes de la familia (de acuerdo con los SOP);
• La lista de necesidades específicas a ser identificada debe ser establecida en consulta con el personal de terreno y protección y limitada a aquellas necesidades que pueden ser identificadas con una capacitación mínima;
• Se recomienda que se emitan distintivos cuando aún no se hayan expedido las tarjetas de racionamiento. Dependiendo de las circunstancias, también se pueden utilizar pulseras/brazaletes. Por lo general, no se expide ninguna otra documentación, a menos que se presente una boleta de cita para la entrevista de registro individual (RIE).
• En determinadas circunstancias, incluso cuando el ACNUR está operando con un perfil bajo, una metodología de registro previo adecuada puede ser un enfoque móvil o de albergue en albergue utilizando RApp.

Independientemente de que se haya llevado a cabo o no el registro previo de grupo para el movimiento organizado o para la programación, el registro individual es un requisito en todos los contextos de emergencia. El conjunto de datos mínimo para el RIE incluye datos de todos los individuos de un grupo, junto con un conjunto  de datos limitado a nivel de grupo.

El RIE permite la creación de listas de distribución, la identificación y referencia de personas con necesidades específicas, y la emisión de documentos de identidad individuales, así como de tarjetas de ración para facilitar el acceso a la asistencia y a los servicios. El RIE debe realizarse utilizando RApp o proGres, y toma, en promedio, 15 minutos para una familia de cinco personas. La recolección de datos biométricos (solo iris) para una familia de cinco miembros toma 4 minutos adicionales, mientras que la recolección de ambos iris y de huellas dactilares toma 10 minutos adicionales.  Se pueden incorporar elementos de datos adicionales en el conjunto de datos estándar, dependiendo de las necesidades de datos en la operación de emergencia. El Funcionario de Registro y Gestión de la Identidad debería definir el conjunto de datos del RIE con los colegas de protección, a la luz de:

• Los requisitos de datos específicos del contexto, incluyendo datos sobre necesidades específicas que deben ser identificados para la evaluación y referencia a los servicios disponibles o planificados.
• Criterios individuales de admisibilidad para el ejercicio de registro de emergencia y los datos necesarios para identificar a las personas no cubiertas por el ejercicio.

Es importante tener en cuenta que los campos de datos adicionales añadidos al conjunto  de datos mínimo del RIE aumentarán el tiempo y los recursos necesarios para completar el registro. Los datos adicionales deben determinarse de acuerdo con el propósito del registro, los usos programáticos y de protección de los datos y la disponibilidad de recursos humanos y de otro tipo.

Las entrevistas de registro en un contexto de emergencia deben seguir el mismo enfoque general que las entrevistas en las actividades regulares de registro, establecido en el Módulo 5.2 .

1. Proporcionar una asesoría antes de la entrevista: El personal puede proporcionar una asesoría sobre el propósito general y el proceso de registro (incluyendo la importancia del registro continuo), también puede realizar una asesoría grupal si fuera necesario.  Sin embargo, las asesorías sobre consentimiento y otros asuntos que afectan los derechos y obligaciones individuales siempre deben ser conducidas individualmente.
2. Identificar a las personas que deberían ser referidas: Las personas con necesidades específicas identificadas durante la entrevista deben ser referidas al personal de protección, siguiendo los SOP. Las personas identificadas como combatientes, los miembros de la población local y otras personas que se considere que no son admisibles para el registro también deben ser referidas a la Oficina de Protección, de conformidad con los SOP.
3. Permita que los individuos revisen la información grabada sobre sí mismos y su familia al completar la entrevista, y confirmen que la información proporcionada es verdadera y correcta.

La presencia de personal de protección durante el registro es indispensable. La protección durante el registro es una responsabilidad compartida; debe haber colegas de protección y otras especialidades, incluyendo colegas con experiencia en la protección de la infancia y VSG, disponibles durante el registro de emergencia para evaluar y referir los casos urgentes. Es importante recordar que la entrevista de registro es una rara ocasión en la que cada persona refugiada es vista individualmente por el ACNUR; es fundamental que se formulen las preguntas correctas, que se registre información precisa y que las personas vulnerables sean identificadas y que se les refiera a las intervenciones de protección.

Se recomienda encarecidamente el uso de biometría en situaciones de emergencia. BIMS puede funcionar en todos los entornos de infraestructura, desde lugares con conectividad estable hasta lugares sin conectividad o fuera de línea. Si el tiempo es una limitación importante, se puede decidir recolectar solamente los escaneos de iris, ya que es más rápido. En este caso, las huellas dactilares deberán registrarse posteriormente durante el registro continuo. BIMS puede integrarse luego en todos los procesos de protección y asistencia, mejorando así la eficiencia a lo largo de la respuesta de emergencia. En el Módulo 6.5  se ofrece más información sobre la captación de datos biométricos, incluidas las fotografías.

La estrategia de registro (ver 6.2) debe establecer el tipo de documentación que se emitirá. Durante el registro, cualquier documento accesorio que se expida en una etapa anterior del proceso debe ser sustituido por un documento de identidad y una tarjeta de racionamiento estándar con fines de asistencia, según lo acordado con el personal de protección, las autoridades nacionales y los principales socios (por ejemplo, el PMA). El número de serie, el número de la tarjeta de ración o cualquier otro identificador único en el documento debe ser registrado en proGres. Los socios en la emergencia deben recibir capacitación sobre cómo utilizar la tarjeta de racionamiento con fines de asistencia.

Es necesario establecer mecanismos de rastreo sólidos para la protección contra el uso fraudulento de material de registro confidencial. La Lista de Control de Vulnerabilidad al Fraude (en inglés) destaca una serie de medidas antifraude relacionadas con la documentación:

Además, un miembro del ACNUR debería ser responsable de la gestión de los documentos de identidad y de las existencias de tarjetas de racionamiento, y deberían existir procedimientos para la entrega y el rastreo diario de estos materiales. El rastreo debería incluir material «estropeado», tales como tarjetas de racionamiento perforadas erróneamente o papel de seguridad dañado durante el proceso de impresión. El material no utilizado debe ser devuelto a un lugar seguro al final del día. Ver el Module 5.3 para más orientación sobre documentación y procesos relacionados.