إدارة الملفات والسجلات الرقمية
يُطلب من كل مكتب تابع لمفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين تنفيذ إجراءات إدارة الملفات تماشيًا مع سياسة إدارة السجلات والمحفوظات الخاصة بالمفوضية ومبادئ حماية البيانات والخصوصية المنصوص عليها من قِبَل السياسة العامة لحماية البيانات الشخصية والخصوصية. تتضمن قائمة التحقق من نقاط الضعف في الاحتيال كذلك على معايير رئيسة بشأن إجراءات إدارة الملفات وضوابطها.
ProGres هي الأداة الأساسية لإدارة حالات إعادة التوطين، متضمنةً سجلات التقييمات المنجزة والتوصيات المُقدَّمة والمقابلات التي أجريت والقرارات والمراجعات وعمليات السحب والمغادرة. من أفضل الممارسات تسجيل جميع معلومات الحالة حصريًا في الحقول المعنية في proGres. ينبغي شرح كيفية إدارة المُستخدِم الخاضعة للرقابة لـ أداة proGres وأدوات النظام المتكامل لتسجيل السكان وإدارة الهوية الأخرىPRIMS ، بالإضافة إلى المسؤوليات والمساءلات المرتبطة بصلاحيات الوصول المختلفة إلى المعلومات الموجودة في ProGres و PRIMS، في معاير تطبيق الإجراءات التشغيلية المُوَّحدة (SOPs). ويكون مراقب البيانات الشخصية في المكتب على الصعيد القطري مسؤول عن إنشاء وصول متدرج إلى الملفات الإلكترونية التي تحتوي معلومات عن حالات اللاجئين بحيث يتعذر على الزملاء الوصول إلا إلى ما يحتاجون إليه لأغراض أداء واجباتهم، متضمنًا أخصائيي الحالة والمترجمين الفوريين والزملاء الآخرين. تتوفر إرشادات تفصيلية حول التحكم في الوصول إلى المعلومات في إرشادات بشأن حماية البيانات الشخصية للأشخاص المعنيين و التعليمات الإدارية حول إدارة ضوابط الوصول لأنظمة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والتطبيقات والخدمات، والتوجيهات التخزين الإلكتروني ونقل البيانات الشخصية للأشخاص المعنيين خارج الأعداد الأولية ( توجيهات و تعلميات داخلية غير مشاركة علناً).
مشاركة الملفات الرقمية وتخزينها
ينبغي أن تكون ملفات حالة إعادة التوطين النشطة مُقيَّدة بكلمة مرور وتخزينها على منصة تابعة للمفوضية عبر الإنترنت، مثلًا موقع Team SharePoint أو eSAFE. ينبغي حفظ ملفات الحالة الرقمية (متضمنًا نسخ الوثائق الشخصية ومنتجات عمل مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين وغيرها من الوثائق التي تُشكِّل ملف الحالة) في eSAFE كسجلات دائمة، عندما لا تكون قيد الاستخدام النشط. و ينبغي عدم تخزين المعلومات المتعلقة بملفات الحالات الفردية (سواء كانت نشطة أو غير نشطة) على محركات أقراص الشبكة الشخصية.
عند مشاركة الوثائق التي تتضمن بيانات شخصية، متضمنةً سجلات نموذج تسجيل إعادة التوطين RRFs والنصوص والملاحظات والوثائق والتقييمات وغيرها من المعلومات السرية، سواء داخليًا بين الزملاء أو خارجيًا إلى بلدان إعادة التوطين أو الشركاء، فمن أفضل الممارسات استخدام منصة مشاركة الملفات الآمنة (Secure Files Sharing) المتوفرة هنا. تُعد مشاركة الملفات الآمنة SFS أداة عبر الإنترنت تستند إلى Microsoft SharePoint وتتيح المشاركة الآمنة والمأمونة والمشفرة للبيانات الدقيقة داخليًا وخارجيًا. للمشاركة ضمن سياق التعاون في قضايا إعادة التوطين، يمكن استخدام مواقع Team SharePoint
ينبغي استخدام الأرقام الفردية التي يتم إعطائها لكل حالة بشكل خاص باستعمال proGres بدلًا من الأسماء الفردية عند التواصل عن طريق البريد الإلكتروني بشأن الحالات الفردية، سواء كان هذا التواصل داخل المفوضية أو خارجها أي مع الشركاء أو دول إعادة التوطين. و من الممارسات الجيدة استخدام الروابط إلى المدخلات في proGres من مثل تلك التي تكون تخص الأفراد ومجموعات التسجيل والإحالات وحالات تحديد صفة اللاجئ وحالات إعادة التوطين؛ حيث يكون لدى المستلمين لهذه الروابط هويات تعريف مستخدم proGres ملائمة لنوع المعلومات التي يستطيعون الحصول عليها و قرأتها و لكن و في جميع الأحوال، ينبغي عدم ظهور الأسماء والبيانات الشخصية الأخرى في سطر الموضوع لأي بريد إلكتروني.ينبغي تحديد طرق نقل الملفات وتتبع الملفات في المكتب في معاير إجراءات التشغيل المُوَّحدة SOPs. لمزيد من المعلومات يرجى مراجعة أدوات الأمن السيبراني وحلوله وخدماته على صفحة الإنترانت المتعلقة بمفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين.
وحدة إعادة التوطين في proGres
تُحدد جهة أو مكان مدخلات حالات إعادة التوطين في الإصدار الرابع من proGes ملف سير العمل قبل التقديم وبعده وخطوات عملية إلزامية تُدّعم المدخلات الأخرى المتعلقة بمقابلات إعادة التوطين والمراجعات وتاريخ التدقيق والممارسات الجيدة لإدارة الحالة وتعزز النزاهة. ينبغي اقتصار السماح بالدخول إلى ملفات وحدة إعادة التوطين في proGres على الزملاء في مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين. يمكن العثور على معاير إجراءات التشغيل المُوَّحدة الأساسية وأدلة المستخدم وغيرها من الوثائق الإرشادية حول وحدة إعادة التوطين على دعم النظام المتكامل لتسجيل السكان وإدارة الهوية (PRIMES).
ينبغي تسجيل جميع عمليات معالجة حالات إعادة التوطين ومراقبتها وتتبعها في proGres.
يُعد ProGres المصدرالأساسي للبيانات الشخصية المتعلقة باللاجئين وطالبي اللجوء وأداة مهمة لإدارة حالات إعادة التوطين الفردية. ويتضمن هذا مراقبة الحالات المُعلَّقة و/أو قيد انتظار المعالجة وضمان الإشراف الكافي وتبادل المعلومات بشأن هذه الحالات (و ذلك مع المكتب الإقليمي). فضلًا عن ذلك، توفر البيانات الواردة من proGres معلومات حول التقارير والتحليل والإشراف على الصعيدين الإقليمي والعالمي.
ينبغي على الموظف المسؤول عن إعادة التوطين التحقق من إجراء عمليات تدقيق إعادة التوطين باستخدام البرنامج المخصص بوابة التدقيق والنظام المتكامل لتسجيل السكان وإدارة الهويةPRIMS و/أو هيئة سجل المراجعة في proGres للحصول على معلومات محددة. يُنصح بشدة بعدم استخدام قواعد البيانات الموازية وأوراق Excel غير المتصلة بالإنترنت نظرًا لأنَّها تزيد من مخاطر عدم تناسق معلومات الحالة وعدم اكتمالها وعدم دقتها و يؤدي الانعكاس غير الصحيح لحالة القضايا في proGres إلى إصدار تقارير غير صحيحة عن إعادة التوطين و تُصبح عملية متابعة الحالات في مختلق مراحل مراجعة إجرائاتها تتسم بعدم الدقة.
يتيح نظام proGres باعتباره نظامًا عبر الإنترنت، تحسين التنسيق في داخل المكتب الواحد وبين المكاتب على مستوى القطر الواحد والمكتب الإقليمي والمقرالرئيسي كما و يمكن لزملاء مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين في مكاتب مختلفة ممن لديهم تصريح وصول إلى وحدة إعادة التوطين وغيرها من البيانات في وحدة أعمال proGres business unit، إدخال المعلومات ومشاركتها ومراجعتها مباشرةً في proGres.
إدارة الملفات والسجلات الورقية
ينبغي اتساق المعلومات الواردة في الملفات االورقية للحالات الفردية مع المعلومات الموجودة في الملفات الرقمية وسجل proGres المطابق. و ينبغي تخزين جميع المعلومات المحفوظة في الملفات الورقية وتسجيلها رقميًا في proGres كما ينبغي على مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين عدم تخزين أي من النسخ الأصلية للوثائق الأصلية للأشخاص عديمي الجنسية واللاجئين والنازحين.
تتطلب ملفات الحالة الورقية وجود نظام ملفات مركزيًا مع نظام تتبع لهذه الملفات (FTS) تستخدمه جميع الأقسام الوظيفية داخل المكتب الواحد. تُسجَّل طلبات الحصول على ملف أو ملفات معينة وإخراجها أوتحويلها لقسم أو شخص معين و المُرتجع منها في ورقة إجراءات الملف أما بالنسبة لتحركات الملف كما أشيرأعلاه فإته يتم تسجيلها إلكترونيًا. و في حال الاحتفاظ بالملفات الورقية و/أو النسخ المطبوعة من الوثائق على مستوى المكتب التابع لقطرما فإنه ينبغي التعامل معها بأمان وفقًا لسياسة مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين وتوجيهاتها ذات الصلة. تتوفر توجيهات مُفصَّلة حول إدارة الملفات الورقية لمعلومات إعادة التوطين، متضمنةً المحتويات والتخزين والتحكم في الوصول في توجيهات بشأن حماية البيانات الشخصية للأشخاص المعنيين والوحدة 2.2 من المعايير الإجرائية لتحديد صفة اللاجئ (إدارة الملفات وإجراءات حفظ السجلات) ومفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين توجيهات حول التسجيل وإدارة الهوية PRIMS. راجع كذلك 2.3 حماية البيانات في إعادة التوطين.
تخزين التسجيلات الصوتية والمرئية
ينبغي تخزين التسجيلات الصوتية لمقابلات إعادة التوطين بشكل آمن (ويفضل أن يكون ذلك في e-SAFE) مع تقييد الوصول إليها سوى للزملاء المُصرَّح لهم. ينبغي الاحتفاظ بأجهزة التسجيل في مكان آمن، وينبغي ربط جميع النسخ الإلكترونية لمقاطع الفيديو/الأشرطة بوضوح بملف فردي والتخلص منها بشكل آمن، بما يتوافق مع مبادئ حماية البيانات والخصوصية.
يوصى بالمكاتب على الصعيد القطري التي تنظر في إدخال كاميرات في غرف المقابلات و/أو تسجيل الفيديو للمقابلات للتشاور مع مراقب البيانات الشخصية في المكتب القطري وخدمة الأمن الميداني (FSS) وقسم نظم المعلومات والاتصالات في المقر الرئيسيDIST من أجل الوصول إلى أفضل قرار استنادًا إلى أمن البيانات وتخزين البيانات وحماية البيانات واعتبارات إدارة الحالة.