4.8 Sélection du pays de réinstallation

Missions de sélection

Bien que le HCR traite et soumette des dossiers de réinstallation, il ne peut garantir qu’un dossier de réinstallation donné sera accepté par un pays de réinstallation. La réinstallation dépend de la volonté d’un pays à accepter un réfugié pour un séjour légal sur son territoire, conformément à ses propres lois, règlements et procédures. Voir les chapitres pays en matière de réinstallation.

Les missions de sélection sur le terrain sont l’occasion pour les pays d’examiner simultanément un grand nombre de dossiers de réinstallation par le biais d’entretiens directs avec les réfugiés et de se familiariser avec le contexte de l’asile. Elles sont également l’occasion d’un dialogue entre le HCR et les fonctionnaires du pays afin de promouvoir la compréhension des priorités et des stratégies du HCR et de plaider en faveur des cas individuels et des décisions de sélection.

Les missions de sélection nécessitent une bonne planification, car elles exigent des efforts considérables non seulement pour préparer à l’avance le nombre convenu de demandes, mais aussi pour gérer la logistique et le soutien pendant la mission à proprement parler. Une fois que l’allocation du quota annuel de chaque pays de réinstallation est confirmée, le calendrier des missions de sélection peut être négocié entre le pays de réinstallation et le bureau pays du HCR, en concertation avec le bureau régional concerné.

Les activités de réinstallation globale impliquent un partenariat entre le HCR, les pays de réinstallation, leurs missions diplomatiques à l’étranger, les ONG, les centres de soutien à la réinstallation (pour les États-Unis) et l’OIM. Chacun de ces acteurs a un rôle important à jouer dans la planification et le soutien des missions de sélection des réinstallations.

Les capacités des bureaux de terrain et pays du HCR varient et toutes ne seront pas en mesure de soutenir les missions de sélection de la même manière. Ainsi, le bureau compétent du HCR doit procéder à une évaluation précoce de ce qu’il peut et ne peut pas fournir pour  l’appui d’une mission de sélection et, le cas échéant,  coordonner avec l’OIM pour voir dans quelle mesure elle peut couvrir ce que le HCR n’est pas en mesure d’offrir. La notification en temps utile de la capacité d’appui permettra aux pays de réinstallation de prendre les dispositions nécessaires pour obtenir l’appui dont ils ont besoin avant et pendant leurs missions de sélection des candidats à la réinstallation.

Le HCR utilise un questionnaire préalable à la mission et une liste de contrôle préalables à la mission pour faciliter la planification et la coordination des entretiens de réinstallation lors des missions de sélection. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le remplissage du questionnaire par le pays de réinstallation et le HCR est encouragé dans les situations où la mission requiert l’aide du HCR. La liste de contrôle confirme que les préparatifs sont en place.

L’envoi du questionnaire dans les deux sens entre le pays de réinstallation et l’bureau pays permet également de parvenir à une compréhension et à un accord sur la capacité du HCR à fournir l’aide requise. Le questionnaire et la liste de contrôle répondent aux exigences des missions de sélection en matière d’assistance :

• les visas d’entrée ;
• la réception à l’aéroport ;
• le transport terrestre de la délégation ;
• l’hébergement ;
• la séance d’orientation par le HCR à l’arrivée ;
• les installations et les services nécessaires pendant la mission, notamment les salles d’entretien et les zones d’attente, le personnel de sécurité, les interprètes et le personnel d’appui, le transport des réfugiés, l’accès aux ordinateurs, aux imprimantes, à l’Internet, aux caméras et à d’autres équipements ;
• la programmation des entretiens et la notification des réfugiés à interviewer ;
• le briefing des interprètes ;
• l’organisation d’une séance d’information pour les réfugiés sur l’entretien ou l’orientation culturelle ;
• les examens médicaux ;
• l’organisation de réunions avec des représentants du gouvernement ou d’autres agences ou organisations ; et
• toute autre exigence particulière.

Le questionnaire et la liste de contrôle facilitent également l’échange d’informations concernant les personnes de contact, les dates de la mission de sélection, le nombre et la composition des dossiers de réinstallation et les dates limites de soumission, ainsi que les informations que le pays de réinstallation souhaiterait recevoir à l’avance concernant la population de réfugiés et/ou les conditions politiques et de sécurité dans le pays d’asile, ainsi que d’autres informations.

Dans la mesure du possible, les missions de sélection en visite doivent compter sur leurs propres ressources pour les espaces d’entretien, le transport et l’équipement, afin de minimiser les perturbations des opérations du HCR dans le pays concerné. Avant de demander de l’aide, les missions doivent envisager d’utiliser des locaux appropriés n’appartenant pas au HCR pour les entretiens, tels que des ambassades, des locaux de partenaires ou des hôtels. La disponibilité des interprètes est souvent limitée et la mission de sélection peut être amenée à prendre en charge les frais y afférents.

Dans certaines régions éloignées, le HCR peut être en mesure de fournir une assistance en matière d’hébergement, par exemple dans une maison d’hôtes située dans l’enceinte du HCR (généralement aux frais de la délégation), mais cela ne peut pas être garanti pour toutes les régions éloignées.

Lorsque les missions de sélection sont organisées directement entre les autorités d’un pays de réinstallation et un bureau pays, le bureau régional concerné et le RCPS doivent être tenus informés afin de coordonner les missions et d’éviter les chevauchements ou les retards des missions dans les pays de la région.

Le HCR doit veiller à ce que les réfugiés soient conseillés sur l’entretien à venir avec la mission de sélection, y compris sur les personnes qui doivent se présenter à l’entretien, les documents qu’ils doivent apporter, les modalités de transport le cas échéant, et l’horaire prévu pour l’entretien et toute autre séance d’information ou de contrôle devant avoir lieu ce jour-là.

Les bureaux de terrain /pays sont encouragées à proposer un briefing initial et un débriefing final aux missions de sélection.

• Une réunion d’information initiale peu après l’arrivée des missionnaires et avant leurs entretiens est utile pour discuter du programme et de la logistique de la mission, des conditions actuelles dans le pays d’asile et le pays d’origine, et des profils des dossiers soumis à l’examen. La réunion d’information peut également être l’occasion de présenter des dossiers supplémentaires, même s’ils ne répondent pas aux critères d’admission habituels du pays concerné.
• Une analyse finale à la fin de la mission de sélection est une occasion utile pour obtenir une première rétroaction ainsi que des éclaircissements sur les prochaines étapes et le suivi nécessaire. Il peut également s’agir d’une occasion importante de veiller à ce que les problèmes de protection graves ou autres révélations faites au cours des entretiens de sélection soient transmis à l’unité fonctionnelle ou au partenaire de protection compétent. Les pays sont également encouragés à remplir un questionnaire après la mission afin de contribuer au contrôle de la qualité et de fournir une rétroaction sur le soutien apporté.

Soutenir les missions de sélection virtuelle

Les pays de réinstallation peuvent décider de mener des entretiens de réinstallation à distance, en utilisant la vidéoconférence ou des technologies similaires, au lieu d’entreprendre des missions de sélection en personne. Les missions de sélection virtuelles impliquent des considérations logistiques et des exigences techniques différentes, notamment :

• la disponibilité de la technologie d’entretien dans le lieu physique des candidats ;
• la disponibilité d’options de communication de secours en cas de difficultés techniques ;
• le personnel nécessaire sur place pour faciliter les entretiens virtuels et garantir l’intégrité ;
• la possibilité d’intégrer de la flexibilité et de l’espace dans le calendrier des entretiens, dans la mesure où les entretiens intensifs (dos à dos) enchaines  ne sont pas strictement nécessaires pour les missions de sélection virtuelles ;
• la prise en compte des différences de fuseaux horaires entre la personne chargée de l’entretien et les personnes interviewées et les implications pour le programme d’entretien ;
• la disponibilité d’une interprétation virtuelle ou en personne ;  
• les exigences du pays de réinstallation en matière de collecte ou de transfert de données biométriques ; et
• la tenue de réunions d’information virtuelles pendant la mission de sélection virtuelle, par exemple entre le HCR et le pays de réinstallation, ou entre le pays de réinstallation et les réfugiés.

Décisions différées et demandes d’informations complémentaires de la part du pays de réinstallation

En règle générale, aucune information supplémentaire autre que le RRF et les pièces justificatives jointes ne doit être communiquée aux pays de réinstallation. Si des représentants d’un pays de réinstallation demandent des informations supplémentaires, le responsable de la réinstallation doit traiter ces demandes, en concertation avec le responsable du traitement des données à caractère personnel et le bureau régional compétent, le cas échéant. Voir la Politique générale en matière de protection des données personnelles et de la vie privée https://intranet.unhcr.org/content/dam/unhcr/intranet/policy-guidance/policies/2022/unhcr-hcp-2022-02/UNHCR-HCP-2022-02 General Policy on Personal Data Protection and Privacy.pdf du HCR, ainsi que 2.3 Protection des données dans le cadre de la réinstallation.

Suivi après la demande

Le responsable de la réinstallation assure un suivi régulier de toutes les demandes, soit directement avec les pays de réinstallation, lorsqu’elles sont faites localement, soit par l’intermédiaire du bureau régional compétent et / ou du RCPS, le cas échéant. Le responsable veille également à ce que le HCR réagisse en temps utile dans les cas où les décisions et / ou le traitement des dossiers après demande sont différés par les pays de réinstallation pour que le HCR prenne les mesures qui s’imposent.

Il est particulièrement important de contrôler les demandes prioritaires et urgentes, et de suivre le pays de réinstallation lorsque les délais sont dépassés et qu’aucune décision n’a été prise. Le HCR doit demander une explication claire de la décision tardive et une indication réaliste de la date à laquelle la décision est attendue. Si une décision rapide n’est pas possible, il peut être envisagé de retirer le dossier pour le soumettre à nouveau à un pays de réinstallation en mesure de rendre une décision rapide. Voir Retrait ci-dessous. 

Le pays de réinstallation doit également être contacté en cas de retards excessifs dans la programmation des entretiens pour les dossiers à priorité normale soumis localement, ou dans la délivrance des décisions après les entretiens. 

Changement de circonstances après la demande

Les bureaux du HCR doivent s’assurer que les changements liés au dossier ou les nouvelles informations relatives aux besoins de protection et / ou à l’éligibilité des membres du dossier de réinstallation qui sont révélés après la demande sont enregistrés dans proGres et immédiatement communiqués au pays de réinstallation.

Les changements dans la composition du dossier de réinstallation (ajout ou suppression de membres du dossier) nécessitent généralement une révision du RRF par exemple :

• Décès, divorce et autres changements dans la composition de la famille et/ou l’état civil entraînant le retrait d’un individu d’un dossier de réinstallation déjà soumis.
• Naissance, mariage, nouveaux membres de la famille et autres changements dans la composition de la famille et/ou l’état civil entraînant une demande d’ajout de personnes à un dossier de réinstallation déjà soumis.

Les pièces justificatives pertinentes disponibles (par exemple, l’acte de naissance) doivent également être fournies au pays de réinstallation.

À l’exception des nouveau-nés, les personnes qui demandent à rejoindre le dossier de réinstallation doivent être interviewées et soumises aux procédures habituelles de DSR et de protection (par exemple, EIS / DIS), le cas échéant. Certains changements survenus après la demande peuvent justifier une réévaluation des besoins de réinstallation et / ou un changement de catégorie de demandes de réinstallation (par exemple, dans le cas d’un parent nouvellement arrivé rejoignant un dossier soumis dans la catégorie de demandes « Enfants et adolescents dans les situations à risque »). 

Voir Retrait ci-dessous pour les changements de circonstances après la soumission qui peuvent inciter le HCR à retirer la demande et à la soumettre à nouveau à un autre pays ou à la retirer et à la clôturer.

Lorsqu’un changement postérieur à la soumission ou de nouvelles informations constituent une incohérence qui doit être transmise au point focal anti-fraude en vertu de la Politique de lutte contre la fraude commise par des personnes relevant de la compétence du HCR, les autorités du pays de réinstallation sont invitées à mettre le dossier en attente jusqu’à ce que le HCR l’évalue et, le cas échéant, l’examine. Voir les orientations internes disponibles au 2.6 Fraude et mauvaise conduite.

Retrait

Le HCR peut choisir de retirer un dossier avant que le pays en question n’ait rendu une décision. Les retraits, comme les dossiers refusés, sont examinés et évalués afin de déterminer s’il convient de les soumettre à nouveau. 

Les circonstances suivantes peuvent inciter le HCR à retirer un Dossier de réinstallation et à le soumettre à un autre pays :

• De nouvelles circonstances (par exemple, liens familiaux, réattribution de quotas, mission de sélection imminente) qui rendent préférable, logique ou nécessaire une nouvelle soumission à un pays autre que le pays de la demande initiale, et / ou
• Les besoins de protection des membres du dossier nécessitent une prise de décision plus rapide que celle qu’un pays de réinstallation particulier est en mesure d’offrir. Voir Réponses aux retards de traitement au point 4.9 Décision du pays de réinstallation.

Les circonstances suivantes peuvent inciter le HCR à retirer un Dossier de réinstallation et à ne pas le soumettre à nouveau à un autre pays, sauf si les circonstances changent :

• De nouvelles informations ou circonstances suggèrent que la demande de réinstallation n’est pas appropriée, par exemple lorsque la base de la demande a substantiellement changé ou a cessé d’exister.
• La personne ne peut être contactée dans le pays d’asile.
• La personne souhaite se retirer de la réinstallation.
• Dans des circonstances exceptionnelles, en cas de fraude commise par l’individu. Voir la Politique de lutte contre la fraude commise par des personnes relevant de la compétence du HCR et les orientations internes disponibles au point 2.6 Fraude et mauvaise conduite.

Le HCR peut également retirer un dossier après  que le pays en question a rendu une décision, dans des cas très spécifiques, tels que les décisions partagées, où les membres du dossier acceptés sont retirés et soumis à nouveau avec les membres du dossier refusés (voir 4.9 Décision du pays de réinstallation).