تضمن معايير الإجراءات التشغيلية الموحدة لإعادة التوطين (SOPs) الاتساق والشفافية والقدرة على التنبؤ لتطبيق برنامج إعادة التوطين، وهي الركيزة الأساسية في التصدي للاحتيال. تُعد إجراءات التطبيق المُوحَّدة المتعلقة بإعادة التوطين مرجعًا شاملًا وموردًا لجميع جوانب إعادة التوطين وتوفر وصفًا سرديًا لكل خطوة، متضمنًا مسارات الإحالة داخل عملية إعادة التوطين وخارجها. وينبغي أن تعكس الإجراءات الفعلية ما هو على أرض الواقع بدلًا مما ينبغي حدوثه بشكل مثالي. ينبغي كذلك إجراء التحديث بانتظام لإدراج التغييرات في المعالجة.
عند تطوير إجراءات التشغيل المُوحَّدة SOPs وتحديثها، ينبغي أن يسترشد الموظف المسؤول بما يلي:
– إنَّ وحدة سير عملية إعادة التوطين و دليل مستخدم وحدة إعادة التوطين المستند إلى إجراءات التطبيق المُوحَّدة يمكن أن يُفصّل التوجيهات ويُعيَّن المهام داخل المكتب، و
– قائمة التحقق من قابلية التعرض للاحتيال، والتي تحدد تدابير محددة للتخفيف من مخاطر الاحتيال في معالجة إعادة التوطين.
عن طريق فصل المهام الوظيفية في معالجة قضايا إعادة التوطين وتوضيح هذا الفصل في إجراءات التشغيل الموحدة SOPs يضمن الموظف المسؤول التخفيف من مخاطر الاحتيال وسوء السلوك في معالجة إعادة التوطين. هذا يعني أن زملاء مختلفين يكونون مسؤولين عن خطوات واضحة ومختلفة في عملية إعادة التوطين. والجدير بالذكر أنَّ تقييم الاحتياجات و المراجعة المبدئية لا تكتملان مطلقًا من زميل واحد فحسب. كذلك يجب أن تكون كتابة توصية تقديم ملف إعادة التوطين ومراجعة التقديم مستوفاة من قِبَل زملاء مختلفين.
ينبغي على إجراءات التشغيل المُوَّحدة المتعلقة بإعادة التوطين:
- إنشاء إطار المساءلة الخاص بإعادة التوطين، متضمنًا دور الموظف المسؤول. ينبغي تحديد مراجعة الحالة وتدابير الرقابة الأخرى، كما ينبغي أن تكون أدوار الزملاء الآخرين في إعادة التوطين واضحة كذلك، ما يضمن الفصل الكافي بين الواجبات.
- حدد الإجراءات المُتخذه خلال عملية إعادة التوطين، بالإضافة إلى التراخيص ذات الصلة والرقابة في كل مرحلة. يتضمن ذلك مسارات الإحالة بين التسجيل، وتحديد صفة اللاجئ وحماية الطفل والحماية المجتمعية ويتضمن كذلك إحالة التناقضات إلى القسم ذوالصلة أو الموظف المسؤول عن مكافحة الاحتيال (AFFP) في حالة ادعاء الاحتيال (راجع 2.6 الاحتيال وسوء السلوك).
- التوافق مع إجراءات التشغيل المُوَّحدة SOPsللأقسام الوظيفية ذات الصلة، يجب أن تكون طريقة الإحالة التي سيتم اعتمادها في الإجراءات التشغيلية المُوحَّدة لإعادة التوطين تعكس تلك الموجودة ضمن إجراءات االتطبيق المُوحَّدة للأقسام الوظيفية ذات الصلة من مثل قسم تحديد صفة اللاجئ، وحماية الطفل.
- اشرح خطوات إدخال البيانات في proGres استنادًا إلى التوجيهات بدعم النظام المتكامل لتسجيل السكان وإدارة الهويات PRIMS (والخطوات للأدوات الأخرى، بحسب الاقتضاء).
- يؤدي تضمين الإجراءات إلى تمكين الأفراد من ممارسة حقوقهم كأصحاب بيانات.
- أرفق النماذج والاستمارات المطلوبة لتعزيز الاستعمال الموحد للنماذج و الاستمارات.
ينبغي مراقبة إجراءات التشغيل المُوحَّدة المتعلقة بإعادة التوطين SOPs للتحقق من امتثالها بشكل منتظم من قِبَل الموظف المسؤول كجزء من أنشطة الرقابة، مثلًا، عن طريق المراقبة والتفتيش الفوري واجتماعات الفريق، وكذلك عن طريق بوابة التدقيق في النظام المتكامل لتسجيل السكان وإدارة الهوية.PRIMS ينبغي إجراء مراجعة كاملة لإجراءات التشغيل المُوحَّدة سنويًا وإبلاغ التغييرات إلى جميع الزملاء في إعادة التوطين والأقسام الوظيفية الأخرى ذات الصلة من خلال البريد الإلكتروني. ينبغي احتفاظ المكاتب بالإصدارات القديمة؛ لتتمكن من تتبع طريقة تغير الإجراءات والبيانات التي جُمِّعت في أوقات و/أو أماكن مختلفة.