Gestion des fichiers et dossiers numériques
Chaque bureau du HCR est tenu de mettre en œuvre des procédures de gestion des dossiers conformes à la Politique en matière de gestion des dossiers et des archives du HCR et aux principes de protection des données et de la vie privée énoncés dans la Politique générale en matière de protection des données à caractère personnel et de la vie privée. La Liste de contrôle de la vulnérabilité à la fraude contient également des normes essentielles sur les procédures et les contrôles de gestion des dossiers.
ProGres est le principal outil de gestion des dossiers de réinstallation, y compris les enregistrements des évaluations réalisées, des recommandations formulées, des entretiens menés, des décisions, des révisions, des retraits et des départs. La meilleure pratique consiste à enregistrer toutes les informations relatives à un cas exclusivement dans les champs correspondants de proGres. La gestion contrôlée des utilisateurs de proGres et d’autres outils PRIMES, ainsi que les responsabilités associées à chacun des différents niveaux d’accès, doivent être expliquées dans les SOPs. Le contrôleur des données personnelles du bureau pays est responsable de la mise en place d’un accès différencié aux fichiers électroniques afin que les collègues n’aient accès qu’à ce dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, y compris les agents chargés des dossiers, les interprètes et les autres collègues. Des conseils détaillés sur le contrôle d’accès sont disponibles dans les Lignes directrices sur la protection des données à caractère personnel des personnes relevant de la compétence du HCR, l’Instruction administrative relative à la gestion des contrôles d’accès aux systèmes, applications et servicesTIC, et les orientations sur le Stockage électronique et transfert de données à caractère personnel de personnes relevant de la compétence du HCR en dehors des entreprises privées (interne).
Partage et stockage de fichiers numériques
Les dossiers actifs de réinstallation doivent être protégés par un mot de passe et stockés sur une plateforme en ligne du HCR, par exemple les sites SharePoint TEAM ou eSAFE. Lorsqu’ils ne sont plus utilisés, les dossiers numériques (y compris les copies de documents personnels, les produits du travail du HCR et les autres documents qui constituent le dossier) doivent être sauvegardés dans eSAFE en tant qu’archives permanentes. Les informations relatives aux dossiers individuels (qu’ils soient actifs ou inactifs) ne doivent pas être stockées sur des lecteurs de réseau personnels.
Lors du partage des documents contenant des données à caractère personnel, y compris des Formulaires d’enregistrement en vue de la réinstallation (RRFs), des transcriptions, des notes, des documents, des évaluations et d’autres informations confidentielles, que ce soit en interne entre collègues ou en externe avec des pays de réinstallation ou des partenaires, la meilleure pratique consiste à utiliser la plateforme de partage de fichiers sécurisés, disponible ici. SFS est un outil en ligne basé sur Microsoft SharePoint qui permet un partage sûr, sécurisé et crypté de données sensibles en interne et en externe. Pour le partage dans le cadre de la collaboration sur les dossiers de réinstallation, des sites SharePoint Team peuvent être utilisés.
En cas de communication par courrier électronique sur des cas individuels, en interne ou en externe, il convient d’utiliser les numéros de dossier/individus proGres plutôt que les noms individuels. Une bonne pratique consiste à utiliser des liens vers des entités dans proGres, telles que des individus, des groupes d’enregistrement, des renvois, des cas de DSR et des cas de réinstallation, lorsque les destinataires ont des profils d’utilisateur proGres appropriés. En tout état de cause, les noms et autres données personnelles ne doivent jamais figurer dans l’objet d’un courrier électronique.
Les méthodes de transfert et de suivi des dossiers au bureau doivent être définies dans les SOPs. Voir Outils, solutions et services de cybersécurité sur la page intranet du HCR pour plus d’informations.
Le module de réinstallation de proGres
L’entité « Cas de réinstallation » de proGes v4 définit un flux de travail normalisé avant et après la demande de réinstallation , ainsi que les étapes obligatoires du processus. D’autres entités pour les entretiens de réinstallation, les révisions et l’historique des audits soutiennent les bonnes pratiques de gestion des dossiers et promeuvent l’intégrité. Les profils d’utilisateurs pour le module de réinstallation dans proGres devraient normalement être limités aux collègues du HCR. Les SOPs de base, les guides de l’utilisateur et autres documents d’orientation sur le module de réinstallation sont disponibles sur le site PRIMES Support.
Tous les dossiers de réinstallation doivent être enregistrés, contrôlés et suivis dans proGres.
ProGres est la principale source de données personnelles sur les réfugiés et les demandeurs d’asile et un outil essentiel pour la gestion des cas individuels de réinstallation. Il s’agit notamment de suivre les dossiers en suspens et/ou en attente de traitement et d’assurer un contrôle et un partage d’informations adéquats sur l’état de ces dossiers (en collaboration avec le bureau régional). En outre, les données de proGres alimentent les rapports, les analyses et la surveillance aux niveaux régional et mondial.
Le responsable de la réinstallation doit s’assurer que les audits de réinstallation sont menés en utilisant le portail d’audit PRIMES et/ou l’entité Audit History (Historique de l’Audit) dans proGres pour des requêtes spécifiques. Les bases de données parallèles et les feuilles Excel hors ligne sont fortement déconseillées car elles augmentent le risque d’incohérence, d’incomplétude et d’inexactitude des informations sur les cas. La mauvaise prise en compte de l’état d’avancement des dossiers dans proGres se traduit par des rapports inexacts sur la réinstallation et par une identification inadéquate des dossiers à différents stades de traitement en vue d’un suivi.
Le système en ligne, proGres, permet d’améliorer la coordination au sein et entre les bureaux pays, le bureau régional et le siège. Les collègues du HCR dans différents bureaux ayant un accès approprié au module de réinstallation et à d’autres données dans une unité de travail de proGres, peuvent saisir, partager et réviser les informations directement dans proGres.
Gestion des dossiers et registres physiques
Les informations contenues dans les dossiers physiques individuels doivent être cohérentes avec les informations contenues dans les fichiers numériques et l’enregistrement proGres correspondant. Toutes les informations conservées dans des dossiers physiques doivent être stockées numériquement et enregistrées dans proGres. Les documents originaux des personnes déplacées ou apatrides ne doivent pas être conservés par le HCR.
Les dossiers physiques nécessitent un système d’archivage centralisé avec un système de suivi des dossiers utilisé par toutes les unités fonctionnelles. Les demandes, délivrances, transferts et retours de dossiers sont enregistrés sur une fiche d’action de dossier et les registres de mouvements de dossiers sont stockés électroniquement. Si des dossiers physiques et/ou des copies papier de documents sont conservés au niveau opérationnel, ils doivent être traités en toute sécurité conformément à la politique et aux orientations du HCR en la matière. Des conseils détaillés sur la gestion physique des dossiers d’information sur la réinstallation, y compris le contenu, le stockage et le contrôle d’accès, sont disponibles dans le Guide sur la protection des données à caractère personnel des personnes relevant de la compétence du HCR, dans le module 2.2 des Normes relatives aux procédures de DSR (gestion des dossiers et procédures d’archivage) et dans le Guide sur l’enregistrement et la gestion de l’identité du HCR. Voir également 2.3 Protection des données dans le cadre de la réinstallation.
Stockage des enregistrements audio et vidéo
Les enregistrements audio des entretiens de réinstallation doivent être conservés en toute sécurité (de préférence dans e-SAFE) et leur accès doit être limité aux seuls collègues autorisés. Les dispositifs d’enregistrement doivent être conservés dans un endroit sûr et toutes les copies électroniques des vidéos/cassettes doivent être clairement liées à un dossier individuel et éliminées en toute sécurité, conformément aux principes de protection des données et de la vie privée.
Il est recommandé aux bureaux pays qui envisagent d’installer des caméras dans les salles d’entretien et/ou d’enregistrer les entretiens sur support vidéo de consulter le Responsable du traitement des données à caractère personnel du bureau national, le Service de Sécurité sur le terrain et la DIST au siège, afin de prendre la meilleure décision en fonction des considérations relatives à la sécurité, au stockage et à la protection des données ainsi qu’à la gestion des dossiers.