4.6 Remplir le Formulaire d’enregistrement en vue de la réinstallation(RRF)

Garanties générales pour remplir le RRF

Après l’entretien de réinstallation, si l’agent estime que le cas remplit les conditions requises pour être soumis à la réinstallation, un RRF est préparé.

Le RRF devrait être :

• complété par un agent du HCR, et non par un interprète ou une autre personne ;
• clair et concis, sans jargon ;
• précis et complet, avec toutes les informations pertinentes et les documents requis inclus, et
• sans contradictions entre les différentes sections du RRF et/ou entre le RRF et les pièces justificatives.

RRF section 1 : Informations sur les dossiers de réinstallation

RRF section 2 : Membres du dossier et coordonnées

RRF section 3 : Parents

RRF section 4 : Base de la reconnaissance du statut de réfugié

La reconnaissance du statut de réfugié doit être résumée en se référant aux faits établis du dossier et à l’analyse juridique des considérations d’inclusion et d’exclusion. Des informations suffisantes doivent être fournies concernant les besoins de protection individuels et les expériences des membres du dossier de réinstallation autres que le demandeur principal, soit en utilisant des déclarations globales, soit en rédigeant des paragraphes distincts pour chaque membre de la famille.

Les faits établis du dossier comprennent le profil, les expériences, les événements et les circonstances pertinents pour l’éligibilité à la protection internationale et au statut de réfugié :

• Les faits pertinents liés au profil de l’individu peuvent inclure, par exemple, l’appartenance ethnique, la religion, la profession, l’orientation sexuelle et l’identité de genre, l’appartenance à un clan, une famille ou une tribu, le lieu d’origine. Si la personne était affiliée à un groupe politique ou autre, ou si elle a servi dans l’armée, donner des détails sur le titre ou le rang qu’elle a occupé et sur les responsabilités qui lui ont été confiées ou qu’elle a exercées. Des informations sur l’évasion et la désertion devraient également être fournies.
• Les expériences, événements et circonstances pertinents peuvent inclure, par exemple, les activités auxquelles la personne a participé, les opinions exprimées, les événements auxquels elle a assisté ou dont elle a été témoin, et les menaces reçues. Fournir des informations contextuelles concernant ces expériences, notamment comment, quand ou où elles ont eu lieu, les circonstances environnantes et les autres personnes impliquées. Indiquer si la personne est incapable de se souvenir de dates exactes ou de séquences d’expériences ou d’événements, et préciser les raisons de cette incapacité, le cas échéant. Les expériences d’autres personnes, y compris des membres de la famille ou des personnes ayant un profil similaire, peuvent être pertinentes pour démontrer le risque de préjudice pour le demandeur. Si le profil ou la demande est particulièrement complexe, il peut être utile de fournir davantage d’informations dans le résumé de la demande.
• Les demandes qui, au stade de la DSR, ont donné lieu à des considérations d’exclusion potentielle, mais pour lesquelles l’exclusion a été jugée inapplicable, doivent être exposées en détail, notamment en ce qui concerne les faits pertinents liés aux activités de l’individu, leurs conséquences et les circonstances dans lesquelles elles se sont produites. Les profils autrement complexes, y compris lorsque les faits du dossier peuvent soulever des questions d’irrecevabilité, doivent également être exposés de manière plus détaillée dans le résumé de la demande. 
• Il convient également d’expliquer les itinéraires empruntés par les membres des dossiers de réinstallation, y compris la manière dont les frontières internationales ont été franchies, les documents utilisés, toute assistance fournie par des passeurs et/ou des groupes armés, ainsi que le temps important passé dans d’autres pays et les circonstances de tout retour dans le pays d’origine. Des informations pertinentes doivent être fournies lorsqu’un membre du dossier de réinstallation a quitté le pays d’origine à une date ou dans des circonstances différentes de celles du demandeur principal.

L’analyse juridique doit être résumée et présentée de manière concise. Des informations suffisantes doivent être incluses sur la manière dont la reconnaissance a été accordée, à savoir par qui (HCR ou autorités du pays), le type de procédure (par exemple, DSR ordinaire, procédures simplifiées, etc.) et la base juridique (par exemple, la Convention de 1951), les éléments clés suivants étant brièvement présentés :

• Crainte fondée – Résumer le préjudice considéré comme raisonnablement possible si le membre du dossier de réinstallation retournait dans son pays d’origine; y compris la référence à l’absence de protection efficace de la part des autorités du pays.
• Persécution – Expliquer en quoi le préjudice identifié, individuellement ou cumulativement, équivaut à une persécution, en soulignant les normes internationales pertinentes en matière de droits de l’homme, le cas échéant.
• Lien avec un motif de la Convention – Articuler le lien applicable entre le préjudice subi par le(s) membre(s) du dossier de réinstallation et un ou plusieurs des motifs de la Convention de 1951 (c’est-à-dire l’appartenance ethnique, la religion, la nationalité, l’appartenance à un groupe social particulier et l’opinion politique). La nécessité d’établir un lien avec un motif de la Convention dans le RRF s’applique également lorsqu’un cas de réinstallation a été reconnu sur la base de critères de réfugiés plus larges.

La section 4 du RRF doit être cohérente avec la demande d’asile et l’analyse juridique figurant dans le formulaire d’évaluation de la DSR, le cas échéant. Les collègues chargés de la réinstallation peuvent toutefois modifier la formulation et la structure de la demande et / ou expliquer plus en détail certains éléments, lorsqu’ils estiment que cela renforce le compte rendu ou répond aux attentes et aux approches individuelles de l’arbitrage d’un pays de réinstallation. Afin de préserver l’intégrité du processus de détermination du statut de réfugié, les modifications substantielles de l’analyse juridique, par exemple l’ajout de nouveaux éléments matériels ou la modification du motif de la Convention, ne doivent pas être effectuées sans la consultation et l’autorisation des collègues de la DRS / protection, conformément aux SOPs Voir Vérifier la demande d’asile au point 4.4 L’entretien de réinstallation pour des conseils concernant les demandes reconnues dans le cadre des procédures gouvernementales.

Lorsqu’une évaluation d’exclusion détaillée concernant l’article 1F a été réalisée, un résumé de l’évaluation et de la conclusion selon laquelle le membre du dossier de réinstallation ne relève pas du champ d’application de l’article 1F doit être fourni dans le cadre de l’analyse juridique du RRF. Le résumé de l’évaluation de l’exclusion doit être abordé de la même manière que l’analyse juridique de l’inclusion : plutôt que de reproduire l’évaluation de l’exclusion à partir du formulaire d’évaluation de la DSR, le résumé doit se concentrer sur les détails clés et les questions essentielles, avec le soutien des collègues de la DSR, le cas échéant. Bien qu’il faille éviter les longs extraits du COI, il convient d’inclure les informations relatives à la personne concernée et aux événements qui s’y rapportent.

Si aucun problème d’exclusion n’a été déclenché, fournir une simple déclaration indiquant que rien dans les faits du dossier n’indique que le/les membre(s) du dossier de réinstallation a/ont été associé(s) à des actes susceptibles de relever du champ d’application de l’article 1F.

Irrecevabilité

Les pays de réinstallation peuvent appliquer des critères de recevabilité ou « d’intérêt public » en vertu desquels les réfugiés peuvent se voir refuser l’admission dans le pays en raison de leurs activités, de leurs affiliations et/ou de leur situation, même s’ils ne relèvent pas du champ d’application des clauses d’exclusion de l’article 1F. Voir les chapitres pays en matière de réinstallation pour les critères correspondants.

Certaines activités, affiliations et / ou circonstances qui pourraient constituer des motifs d’inadmissibilité à la réinstallation peuvent avoir déjà été abordées dans le contexte d’une évaluation de l’exclusion et reflétées dans les parties pertinentes de l’analyse juridique dans le RRF. Dans d’autres cas, des questions potentiellement pertinentes pour la recevabilité dans un pays de réinstallation donné peuvent ne pas avoir été abordées au stade de la DSR, par exemple parce qu’elles ne constituaient pas des faits matériels de la demande et/ou n’étaient pas pertinentes pour l’exclusion et/ou se sont produites après la DSR. Les responsables de dossiers de réinstallation doivent anticiper et être attentifs à ces questions et fournir des informations explicatives si nécessaire et approprié dans la section 4 et / ou la section 7 du RRF, conformément aux SOPs. Un cas dans lequel des événements ou des activités pertinents pour la recevabilité ont eu lieu après la DSR peut nécessiter un renvoi à la DSR pour une évaluation plus approfondie.Si, à la suite d’une décision de refus de la part d’un pays de réinstallation, de nouvelles informations défavorables concernant l’interdiction de territoire sont révélées (y compris, par exemple, par le biais d’une évaluation de la sécurité nationale), la révision du refus doit envisager la ligne de conduite la plus appropriée. Il peut s’agir de renvoyer le dossier de réinstallation à des collègues de la DSR / protection pour une évaluation plus approfondie de l’inclusion ou de l’exclusion.

RRF section 5 : Besoins de réinstallation et priorité de demande

Dans cette section, l’agent explique la base de l’identification et de la priorisation du dossier de réinstallation et les catégories de demandes de réinstallation sélectionnées. Cela doit être expliqué par référence aux circonstances individuelles du / des membre(s) du dossier de réinstallation et à sa / leur situation de protection dans le pays d’accueil.

Les informations pertinentes sur les circonstances individuelles et la situation de protection du / des membre(s) du dossier de réinstallation dans le pays d’asile sont les suivantes :

• Accès à la documentation juridique et civile ;
• Risque de détention lié au (l’absence de) statut d’immigration ;
• Accès à un logement adéquat, sûr et digne ;
• Accès à des moyens de subsistance sûrs ;
• Accès aux soins de santé ;
• Accès à l’enseignement primaire et secondaire ;
• Informations sur des incidents spécifiques, des menaces physiques ou des besoins de protection supplémentaires découlant d’expériences personnelles et/ou d’un profil lié à une catégorie de demandes de réinstallation (par exemple, si la demande est présentée dans la catégorie « Survivant(e)s de la violence et de la torture », expliquer les effets de la violence et les besoins qui ne peuvent pas être satisfaits dans le pays d’asile).

En outre, des conditions socioéconomiques spécifiques et graves, des chocs climatiques et d’autres indicateurs de difficultés extrêmes peuvent être pertinents pour mettre en évidence l’absence de solutions locales dans le pays d’asile. Toutefois, les descriptions générales de l’environnement de protection dans le pays d’asile ne sont généralement pas nécessaires ou encouragées. Les expériences mentionnées dans la section 4 ne doivent pas être répétées dans cette section.

Pour les soumissions prioritaires ou urgentes une brève explication des raisons pour lesquelles le HCR recommande un traitement accéléré doit conclure cette section. Pour les dossiers à priorité normale, aucune explication n’est nécessaire.

Des informations pertinentes sur les expériences d’une personne dans le pays d’asile qui ne sont pas liées aux besoins de réinstallation peuvent être fournies dans la section 7 du RRF, conformément aux principes de nécessité et de proportionnalité de la protection des données, et à la spécification de l’objectif. Ces informations peuvent être pertinentes, par exemple, en raison du long séjour du demandeur dans un pays d’asile ou de son profil et de ses activités spécifiques.

RRF section 6 : Besoins spécifiques

Dans la mesure où les informations contenues dans les sections 4 et 5 ne sont pas autorisées à être partagées avec les prestataires de services impliqués dans l’organisation du départ et de l’accueil, l’intégration et l’assistance après l’arrivée, il est important d’inclure des informations pertinentes sur les besoins spécifiques dans la section 6, même si elles ont déjà été mentionnées dans d’autres sections du RRF.

Lorsque des rapports médicaux sont disponibles, un résumé du rapport peut être fourni ici. Si aucun rapport médical n’est disponible, l’agent doit décrire les besoins spécifiques et les symptômes ou conséquences connexes subis, tels qu’ils ont été rapportés par la personne concernée et/ou sa famille/personne chargée de subvenir à ses besoins.

Les besoins spécifiques signalés par les membres du dossier de réinstallation doivent être enregistrés dans cette section conformément aux principes de protection des données et de la vie privée, notamment la nécessité et la proportionnalité par rapport à une finalité spécifique. Il s’agit notamment d’aider le pays de réinstallation dans le processus de sélection ainsi que dans l’orientation avant le départ, l’aide au voyage et l’organisation de l’accueil. Le fait de fournir des données sur les besoins spécifiques permet également de s’assurer que les réfugiés susceptibles de bénéficier d’informations sur les services disponibles dans le pays de réinstallation, par exemple en ce qui concerne les soins de santé, l’aide aux personnes handicapées, le regroupement familial, l’aide juridique ou le rattrapage scolaire, les recevront à leur arrivée. Pour des conseils sur les principes de protection des données et de la vie privée en relation avec des besoins spécifiques, voir 2.3 Protection des données dans le cadre de la réinstallation.

Lorsqu’une personne, membre du dossier de réinstallation, est enceinte, les informations correspondantes peuvent être consignées dans cette section, ainsi que la date prévue de l’accouchement. Les personnes doivent être informées au cours de l’entretien des rapports et recommandations, par exemple les rapports médicaux, qui doivent être inclus dans la demande de réinstallation et résumés ici. (voir Clôture de l’entretien au point 4.4 L’entretien de réinstallation).

RRF section 7 : Remarques complémentaires

Les dossiers liés, en particulier les membres d’une famille vivant dans le même foyer qui ont été divisés en dossiers distincts pour répondre aux exigences du pays de réinstallation ou pour toute autre raison, doivent être enregistrés dans la section 1, répertoriés en tant que parents liés dans la section 3 et la dépendance correspondante expliquée dans la section 7. Pour garantir la cohérence des informations sur les liens familiaux, la relation de ces dossiers devrait également être vérifiée et mise à jour dans proGres, le cas échéant.

D’autres dossiers de réinstallation, qu’ils soient encore à soumettre, déjà soumis ou déjà partis, peuvent également être mentionnés dans cette section lorsque la réinstallation vers la même destination est souhaitée et peut faciliter l’arrivée et l’orientation dans le pays de réinstallation. Il peut s’agir, par exemple, des cas de parents éloignés, d’amis proches et de membres de la communauté.

Il convient de faire la distinction entre les dossiers liés fondés sur la dépendance, qui doivent être soumis et examinés ensemble, et les autres dossiers liés pour lesquels la réinstallation vers la même destination ou communauté est recommandée ou demandée.

Les autres informations susceptibles d’être enregistrées dans cette section peuvent être les suivantes, conformément aux principes de protection des données et de la vie privée :

• Si l’entretien de réinstallation du HCR a été mené en personne ou à distance, la langue dans laquelle l’entretien a été mené et la langue préférée des réfugiés.
• Une explication des divergences dans la documentation ou les données biographiques, par exemple les alias, les incohérences dans la date ou le lieu de naissance, les dates d’enregistrement et autres données dans les sections 1 à 3.
• Les noms des proches parents décédés (parents, frères et sœurs, enfants, conjoint), qui ne figurent donc pas dans la section 3.
• Un résumé des procédures relatives à l’intérêt supérieur de l’enfant, le cas échéant, y compris les procédures d’EIS, de DIS et/ou de traçage de la famille. Voir 3.5 Enfants et adolescents dans les situations à risque.
• Un résumé des autres documents, par exemple le formulaire d’évaluation médicale et/ou d’autres rapports relatifs à la santé, les documents relatifs à la garde et les documents justificatifs. Voir 3.7 Besoins médicaux.
• Informations pertinentes sur l’inclusion des membres du dossier non réfugiés à charge.
• Informations pertinentes sur les activités et les expériences d’une personne dans le pays d’asile, en particulier dans les cas complexes et/ou lorsque la personne a passé beaucoup de temps dans ce pays. 
• Informations pertinentes sur les membres du dossier qui se trouvent dans des lieux différents.
• Informations pertinentes sur les mariages et / ou divorces antérieurs, y compris si un membre du dossier a été marié alors qu’il était mineur.
• Justification spécifique de l’absence de documents d’identité.
• Informations sur les demandes antérieures, y compris les raisons du retrait ou du refus (le cas échéant), et l’examen ultérieur effectué par le HCR avant la nouvelle demande.
• Difficultés spécifiques ou retards prévus en ce qui concerne les visas de sortie et les dispositions prises pour le départ.

RRF section 8 : Déclaration

La page de déclaration est signée par les membres adultes du dossier de réinstallation à la fin de l’entretien. Voir Clôture de l’entretien au point 4.4 L’entretien de réinstallation. Si la demande de réinstallation (ou la nouvelle demande) est retardée de plus de six mois, le(s) réfugié(s) doivent signer une nouvelle déclaration. Pour des conseils sur la communication de la notice d’information avant qu’un membre du dossier ne la signe, voir les conseils introductifs dans 4.4 L’entretien de réinstallation et 2.3 La protection des données dans la réinstallation.

Si l’entretien de réinstallation a été mené à distance, de sorte que les réfugiés ne peuvent pas signer la déclaration ou y apposer leurs empreintes digitales en présence de l’agent, le bureau régional compétent peut être consulté et un accord peut être conclu avec le pays de réinstallation concerné. Il peut suffire de documenter la situation de l’entretien à distance dans la section 7.

RRF section 9 : Pièces jointes

Les documents à l’appui de la demande sont énumérés dans cette section. Voir 2.3 Protection des données dans le cadre de la réinstallation pour des conseils sur les principes de protection des données et de la vie privée, en particulier la spécification de l’objectif, la proportionnalité et la nécessité.

Selon le cas, les pièces justificatives peuvent comprendre :

• les documents d’identification du pays d’origine et/ou de tout autre pays, y compris les documents délivrés par le HCR ;
• les actes de naissance, de décès et de mariage, les documents de divorce et les documents relatifs à la garde légale des enfants ;
• Les rapports de détermination de l’intérêt supérieur (DIS) ou d’évaluation de l’intérêt supérieur (EIS) (voir 3.5 Enfants et adolescents dans les situations à risque pour savoir quand une EIS ou une DIS est nécessaire) ;
• Les formulaires d’évaluation médicale datant de moins de six mois (obligatoire pour la catégorie de demandes 3.7 Besoins médicaux ) ;
• d’autres rapports médicaux (par exemple, radiographies, scanners, etc.) pertinents pour la demande ;
• d’autres documents mentionnés dans le RRF lorsque cela est nécessaire et proportionné à la demande de réinstallation (par exemple, des rapports de police ou des rapports de témoins relatifs à des incidents, des rapports médicaux relatifs à des blessures ou à des dépendances, d’autres rapports), et
• les traductions anglaises autorisées des pièces justificatives. Les documents originaux qui ne sont pas rédigés en anglais doivent être clairement étiquetés avec une description de la nature du document.

Veiller à ce que le nom de chaque fichier comprenne le numéro du dossier de réinstallation.