Les procédures opérationnelles standard (SOPs) de réinstallation garantissent la cohérence, la transparence et la prévisibilité de la mise en œuvre de la réinstallation et constituent la pierre angulaire de la prévention de la fraude. Les SOPs de réinstallation constituent une référence et une ressource complètes pour tous les aspects de la réinstallation et fournissent une description narrative de chaque étape, y compris les mécanismes d’orientation à l’intérieur et à l’extérieur du processus de réinstallation. Pour bien fonctionner, elles doivent refléter le processus réel sur le terrain plutôt que ce qui devrait idéalement se passer. Elles doivent également être régulièrement mises à jour afin d’intégrer les modifications apportées au traitement.
Lors de l’élaboration ou de la mise à jour des SOPs, le responsable doit être guidé par les éléments suivants
– le Flux de processus du module de réinstallation et le Mode d’emploi du module de réinstallation , sur la base desquels les SOPs permettent d’élaborer des orientations et assigner des tâches au sein du bureau, et
– la Liste de contrôle de la vulnérabilité à la fraude, qui définit des mesures spécifiques pour atténuer le risque de fraude dans le cadre du traitement des demandes de réinstallation.
Grâce aux SOPs, le responsable veille à la séparation des tâches afin d’atténuer les risques de fraude et de mauvaise conduite dans le cadre du traitement des demandes de réinstallation. Cela signifie que différents collègues sont responsables de différentes étapes du processus de réinstallation. En particulier, l’évaluation des besoins et l’examen initial ne sont jamais réalisés par un seul collègue. La recommandation de demande et l’examen de la demande doivent également être complétés par des collègues différents.
Les SOPs en matière de réinstallation doivent :
- Établir le cadre de responsabilité pour la réinstallation, y compris le rôle du responsable. L’examen des dossiers et les autres mesures de contrôle doivent être définis, et les rôles des autres collègues chargés de la réinstallation doivent également être clairs, afin de garantir une séparation suffisante des tâches.
- Définir les mesures à prendre tout au long du processus de réinstallation, ainsi que les autorisations et le contrôle correspondants à chaque étape. Il s’agit notamment des voies de renvoi entre l’enregistrement, la DSR, la protection de l’enfance et la protection communautaire, ainsi que du renvoi des incohérences à l’unité fonctionnelle concernée ou au Point focal anti-fraude dans le cas d’une allégation de fraude (voir 2.6 Fraude et mauvaise conduite).
- S’aligner sur les SOPs des unités fonctionnelles concernées, en veillant à ce que les mécanismes d’orientation prévus dans le SOPs de réinstallation soient reflétées dans les SOPs de l’unité fonctionnelle concernée, par exemple la DSR, la protection de l’enfance.
- Expliquer les étapes de la saisie des données dans proGres sur la base des orientations de PRIMES Support (et les étapes pour d’autres outils, le cas échéant).
- Inclure des procédures permettant aux personnes d’exercer leurs droits en tant que personnes concernées.
- Annexer les formulaires et modèles requis afin de promouvoir la normalisation.
Le respect des SOPs de réinstallation doit être contrôlé régulièrement par le responsable dans le cadre des activités de supervision, par exemple par l’observation, des vérifications ponctuelles et des réunions d’équipe, ainsi que par le portail d’audit PRIMES. Une révision complète des SOPs doit être entreprise chaque année et les modifications doivent être communiquées à tous les collègues chargés de la réinstallation et aux autres unités fonctionnelles concernées par courrier électronique. Les bureaux devraient conserver les anciennes versions afin de pouvoir suivre l’évolution des procédures et des données collectées à différents moments et/ou endroits.