Toutes les personnes identifiées et orientées vers la réinstallation font l’objet d’une évaluation des besoins et d’un examen initial, conformément aux SOPs Cela permet de déterminer si le dossier sera soumis à un entretien de réinstallation.
L’évaluation des besoins a pour but de déterminer si les personnes sont disposées à être réinstallées et de procéder à un examen préliminaire des informations disponibles afin de décider si un cas peut faire l’objet d’un entretien en vue d’une réinstallation. Elle représente également une garantie d’intégrité importante et favorise la cohérence du processus de réinstallation. Une évaluation des besoins solide permet une utilisation plus efficace du temps et des ressources en contribuant à garantir que seules les personnes jugées aptes à la réinstallation passent l’entretien de réinstallation.
En fonction des SOPs, l’évaluation des besoins peut être réalisée en personne, par téléphone ou uniquement sur la base d’un examen du dossier et des informations contenues dans la soumission. Il est généralement préférable de procéder à l’évaluation des besoins en personne afin de vérifier pleinement la composition de la famille à ce stade. Les SOPs peuvent alors spécifier les situations dans lesquelles une évaluation des besoins peut être réalisée à distance en raison d’obstacles physiques, économiques ou autres, ou de risques de protection associés à l’accès. L’entité Entretiens de proGres peut être utilisée pour enregistrer un entretien d’évaluation des besoins, conformément aux POS SOPs.
Pour garantir la redevabilité et le contrôle de la priorisation des dossiers et de la prise de décision en matière de réinstallation, la meilleure pratique consiste à créer un dossier de réinstallation dans proGres au stade de l’évaluation des besoins, que le dossier se poursuive ou non jusqu’à la fin du processus de réinstallation, sauf dans le cas de personnes qui font déjà partie d’un dossier de réinstallation actif ou qui ont déjà été privées de priorité pour examen ou soumission.
Il est recommandé d’indiquer dans l’évaluation des besoins s’il a été impossible de contacter une personne après plusieurs tentatives ou si elle ne souhaite pas être prise en compte pour la réinstallation. Cette pratique permet d’éviter les communications inutiles du HCR à la/aux même(s) personne(s).
L’évaluation des besoins doit normalement être réalisée dans les deux semaines suivant la réception de la demande.
Étapes de l’évaluation des besoins
L’évaluation des besoins comprend les étapes suivantes :
- L’objectif et le processus de l’évaluation des besoins sont expliqués à tous les membres du dossier/de la famille et les attentes en matière de réinstallation sont examinées et gérées.
- La volonté initiale de tous les membres de la famille d’être réinstallés est établie, avec des conseils préliminaires pour gérer les attentes. La volonté doit être reconfirmée tout au long du processus de réinstallation.
- Déterminer la composition du dossier de réinstallation, y compris les dossiers liés, et désigner le demandeur principal. Les relations familiales, la composition et les données biographiques doivent être vérifiées, et des données d’enregistrement supplémentaires doivent être collectées pour combler les lacunes, le cas échéant. Toutes les personnes du groupe d’enregistrement peuvent être incluses ou seulement certains membres, en fonction de la soumission et d’autres considérations. Bien qu’il soit exceptionnellement permis d’ajouter au dossier de réinstallation des personnes appartenant à un autre groupe d’enregistrement, les raisons pour lesquelles les membres du dossier ne sont pas tous enregistrés dans le même groupe doivent être clairement expliquées dans le champ Commentaires et soigneusement examinées. La composition du dossier peut être modifiée ou confirmée au cours du processus de réinstallation. Voir ci-dessous les considérations sur la composition des dossiers de réinstallation.
- Déterminer si la documentation/l’information disponible est suffisante pour réaliser l’évaluation des besoins, avec ou sans entretien de présélection. Si ce n’est pas le cas, il convient de prendre les mesures nécessaires pour obtenir des documents ou des soumissions supplémentaires (par exemple, le formulaire d’évaluation médicale, la procédure relative à l’intérêt supérieur de l’enfant). En outre, tous les documents d’appui doivent être envoyés pour traduction avant l’entretien de réinstallation afin de garantir que toute incohérence soit dûment identifiée et traitée. Voir ci-dessous Documentation, processus ou examens requis.
- Identifier toute incohérence dans proGres et/ou dans les documents justificatifs/autres sources d’information et enregistrer l’information dans proGres en vue d’un suivi et d’une résolution appropriés, conformément aux SOPs Voir 2.6 Fraude et mauvaise conduite.
- Examiner le statut juridique de chaque membre du dossier de réinstallation dans proGres (généralement réfugié ou demandeur d’asile, selon la modalité de traitement du dossier).
- Évaluer l’aptitude à la réinstallation, conformément aux SOPs. Les questions pertinentes à cet égard comprennent, par exemple, la polygamie, le mariage des enfants et/ou la composition incomplète de la famille. Une demande active de voie complémentaire pour l’admission dans un pays tiers ou une demande de regroupement familial peut également indiquer qu’il n’est pas possible de procéder à une réinstallation (voir 3.8 Rétablir l’unité familiale en cas de demande active de regroupement familial). Les éventuels problèmes de recevabilité ou d’interdiction de territoire qui doivent être traités lors d’un entretien approfondi avant de passer à l’entretien de réinstallation doivent être soulignés dans proGres à l’attention du collègue chargé de l’examen initial.
- Examiner les liens familiaux dans le pays d’asile et dans d’autres pays, indiquer les possibilités de regroupement familial dans le cadre des procédures nationales dans le cas d’une famille proche dans un autre pays. Voir 3.8 Rétablir l’unité familiale. Enregistrer les dossiers liés dans proGres, conformément aux SOPs.
- Compléter l’évaluation des besoins dans proGres comme recommandé/déconseillé, en précisant les raisons. Le cas échéant, indiquez une catégorie de demandes possibles et/ou le pays de demande.
- Examiner la priorité de traitement, puis faire passer le dossier à l’étape suivante (examen initial).
Considérations relatives à la composition des dossiers de réinstallation
L’unité familiale est un principe fondamental du droit international. Le maintien et la facilitation de l’unité familiale des réfugiés favorisent leurs soins physiques, leur protection et leur bien-être émotionnel. Le principe de l’unité familiale est une considération essentielle tout au long du processus de réinstallation, et le HCR s’efforce de veiller à ce que les membres d’une même famille soient pris en compte et réinstallés ensemble, lorsque c’est leur souhait commun. Voir 3.1 Principes primordiaux de la réinstallation: L’ âge, le genre, la diversité et l’unité familiale pour des considérations sur l’appartenance à la famille.
Les enfants à charge, y compris les enfants non accompagnés et séparés pris en charge par un adulte, sont inclus dans le dossier de réinstallation du parent/de la personne chargée de subvenir à leurs besoins, à moins que l’intérêt supérieur de l’enfant n’en décide autrement. Dans le cas des enfants mariés, voir 3.4 Femmes et filles dans les situations à risque.
Les adultes à charge, y compris le conjoint ou le partenaire, les enfants adultes et les autres adultes à charge doivent généralement être traités dans le même dossier de réinstallation. Si un pays de réinstallation nécessite un RRF distinct (par exemple, pour les enfants et adultes à charge à partir d’un certain âge) ou si l’inclusion dans le même dossier de réinstallation présente des risques de protection spécifiques (par exemple, pour les partenaires LGBTIQ+ dans certains contextes), les dossiers de réinstallation distincts doivent être liés. Voir l’encadré bleu ci-dessous et 4.6 Remplir le formulaire d’enregistrement de la réinstallation. Noter que les unions/familles polygames ne sont généralement pas recommandées pour la réinstallation (voir 3.4 Femmes et filles dans les situations à risque).Les conjoints, partenaires et enfants non réfugiés à charge (généralement enregistrés avec le statut juridique individuel « Autres personnes concernées » dans le groupe d’enregistrement) doivent être inclus dans le dossier de réinstallation afin de préserver l’unité familiale, y compris les personnes à charge qui sont des ressortissants du pays d’asile dans lequel le demandeur principal est enregistré. Une évaluation détaillée des documents disponibles et de la situation personnelle du conjoint, du partenaire (y compris le partenaire de même genre) ou du membre de la famille non réfugié doit être effectuée pour établir la dépendance et plaider en faveur de l’inclusion dans le dossier de réinstallation (voir 3.1 Principes primordiaux de la réinstallation) :L’ âge, le genre, la diversité et l’unité familiale). L’accord du pays de réinstallation peut être requis dans le cas des membres de la famille non réfugiés ; certains pays peuvent engager des procédures de regroupement familial parallèlement au processus de réinstallation afin de faciliter le départ simultané de tous les membres de la famille.
Les exceptions à la règle générale consistant à inclure toutes les personnes à charge dans un même dossier de réinstallation sont notamment les situations dans lesquelles :
- un pays de réinstallation nécessite des dossiers de réinstallation distincts (liés), ou
- des considérations de protection spécifiques justifient des demandes séparées (liées), par exemple les personnes LGBTIQ+ et leur partenaire/famille dans certains contextes : voir l’entretien avec les réfugiés LGBTIQ+ au point 4.4 L’entretien de réinstallation.
Les membres d’une famille vivant dans le même ménage qui ont été séparés dans des dossiers liés pour répondre aux exigences du pays de réinstallation ou aux besoins de protection doivent faire l’objet de références croisées dans les sRRFs respectifs et être examinés ensemble par le pays de réinstallation. Voir Préparation du Formulaire d’enregistrement en vue de la réinstallation.
Documentation, processus ou examens requis
Documentation médicale
Les personnes dont la demande de réinstallation est soumise au titre de la catégorie des besoins médicaux doivent être accompagnées d’un formulaire d’évaluation médicale rempli par un médecin ou un établissement de soins de santé. Le formulaire d’évaluation médicale aide le HCR à déterminer si la personne doit être priorisée pour la réinstallation dans la catégorie des besoins médicaux et, si c’est le cas, à déterminer la priorité de traitement et de demande qui s’y rapporte. À ce titre, l’étape de l’évaluation des besoins doit garantir que :
- la personne a été orientée par un partenaire médical et un formulaire d’évaluation médicale a été dûment rempli, ou
- la personne, qui ne dispose pas des documents requis, est orientée vers un professionnel de la santé indépendant et qualifié ou vers un établissement de santé pour qu’elle soit évaluée et que le formulaire d’évaluation médicale soit rempli. Les médecins peuvent se référer au formulaire d’évaluation médicale – Notes d’orientation. Le personnel du HCR qualifié sur le plan médical ne devrait pas, en général, remplir le formulaire d’évaluation médicale.
Il convient de prêter attention à la date d’expiration du formulaire d’évaluation médicale, qui peut être difficile à mettre à jour dans certains contextes opérationnels.
Dans la mesure du possible, les problèmes de santé et les handicaps qui ne mettent pas la vie en danger doivent être documentés dans un rapport médical, même si le dossier est recommandé pour examen dans des catégories de demande autres que la catégorie des besoins médicaux. Cela permet de s’assurer qu’un accueil, un traitement et un soutien appropriés peuvent, sur demande, être mis à disposition à l’arrivée dans un pays de réinstallation.
Processus de protection de l’enfant
Les enfants non accompagnés ou séparés ou d’autres enfants à risque peuvent avoir besoin d’une évaluation de leur intérêt supérieur (EIS) ou d’une détermination de leur intérêt supérieur (DIS) pour décider si la réinstallation est dans leur intérêt supérieur. En outre, lorsque l’on sait à l’avance à quel pays un dossier sera soumis, les exigences spécifiques du pays de réinstallation déterminent également la nécessité d’une EIS ou d’une DIS. Une EIS ou une DIS doit être réalisée avant que l’enfant ne soit convoqué à un entretien de réinstallation, conformément aux SOPs. Ainsi, l’évaluation des besoins devrait garantir qu’un enfant non accompagné, un enfant séparé ou un enfant menacé d’une autre manière :
- a déjà fait l’objet d’une EIS ou d’une DIS, selon les besoins (par exemple, lorsqu’il est adressé par un collègue ou un partenaire chargé de la protection de l’enfance), ou
- n’ayant pas fait l’objet d’une EIS ou d’une DIS, est orienté, le cas échéant, vers le collègue ou le partenaire approprié.
En outre, un enfant peut être orienté vers une EIS ou une DIS à tout moment de la procédure de réinstallation, lorsque des questions se posent qui nécessitent un examen ou un réexamen de l’intérêt supérieur de l’enfant. Une EIS peut être réalisée par des collègues formés à la réinstallation, tandis que la DIS est réalisée par des spécialistes de la protection de l’enfance. Voir 3.5 Enfants et adolescents dans les situations à risque pour des conseils sur la conduite d’une EIS ou d’une DIS conformément aux principes directeurs sur la procédure relative à l’intérêt supérieur du HCR.
Documents personnels
Il peut être nécessaire de recueillir des copies de documents personnels, le cas échéant, lors de l’évaluation des besoins, afin de procéder à une analyse plus approfondie de l’éligibilité et de la recevabilité. Ces documents comprennent, par exemple, les livrets de service militaire, les preuves d’affiliation politique, les passeports nationaux avec les dates des voyages précédents et les documents d’identité des membres de la famille résidant dans un pays de réinstallation, ainsi que les documents d’identité des membres du dossier de réinstallation avec les documents de naissance, de décès, de mariage, de divorce et de garde des enfants. Si les documents personnels d’une personne ont été perdus, confisqués ou détruits, ou s’ils ne reflètent pas correctement son identité de genre, des détails supplémentaires doivent être fournis dans l’évaluation des besoins et pris en compte lors de l’examen initial.
Toutes les notes, évaluations et recommandations sont enregistrées dans proGres, qui est le référentiel de toutes les informations pertinentes pour la gestion des dossiers. Les copies des documents justificatifs (par exemple, les rapports médicaux, les certificats d’invalidité, les documents de garde et autres documents personnels, les évaluations, etc). Il n’y a pas de valeur ajoutée à conserver des copies physiques, ce qui risque de créer des lacunes importantes dans les fichiers numériques proGres.
Si la source soumission, une autre unité fonctionnelle ou un autre partenaire doit fournir des informations, des documents ou des éclaircissements supplémentaires avant que l’évaluation des besoins ne puisse être finalisée (par exemple, DIS, évaluation médicale, DSR), le statut du processus des membres du dossier de réinstallation doit être modifié en en attente, en indiquant la raison du changement de statut du processus et en formulant des commentaires. Les SOPs doivent inclure des calendriers pour l’examen périodique des dossiers en attente, que ce soit par l’agent concerné ou par un autre membre du personnel du HCR, afin de s’assurer que ces dossiers progressent. Voir Tenue d’un dossier de réinstallation au point 4.7 Soumission.
La recommandation de l’évaluation des besoins doit être enregistrée dans proGres pour que le dossier de réinstallation passe à l’étape de l’examen initial.
L’évaluation des besoins donne lieu à un résumé écrit et à une recommandation dans proGres :
- Recommandé pour un entretien de réinstallation substantiel, sous réserve d’un examen initial par un collègue plus expérimenté.
- Non recommandé, c’est-à-dire que le dossier n’est pas soumis à l’entretien de réinstallation, sous réserve d’un examen initial par un collègue plus expérimenté.
Remarque : Dans proGres, un dossier de réinstallation recommandé pour examen ou soumission ne représente qu’un seul RRF, à soumettre à un seul pays de réinstallation. Les groupes d’enregistrement et les individus peuvent être associés à plusieurs cas de réinstallation. Chaque dossier a un numéro de référence unique. Si un dossier de réinstallation est créé dans le but de le soumettre à nouveau à un autre pays de réinstallation sur la base d’une révision du refus à la suite d’une précédente demande et d’un refus – ou exceptionnellement, parallèlement à un autre dossier de réinstallation actif pour les mêmes personnes qui est en attente d’une décision d’un autre pays de réinstallation – l’évaluation des besoins pour le nouveau dossier peut être complétée par une recommandation de demande (au lieu d’un examen). Il peut ensuite passer directement à l’examen de la demande, après avoir mis à jour le Formulaire d’enregistrement en vue de la réinstallation existant si nécessaire, sans avoir à effectuer un autre examen initial dans proGres.
L’examen initial
L’examen initial est une garantie d’intégrité et favorise la transparence et la redevabilité dans le processus de réinstallation. Il garantit que, quelle que soit la simplicité de la modalité de traitement de la réinstallation, il y a toujours plus d’un collègue impliqué dans la présélection d’un dossier avant qu’il ne soit recommandé ou non pour un entretien de réinstallation. Pour assurer l’intégrité et la cohérence du processus de réinstallation, l’examen initial doit être réalisé par un collègue plus expérimenté que la personne qui a réalisé l’évaluation des besoins.
En fonction du contexte opérationnel, les bureaux peuvent choisir de former un comité chargé de décider si un dossier peut être examiné pour la réinstallation, en veillant à ce que les principes de protection des données et de la vie privée soient respectés. L’existence d’un tel comité ne supprime toutefois pas la responsabilité individuelle des collègues chargés de l’évaluation des besoins et de l’ examen initial.Pour les dossiers à priorité normale, l’examen initial doit être achevé dans les deux semaines suivant la réception du dossier et la décision doit être enregistrée dans proGres.
Étapes de l’examen initial
L’examinateur chargé de l’examen initial détermine la marche à suivre. Les options sont les suivantes :
– Des informations supplémentaires sont requises : le dossier est renvoyé à l’évaluation des besoins ou envoyé pour suivi à la source de soumission, à une autre unité fonctionnelle ou à un partenaire, en fonction des informations requises ou de la question à traiter.
– Le dossier de réinstallation n’est pas recommandé pour examen et est clôturé dans proGres. L’agent ou un autre membre du personnel du HCR/partenaire désigné doit informer les membres du dossier de la décision de ne pas donner suite et fournir des conseils sur les raisons de la décision et sur l’éligibilité future potentielle, le cas échéant. Ces conseils sont consignés dans le formulaire de dossier de réinstallation ou dans l’entité Conseil de proGres, conformément aux SOPs. Un dossier de réinstallation peut ne pas être recommandé pour des raisons telles que :
i) le dossier soulève des problèmes évidents d’éligibilité, de sécurité ou de recevabilité et les besoins de réinstallation identifiés ne sont pas suffisamment importants pour être pris en compte.
ii) Le cas ne présente pas de vulnérabilité ou de besoins de protection justifiant la priorisation de la réinstallation dans un pays tiers.
iii) Les membres du dossier sont éligibles et peuvent demander le regroupement familial ou ont demandé à bénéficier d’une voie complémentaire dans un pays tiers, telle que le parrainage privé.
iv) Les membres du dossier ont une voie accessible et prévisible vers une solution locale, par exemple parce que leur conjoint ou leurs enfants sont des ressortissants du pays d’asile.
v) Le dossier pose des problèmes de crédibilité non résolus.
– Le dossier de réinstallation est recommandé pour examen et tous les membres du dossier doivent être convoqués à un entretien.
Il existe un certain nombre de profils de réinstallation qui peuvent être enregistrés lors de l’examen initial ou de l’examen des demandes, par exemple « Diversité SOGI/Intersexe (LGBTI) ». Un profil de réinstallation doit être saisi avant de procéder à l’apurement ou à la sélection des cas à prendre en considération ou à soumettre à la réinstallation, afin d’enregistrer tous les cas d’un profil spécifique soumis à la procédure de réinstallation. Un profil de gestionnaire de réinstallation est nécessaire pour saisir ces données ; cette responsabilité peut incomber aux examinateurs du bureau pays, du bureau régional ou du siège compétent.