4.7 Soumission

Recommandation et examen de la soumission

Une fois le RRF rempli et le dossier de réinstallation finalisé pour examen, l’agent saisit les détails de la recommandation dans la section Recommandation de soumission du formulaire de dossier de réinstallation. L’examinateur contrôle le RRF rempli et la recommandation de demande telle qu’elle a été saisie par l’agent dans proGres. Il peut procéder de trois manières différentes :

• Non recommandé pour soumission : L’examinateur décide de ne pas soumettre le dossier. Tous les membres du dossier de réinstallation sont alors convoqués à une séance de conseil dans les plus brefs délais et la décision est expliquée à tous les membres du dossier de réinstallation et enregistrée dans proGres. Voir Guide technique sur les procédures adaptées aux enfants pour informer et conseiller les enfants en fonction de leur âge et de leur degré de maturité. 
• L’examinateur apporte certaines modifications au RRF, puis recommande pour soumission. Les changements peuvent inclure des modifications grammaticales et orthographiques et d’autres corrections mineures, le cas échéant. Si l’examinateur recommande des révisions importantes du RRF, le dossier de réinstallation peut être renvoyé à l’agent pour un suivi. Il peut être nécessaire de signer une nouvelle page de déclaration si les changements sont importants.
• Recommandé pour soumission : L’examinateur décide de soumettre le dossier lorsque les conditions suivantes sont remplies :
  1. Toutes les personnes concernées par le cas de réinstallation sont reconnues comme réfugiés par le HCR ou par un pays d’accueil (ou sont éligibles en tant que non-réfugiés apatrides ou membres de la famille à charge non-réfugiés). 
  2. D’autres solutions durables ont été pleinement prises en considération et la réinstallation est la solution durable la plus appropriée pour répondre aux besoins de protection du / des membre(s) du dossier de réinstallation.
  3. Les membres du dossier de réinstallation ont des besoins de réinstallation qui correspondent à (au moins) deux catégories de demandes de réinstallation. Voir 3.2 Catégories de demandes de réinstallation.

D’autres considérations qui ne sont pas liées à la protection, par exemple le niveau d’éducation ou d’autres facteurs considérés comme améliorant les perspectives d’intégration, ne peuvent pas être des facteurs déterminants lors de la soumission des dossiers de réinstallation. Parallèlement, un comportement criminel, intimidant ou autrement menaçant, visant à exercer une pression indue sur le HCR, peut entraîner la décision de ne pas soumettre le dossier.

Mise en attente d’un dossier de réinstallation

La décision de mettre en attente un dossier de réinstallation pendant qu’une question importante est résolue ou qu’une action est entreprise dans le cadre d’un dossier (par exemple, procédure d’intérêt supérieur, évaluation médicale, enquête sur la fraude, etc.) doit être consignée dans proGres. Il est recommandé de modifier le statut du processus du/des membre(s) du dossier de réinstallation concerné(s) dans le champ associé a  « En attente », en saisissant la raison de la mise en attente à l’aide des options du menu déroulant et en incluant tout commentaire supplémentaire dans la section « Commentaires ».

Une fois que le problème à l’origine de la mise en attente a été résolu, celle-ci est levée. Le statut de traitement du membre du dossier de réinstallation doit redevenir actif avant que le traitement de la réinstallation ne reprenne ou ne prenne fin par une recommandation de ne pas poursuivre ou par un retrait/une suppression du dossier de réinstallation.Les SOPs devraient prévoir des garanties concernant les dossiers mis en attente, y compris la responsabilité du bureau compétent et/ou du bureau régional pour le suivi des dossiers mis en attente au moins une fois par trimestre et la garantie d’un suivi en temps utile pour résoudre les problèmes et lever la mise en attente.

Détermination du pays de soumission

Après avoir déterminé qu’un cas particulier doit être soumis à la réinstallation, l’étape suivante consiste à identifier un pays de réinstallation approprié, si cela n’a pas déjà été fait. Les principales considérations sont énumérées déclinées ci-après :

• l’attribution de quotas annuels des pays de réinstallation ;
• les critères de sélection et les priorités d’admission des pays de réinstallation ;
• la priorité de la demande de réinstallation, le délai de traitement moyen du pays de réinstallation et sa capacité à traiter les soumissions urgentes (voir ci-dessous) ;
• les liens familiaux, en particulier dans les pays de réinstallation ;
• la nationalité ;
• la taille et la configuration de la famille, et
• la préférence exprimée par le réfugié pour un pays de réinstallation spécifique.

Si la plupart des demandes de réinstallation sont adressées à des pays de réinstallation établis, des demandes peuvent également être adressées à des pays qui n’ont pas de quota annuel établi, mais qui acceptent des dossiers de réinstallation sur une base ad hoc, y compris des dossiers avec des liens familiaux, ou dans le cadre de réponses à des appels pour certaines populations de réfugiés. Les bureaux pays sont encouragées à consulter le bureau régional compétent et/ou le RCPS, si nécessaire, en cas de questions sur le pays approprié pour la demande de réinstallation.

Les bureaux du HCR devraient veiller à ce que les réfugiés soient systématiquement conseillés sur le pays de réinstallation auquel leur dossier a été soumis. Cet aspect est important pour la redevabilité du HCR à l’égard des populations touchées et aide à gérer les attentes en matière de réinstallation.

Soumission d’un dossier de réinstallation

En fonction des procédures convenues entre le HCR et les pays de réinstallation, les dossiers de réinstallation sont soumis directement par les opérations nationales ou, en leur nom, par le bureau régional compétent ou par le RCPS.

La plupart des pays de réinstallation exigent que les dossiers soient acheminés vers les autorités respectives de leurs capitales pour l’enregistrement centralisé des demandes du HCR. Le bureau régional compétent et / ou le RCPS doivent être consultés pour obtenir des conseils à cet égard, le cas échéant, et il convient également de se référer aux chapitres pays de réinstallation, qui décrivent les procédures de chaque pays pour l’acheminement des demandes.

Lorsque les demandes de réinstallation sont envoyées par courriel (en particulier si le pays de réinstallation qui reçoit la demande n’est pas en mesure de traiter les courriels avec le cryptage appliqué par le HCR), le courriel ne doit pas contenir le nom ou toute autre donnée personnelle des membres du dossier de réinstallation figurant dans les pièces jointes (y compris le RRF et les pièces justificatives). En particulier, l’objet du message ne doit jamais contenir de noms de personnes. Les courriels de soumission ne requièrent généralement que les informations suivantes :

• Numéro du dossier de réinstallation du HCR (proGres)
• Taille du dossier
• Lieu / opération dans le pays où les réfugiés sont enregistrés.

Voir 2.3 Protection des données dans le cadre de la réinstallation au point vii) sécurité et 2.5 Gestion des dossiers et archivage pour des conseils sur le transfert sécurisé des fichiers, y compris le cryptage des courriels.

Voir 2.3 Protection des données dans le cadre de la réinstallation sur l’exigence d’un accord de partage des données pour le transfert de données à caractère personnel à un tiers.

Soumission des dossiers

Dans la plupart des cas, les pays de réinstallation exigent un entretien individuel avec les réfugiés dont la réinstallation est envisagée. Toutefois, plusieurs pays de réinstallation examinent les dossiers soumis soit pour des quotas attribués, soit pour des quotas globaux non attribués, ce qui signifie qu’une décision sur l’éligibilité et l’admissibilité à la réinstallation est prise sur la base d’un examen du dossier de réinstallation uniquement, sans entretien.

Soumissions prioritaires et urgentes

L’unité de traitement du QG/RCPS gère les quotas globaux non alloués pour les dossiers prioritaires et urgents afin d’utiliser au mieux le nombre limité de ces places. Dès l’identification d’un dossier prioritaire ou urgent, le bureau local / national est encouragée à consulter le bureau régional concerné ou l’unité de traitement du RCPS concernant l’acheminement possible de la soumission. Les collègues doivent être prêts à discuter de la nature de l’urgence, du délai de départ requis, ainsi que des liens avec des pays tiers ou d’autres détails ayant une incidence sur le choix du pays de demande.

Chaque bureau doit désigner un point focal chargé de suivre les dossiers individuels prioritaires et urgents et de veiller à éviter tout retard inutile. Le point focal doit maintenir une communication étroite avec les homologues de l’OIM et du pays de réinstallation afin de faciliter le départ après réception des instructions de voyage. Si le départ direct vers le pays de réinstallation n’est pas possible dans les délais requis, le transfert vers un centre de transit d’urgence peut être envisagé (voir 4.9 Centres de transit d’urgence).

Les bureaux pays et régionaux sont encouragés à examiner simultanément les options de soumission dans le cadre des quotas attribués, en raison du nombre limité de places disponibles dans le cadre des quotas globaux non attribués. Voir 4.2 Traitement de la réinstallation et degrés de priorité de la demande pour plus d’informations sur les critères et les délais.

Soumissions parallèles

En règle générale, les soumissions ne doivent être adressées qu’à un seul pays à la fois. Toutefois, en raison de besoins de protection aigus, le HCR peut exceptionnellement présenter des soumissions « parallèles » ou « multiples » (deux pays ou plus examinant le dossier en même temps). Une soumission parallèle ne doit être entreprise que pour les dossiers prioritaires, après consultation et accord du RCPS. Dans des circonstances exceptionnelles, une soumission parallèle peut être faite avec l’autorisation préalable du RCPS.  Cependant, le bureau compétent ou le bureau régional doit immédiatement informer toutes les parties de la décision du pays de réinstallation.

Demandes de réinstallation ne relevant pas du HCR

Les dossiers de réinstallation ne devraient être créés dans proGres que pour le traitement de la réinstallation par le HCR – toutes les autres interventions ou activités relatives aux solutions de pays tiers, ainsi que les départs vers un pays tiers qui ne résultent pas d’une demande de réinstallation par le HCR, doivent être enregistrés dans les modules d’enregistrement et d’assistance de proGres.

Mouvement secondaire des réfugiés dont la demande de réinstallation a déjà été soumise

Si des réfugiés dont le dossier de réinstallation a déjà été soumis se rendent dans un autre pays, les bureaux du HCR dans le pays où le dossier de réinstallation a été soumis et dans le pays de destination doivent se concerter pour veiller à ce que le traitement de la réinstallation se poursuive même si les réfugiés ont changé de lieu. Lorsque le mouvement secondaire a eu lieu et que les réfugiés s’adressent au nouveau bureau du HCR, il convient d’envisager les étapes suivantes de la procédure :

Dans le bureau du HCR qui a fait la demande initiale de réinstallation :

• Retirer tous les membres du dossier de réinstallation (clôturant ainsi le dossier de réinstallation) avec le motif « Autre retrait ». Cette opération est nécessaire pour permettre au bureau du HCR du pays de destination de procéder à une demande de transfert de données où les personnes seront enregistrées par la suite. 
• Le bureau peut communiquer au pays de réinstallation que les réfugiés sont réenregistrés par le HCR dans le nouveau pays pour la poursuite du traitement de la réinstallation. La communication ne doit pas mentionner le retrait de la demande de réinstallation du HCR.

Dans le bureau du HCR du nouveau lieu : 

• Lancer une demande de transfert de données transfrontalier pour le groupe d’enregistrement et la/les personne(s) concernes(s), ainsi que pour tous les dossiers de DSR associés. Les demandes de transfert de données de dossiers de réinstallation ne sont pas recommandées car les étapes du processus de pré-demande dans le pays de destination doivent être enregistrées dans un nouveau dossier de réinstallation.
• Attribuer aux réfugiés un nouveau groupe d’enregistrement/numéro individuel et créer un dossier de réinstallation pour eux. Le dossier est classé par ordre de priorité pour l’entretien, la recommandation de demande (c’est-à-dire la poursuite du traitement par le pays de réinstallation) et l’examen accéléré de la demande. En règle générale, l’évaluation des besoins et l’examen initial dans ces cas sont présumés être « recommandés pour examen ». 
• Si le nouveau dossier de réinstallation est « recommandé pour soumission », un nouveau RRF doit être soumis (en fonction des exigences du pays de réinstallation), en notant dans le nouveau RRF le numéro de dossier du HCR figurant dans la demande initiale. Les pays de réinstallation qui reçoivent des RRFs électroniques peuvent avoir d’autres exigences concernant une nouvelle demande numérique. 
• Si le nouveau dossier de réinstallation est « non recommandé pour soumission », par exemple sur la base d’une recommandation de la DIS, ou si les réfugiés concernés ne souhaitent plus être réinstallés, le bureau pays ou régional concerné notifie au pays de réinstallation qu’un nouveau dossier de réinstallation ne sera pas soumis. Noter que le retrait effectif d’un dossier de réinstallation après sa soumission nécessiterait une justification solide, basée sur un entretien substantiel avec le HCR. Le nouveau dossier de réinstallation serait clôturé dans proGres avec la mention « Non recommandé pour soumission », avec les motifs applicables. Les pays de réinstallation qui reçoivent des RRFs électroniques peuvent avoir d’autres exigences concernant la clôture des dossiers. Ces dossiers ne doivent pas être enregistrés comme retirés par le nouveau bureau pays si un nouveau dossier de réinstallation n’a pas été soumis.